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Wie können Unternehmen Mitarbeitende in der Energiekrise unterstützen?

Wir haben für Teil 29 unserer Kolumne „So ist’s Arbeitsrecht” das Rechtsgebiet geändert und uns ein aktuelles HR-Thema aus der Steuerrechts-Brille angeschaut: Inflationsboni und -Darlehen. Als Experte erklärt diesmal Steuerberater Wolfgang Schürmeyer, was ein Arbeitgeber aus steuerrechtlicher Sicht beachten muss, wenn er seine Mitarbeitenden in Zeiten der Energiekrise und Inflation mit monetären Benefits unterstützen möchte.

Personalwirtschaft: Herr Schürmeyer, wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden in Zeiten der Inflation mit monetären Benefits unterstützen?
Wolfgang Schürmeyer: Zum einen können Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein zinsloses Darlehen gewähren, das die Beschäftigten wieder zurückzahlen müssen. Es ist eine Liquiditätshilfe für die Beschäftigten, damit diese temporäre finanzielle Engpässe überbrücken können. Das zinslose Darlehen darf nicht höher als 2.600 Euro sein – sonst müssen Zinsen auf das geliehene Geld anfallen. Ansonsten müssten die Zinsen als geldwerter Vorteil versteuert werden. Der Arbeitgeber kann den Betrag einmal oder in Raten sukzessive zahlen.

Wie kann ein solches Darlehen konkret aussehen?
Mir ist ein Unternehmen bekannt, in dem Mitarbeitende ihrem Arbeitgeber die Nachzahlungen für Energiekosten vorlegen müssen und angepasst an die Höhe dieser Beträge ein Darlehen erhalten. Sprich: Wer sich als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin höheren Energiekosten gegenübersieht, erhält auch ein höheres Darlehen. So will der besagte Arbeitgeber sichergehen, dass Beschäftigte das Darlehen nicht fürs Privatvergnügen verwenden. Natürlich ist die Vorlage der Dokumente keine Pflicht, nur würden sie dann eben kein „Arbeitnehmer-Energiekosten-Darlehen“ – wie es im Unternehmen genannt wird – erhalten.

Was gilt für die Rückzahlung des Darlehens?
Das kann individuell geregelt werden. In einer Betriebsvereinbarung oder einer individuellen Vereinbarung wird festgelegt, wann der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin dem Unternehmen das Geld zurückzahlt. Hier können auch Raten bestimmt oder gesagt werden, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Geld in dem Rhythmus zurückzahlt, in dem er oder sie es wieder zur Verfügung hat. Die Rückzahlungen können mit anderen Benefits des Arbeitgebers verrechnet werden.

Welche Benefits sind das?
Sonderzahlungen, Boni, Urlaubsgelder oder Gutscheine, die der Arbeitgeber an seine Beschäftigten gibt, können von dem Rückzahlungsbetrag subtrahiert werden. Das gilt es allerdings ganz individuell pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin zu handhaben. Ein solches Vorgehen muss nicht unbedingt im Voraus vertraglich geregelt werden. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen sich aber dazu absprechen.

Sie haben Gutscheine erwähnt. Arbeitgeber können ihre Mitarbeitenden auch mit Tank- und Nahrungsmittelgutscheinen oder Zuschüssen zum ÖPNV-Ticket unterstützen. Was gilt es dabei zu beachten?
Der Wert der Gutscheine darf insgesamt  50 Euro pro Monat nicht übersteigen. Bei höheren Beträgen fallen wieder Lohnsteuer- und Sozialabgaben an.

Auch durch eine verstärkte Arbeit aus dem Homeoffice heraus erhöhen sich die Energiekosten für die Mitarbeitenden. Kann der Arbeitgeber hier finanziell bezuschussen?
Ja, der Arbeitgeber könnte den Beschäftigten auch finanziell unter die Arme greifen, indem er ihnen Gelder für die Einrichtung des Homeoffice zur Verfügung stellt. Hier kann er beispielsweise die Internet- und Mobilfunkgebühren lohn- und abgabenfrei übernehmen. Gleiches gilt für die Zurverfügungstellung der EDV- und Büroausstattung.

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Unsere Arbeitsrecht-Kolumne

Die Kolumne „So ist’s Arbeitsrecht” erscheint alle zwei Wochen und klärt HR-relevante Fragen im Recht. Gibt es bei Ihnen Unklarheiten zu arbeitsrechtlichen Themen? Dann schreiben Sie gerne an unsere Redakteurin: gesine.wagner@faz-bm.de.

Eine weitere Unterstützungsmöglichkeit stellt der Inflationsbonus dar. Bundeskanzler Olaf Scholz (SPD) hat jüngst verkündet, dass Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen Inflationsbonus von bis zu 3.000 Euro zahlen dürfen, ohne dass dieser versteuert wird.
Genau, diese Option wird damit für Arbeitgeber attraktiv. Der Bonus muss als Einmalzahlung ausgestellt werden und darf bis zum 31. Dezember 2024 nur einmal gezahlt werden.

Kann ein Arbeitgeber den Beschäftigten ein Darlehen ausstellen und einen Inflationsbonus zahlen?
Ja, rein steuerlich kann ein Arbeitgeber die beiden Angebote kombinieren. Im Idealfall kann ein Unternehmen dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin bis zu 5.600 Euro ohne Steuer- und Sozialabgaben zu Verfügung stellen, wovon er oder sie 2.600 Euro in der Zukunft zurückzahlen müsste.

Damit der Arbeitgeber bei all den Möglichkeiten zur finanziellen Unterstützung nicht über Stolpersteine fällt – was muss er generell beachten?
Das, was schriftlich vereinbart wurde, sollte auch tatsächlich umgesetzt und gelebt werden. Wenn die tatsächlichen (Rück-)Zahlungen in ihrer Höhe oder ihrer Art und Weise von der Vereinbarung abweichen, sollte der Arbeitgeber einen Nachtrag zum Vertrag schreiben, der von beiden Seiten unterschrieben ist und zu den Personalakten genommen wird. Das wird in der Praxis gerne vergessen. Stattdessen werden Dinge auf Zuruf geregelt. Das ist im Steuerrecht aber keine gute Idee.

Info

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Diversity, Gleichberechtigung und Work-Life-Balance.