In Deutschland sind die Lohn– und Gehaltsabrechnungen so komplex wie in kaum einem anderen Land weltweit. Das zeigt der Global Payroll Complexity Index Report 2023. Von 40 untersuchten Ländern hat Deutschland das zweitkomplexeste Abrechnungssystem weltweit. Schlechter schneidet nur Frankreich ab.
Hohe Fehleranfälligkeit
Die hohe Komplexität führt dazu, dass Payroll-Verantwortliche bei ihrer Arbeit ausgebremst werden: Ihnen fehlen Ressourcen für strategische HR-Aufgaben, sie riskieren eine negative Employee-Experience der Mitarbeitenden oder sogar Konflikte mit ihnen. Darauf weist eine Umfrage des HR-Softwareunternehmens Personio unter rund 500 HR- und Lohnverantwortlichen in Deutschland hin. Demnach erhalten neun von zehn Unternehmen regelmäßig Beschwerden ihrer Mitarbeitenden zu Gehaltsabrechnungen.
Auch das Unternehmen für Entgeltabrechnungsdienste ADP hat in einer Befragung von mehr als 1.700 Entscheiderinnen und Entscheidern in Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden herausgefunden, dass es bei der Genauigkeit von Lohnabrechnungen global weltweit hapert. Nur 78 Prozent der Abrechnungen sind demnach korrekt. Zum Korrigieren von Fehlern benötigt die Lohnbuchhaltung mindestens zwei Zahlungszyklen.
Fehler entstehen unter anderem, weil zu viele manuelle Aufgaben bei der Lohnabrechnung anfallen. Das zumindest sagt ein Drittel der von Personio Befragten (34 Prozent). Dies wiederum beeinträchtigt die Mitarbeiterzufriedenheit. Knapp ein Viertel (24 Prozent) gibt an, dass ihr Unternehmen nicht mit den regelmäßigen Änderungen gesetzlicher Vorschriften und Bestimmungen mithalten könne. Das bestätigt auch der Country General Manager Germany von ADP, Thomas Zimmermann: „Eine zentrale Herausforderung liegt in der sich ständig ändernden und komplexen gesetzlichen Landschaft. Wir müssen kontinuierlich geschult bleiben und eng mit unseren Rechts- und Compliance-Abteilungen zusammenarbeiten, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.“
Die Globalisierung bringe zusätzliche Komplexität mit sich, da sich Unternehmen mit unterschiedlichen internationalen Vorschriften auseinandersetzen müssten. „Die Abwicklung globaler Gehaltsabrechnungen erfordert ein tiefes Verständnis der länderspezifischen Vorschriften und Best Practices. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, Expertenwissen in jedem Land zu haben oder auf externe Partner zurückzugreifen, die sich mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften auskennen“, so Zimmermann.
Rückforderungen sind möglich
Bei 14 Prozent der Unternehmen haben gemäß der Umfrage fehlerhafte Gehaltsabrechnungen bereits zu Klagen und anderen rechtlichen Folgen geführt. Dazu führt Rechtsanwältin Kathrin Klein von der Kanzlei Steinbock & Partner aus: „In der Regel haftet der Arbeitgeber für fehlerhafte Lohnabrechnungen und Schäden, die dem Arbeitnehmer hierdurch entstehen. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die korrekte Berechnung und Auszahlung des Lohns sowie die ordnungsgemäße Abführung von Steuern und Sozialabgaben.“
Bei alledem gibt es eine gute Nachricht für Personalerinnen und Personaler: Eine versehentlich fehlerhafte Lohnabrechnung ist nicht strafbar. Dennoch sollten Fehler, sobald sie bemerkt werden, korrigiert werden. Hat ein Unternehmen einem Mitarbeitenden zu wenig Gehalt ausgezahlt, sollte es den Differenzbetrag so schnell wie möglich nachträglich überweisen und die Lohnabrechnung entsprechend korrigieren. Diese gilt als Dokument und muss korrekt sein.
Bei einer Überzahlung kann ein Unternehmen das zu viel gezahlte Entgelt grundsätzlich von dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin zurückfordern, wie die Rechtsanwaltskanzlei Steinbock & Partner ausführt. Dabei muss es aber ein paar Dinge beachten. Unerheblich ist dabei der Grund für die Überzahlung – etwa ein Irrtum des Arbeitgebers oder eine Täuschung durch den Arbeitnehmer, beispielsweise weil dieser falsche Arbeitszeiten angegeben hat.
Verjährungsfristen beachten
Wichtig für den Arbeitgeber ist, bei der Forderung die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren zu beachten. Danach greift die sogenannte Einrede der Verjährung, und der Arbeitgeber kann den Rückzahlungsanspruch nicht mehr durchsetzen. Die Verjährungsfirst läuft ab Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber ein zu hohes Entgelt bezahlt und dies bemerkt hat. Hat ein Unternehmen einem Mitarbeitenden beispielsweise im April 2024 zu viel Entgelt überwiesen und hat er dies im selben Jahr bemerkt, verjährt sein Anspruch auf Rückzahlung zum Ende des Jahres 2027. Die gesetzliche Verjährungsfrist gilt, sofern nicht in Betriebsvereinbarungen oder Arbeits- und Tarifverträgen andere Zeitspannen vereinbart sind, innerhalb derer ein Arbeitgeber zu viel gezahlten Lohn zurückfordern kann.
Rechtsanwältin Klein erklärt dazu: „Im Arbeitsrecht ist es nicht unüblich, dass arbeitsvertraglich kürzere Ausschlussfristen oder Verfallsfristen vereinbart werden. Hierbei handelt es sich um Fristen, innerhalb derer Ansprüche gegenüber der anderen Partei geltend gemacht werden müssen, damit sie nicht erlöschen.“ Das heiße konkret: Hält der Arbeitgeber bei einer Überzahlung eine wirksam vereinbarte Ausschlussfrist nicht ein, erlischt der Rückforderungsanspruch.
Verwirkung der Forderung
Anders gelagert ist der Fall, wenn ein Arbeitgeber wusste, dass er zu viel Gehalt ausbezahlt oder er – auf die Überzahlung angesprochen – signalisiert, dass dies seine Richtigkeit habe oder er keine Rückforderung stellen möchte. Dann verwirkt er seinen Anspruch auf Rückzahlung.
Ist nicht der Arbeitgeber selbst, sondern ein externes Lohnbüro oder der Personalchef mit der Auszahlung des Arbeitsentgelts beauftragt, sieht die Lage anders aus: Bezahlt diese beauftragte Person einen zu hohen Lohn und erkennt den Fehler, kann der Arbeitgeber das zu viel bezahlte Entgelt zurückverlangen.
Beschäftigte sind im Übrigen im Rahmen ihrer Treuepflicht verpflichtet, dem Arbeitgeber einen Fehler in der Gehaltsabrechnung zu melden. Tun sie dies nicht, kann der Arbeitgeber ihnen kündigen, gegebenenfalls auch fristlos. Allerdings muss er seinem Mitarbeitenden nachweisen, dass dieser den Fehler erkannt hat. Das ist insbesondere dann schwierig, wenn der monatliche Lohn schwankt und somit nicht sofort ersichtlich ist, wenn ein Fehler vorliegt.
Feinheiten beachten
In der Regel können Betriebe Lohnüberzahlungen in einer der nächsten Gehaltsabrechnungen korrigieren. Dabei ist nicht gesetzlich geregelt, ob Beschäftigte das überzahlte Gehalt vor oder nach Steuerabzug zurückerhalten sollen. Üblicherweise fordert der Arbeitgeber den zu viel gezahlten Nettobetrag, nicht den Bruttobetrag, zurück, damit dem Arbeitnehmer keine Kosten entstehen. Das Unternehmen muss in diesem Fall selbst die zu viel gezahlten Sozialversicherungsbeiträge und Steuern beim Sozialversicherungsträger und Finanzamt zurückholen. Zinsansprüche hat der Arbeitgeber gegenüber dem Beschäftigten nicht.
Kniffelig ist die Lage, wenn die überzahlte Summe hoch ausfällt. Der Arbeitgeber darf keine so starken Kürzungen in der kommenden Gehaltsabrechnung vornehmen, dass das Existenzminimum gefährdet ist. Das bedeutet, er muss die Pfändungsfreigrenzen beachten.
Problematisch ist es auch, wenn ein Arbeitgeber Lohn zurückfordert, der Arbeitnehmer diesen aber bereits ausgegeben hat und keine Kenntnis von der Überzahlung hatte. Dann können sich Beschäftigte auf § 818 Abs. 3 BGB berufen und müssen das zu viel erhaltene Entgelt nicht zurückzahlen. Allerdings ist dabei entscheidend, wofür die Person das Geld ausgegeben hat. Hat sie den zu viel erhaltenen Lohn für Alltägliches wie Lebensmittel genutzt, die sie ohnehin gekauft hätte, muss sie das Geld zurückzahlen. Hat sie die Überzahlung dagegen für einen Luxusartikel wie eine Reise verwendet, die sie ohne die Überzahlung nicht getätigt hätte, muss sie nichts zurückzahlen.
KI kann helfen, Fehler zu vermeiden
Da die Mehrheit der Personalerinnen und Personaler in Deutschland laut der Personio-Studie davon ausgeht, dass Gehaltsabrechnungen künftig infolge rechtlicher Änderungen, der Digitalisierung und dem wachsenden Bedarf an flexiblen Gehaltsbestandteilen noch komplexer werden, planen laut der oben genannten Studie viele Unternehmen, ihre Prozesse zu digitalisieren (34 Prozent). Knapp jede vierte HR-Abteilung (23 Prozent) gibt an, dass eine bessere Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in HR- und andere Geschäftsprozesse erfolgen soll.
Für 22 Prozent steht die Schaffung einer Datenbasis für aussagekräftige Analysen und Reportings auf der Agenda. Dafür ist zunehmend auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) geplant: Zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten nutzen bisher keine KI bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, 23 Prozent planen dies jedoch für die Zukunft.
Aus Zimmermanns Sicht können moderne Technologien HR-Abteilungen erheblich entlasten. „Automatisierung automatisiert repetitive Aufgaben wie die Dateneingabe und -verarbeitung bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen, so dass Arbeitskräfte ihre Zeit auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.“ Zudem erkenne KI durch maschinelles Lernen Muster in großen Datenmengen und unterstütze bei der Fehlererkennung sowie der Prognoseerstellung. Insgesamt werde dadurch die Belastung der HR-Teams verringert und die Mitarbeitererfahrung verbessert. „Dennoch ist zu betonen, dass KI menschliche Expertise nicht ersetzt, sondern unterstützt“, merkt Zimmermann an.
Info
Was können Sie tun, wenn Sie zu viel Lohn ausgezahlt haben?
Weitere rechtliche Hintergrundinformationen, wie Sie bei fehlerhaften Gehaltsabrechnungen reagieren können, finden Sie auf der Seite der Rechtsanwaltskanzlei Steinbock & Partner.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersvorsorge. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das Magazin "Comp & Ben". Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.
