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Wie sich HR neu aufstellt

Martina Ruiß, Head of HR bei Personio
Unternehmen sind ohne digitale HR-Tools auf lange Sicht nicht mehr zukunftsfähig, meint Martina Ruiß. Foto: © Personio

Frau Ruiß, wie wirkt sich die Digitalisierung auf die HR-Prozesse und auf die Aufgaben der Personaler aus?

Personalabteilungen bergen ein hohes Potenzial für die Digitalisierung sowie für die Automatisierung der dort ablaufenden Prozesse. Das liegt daran, dass das Human Resources Management u. a. von sehr vielen administrativen, repetitiven Aufgaben bestimmt wird. Automatisierte Prozesse können diese Tätigkeiten übernehmen, zum Beispiel im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Oder wenn es um die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten geht. Durch den Einsatz entsprechender Software-Programme kann der Mitarbeiter notwendige Updates seiner persönlichen Daten selber durchführen und so den Personaler entlasten. Eine solche Optimierung minimiert nicht nur Fehler, sondern führt auch zu effizienterem Arbeiten und somit zu einer hohen Zeitersparnis.

Die  Zeit, die wir letztlich durch den Einsatz digitaler Tools gewinnen, können wir dem wichtigsten Gut im Unternehmen widmen: den Mitarbeitern. Das Augenmerk liegt dann idealerweise auf kreativen und strategischen Aufgaben, statt auf der Pflege von Mitarbeiterdaten. Hinzu kommt, dass Software weniger Fehler macht. Und was das Herz der CEOs und CFOs höher schlagen lässt: Mittelfristig lohnt sich die Investition in eine HR-Software auch finanziell.

Wirkt sich die Zeitersparnis auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus?

Auf jeden Fall. HR-Teams können ihre gewonnene Zeit etwa dazu einsetzen, Recruiting- und HR-Prozesse zu optimieren oder Entwicklungsprogramme zu erarbeiten. Zum anderen wird der Kontakt zur Personalabteilung wieder vermehrt gesucht, und der Personaler wird zum ersten Ansprechpartner für die Mitarbeiter – bei Herausforderungen, Problemen oder Feedback. Durch diese menschliche Interaktion steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und die Fluktuation im Unternehmen sinkt. Außerdem nimmt durch die Automatisierung administrativer Tätigkeiten auch die Zufriedenheit der HRler enorm zu.

Bringt der Einsatz von Software-Lösungen noch weitere Vorteile?

Ja, denn es besteht außerdem ein hohes Verbesserungspotential im Bewerbermanagement. Eine von uns gemeinsam mit der Bitkom Research durchgeführte Studie zeigt, dass etwa 65 Prozent der Unternehmen keine passenden Bewerber für ausgeschriebene Stellen finden. Mit Software-Lösungen sind Unternehmen erfolgreicher, da der Aufwand verringert wird und der gesamte Prozess schneller und effizienter abläuft.

Wie verändert dieser digitale Einfluss in Unternehmen die Rolle des Personalers?

Das Berufsbild des Personalers wandelt sich immer mehr in Richtung Change Manager. Administrative Aufgaben liegen nicht mehr bei den HR Managern, sondern werden durch automatisierte Prozesse übernommen. Der Personaler als Change Manager überwacht die Effizienz dieser automatisiert ablaufenden Vorgänge im Unternehmen. Er nimmt in seinem Beruf einen anderen Fokus ein. Als Change Manager befähigt er durch regelmäßige Feedbackrunden zum einen die Mitarbeiter des Unternehmens. Zum anderen steht er in engem Austausch mit der Führungsriege. Für beide Seiten fungiert er als erste Anlaufstelle. Auf Seiten des Managements wird er vor allem für Strategiefragen zu Rate gezogen. Für die Mitarbeiter wird er zum Mentor und Coach in allen möglichen professionellen Belangen. Nicht zuletzt vermittelt der Personaler auch zwischen Führungsetage und den restlichen Mitarbeitern. Aber auch die Entwicklung der Kollegen innerhalb des Unternehmens und das Teambuilding stehen auf der Agenda des HR Managers als Change Manager. Change bezieht sich in dieser Verwendung des Begriffs vor allem auf die Struktur- und Systemveränderung im Unternehmen. Doch nicht nur die Digitalisierung, auch die Automatisierung spielt hier eben eine ganz entscheidende Rolle. 

Sehen Sie noch eine Zukunft für Personalabteilungen, die weder digitalisiert noch automatisiert arbeiten?

Die Digitalisierung von HR ist längst überfällig. Denn durch Software-Lösungen, wie Personio, lassen sich alle administrativen Kernbereiche des Personalwesens automatisieren. HR Manager können sich infolgedessen auf die wertschöpfenden und erfüllenden zwischenmenschlichen Aufgaben konzentrieren. Das führt letztlich zu zufriedeneren Mitarbeitern auf allen Ebenen und schließlich auch zu erfolgreicheren Unternehmenszahlen. Von daher glaube ich, dass Unternehmen ohne digitale HR-Tools auf lange Sicht nicht mehr zukunftsfähig sind.

Mehr Informationen zur HR-Software Personio finden Sie unter: www.personio.de.

Wie Sie die passende HR Software finden, zeigt der Wegweiser von Personio ›zum kostenlosen Download.

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