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Setzen Sie die richtigen Prioritäten?

Mitarbeiter pinnen gelbe Notizzettel an ein Board
Personaler wenden zu viel Zeit für die Administration auf. Foto: © Personio

De facto ist der Alltag der Personaler meist gefüllt mit administrativen Vorgängen wie der Lohnbuchhaltung, der Pflege von Mitarbeiterdaten oder On- und Offboarding-Prozessen. Dies belegt u. a. eine Kienbaum-Studie aus dem Jahr 2017, wonach HRler allein 39 Prozent ihrer Ressourcen auf Serviced Operations verwenden. Auf den Arbeitstag gerechnet sind das drei Stunden allein für Verwaltung, optimal wären jedoch ein bis zwei Stunden. Das sorgt für Frustpotenzial und kostet wertvolle Arbeitszeit. Zudem leiden wertstiftende Aufgaben wie etwa der Aufbau und die Pflege der zwischenmenschlichen Beziehungen innerhalb des Betriebs darunter. Dabei sind diese besonders relevant, schließlich sollte HR die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter aller Hierarchiestufen bei Herausforderungen und Feedback sein.

Die Digitalisierung gestaltet das Personalwesen um

Auch vor dem Hintergrund des digitalen Wandels, der nicht nur mehr Komplexität schafft, sondern in allen Unternehmensbereichen für Veränderungen sorgt, muss die Rolle des Personalers auf den Prüfstand gestellt werden. Denn will ein Betrieb langfristig erfolgreich sein, ist ein effizientes und auf zwischenmenschliche Beziehungen angelegtes Personalwesen eine wesentliche Komponente. Daher lautet die Schlüsselfrage: Wie und mit welchen Mitteln lässt sich der Arbeitsalltag eines Personalers effizient und zukunftsorientiert gestalten? Der Einsatz von Software-Lösungen, durch die wiederkehrende Arbeitsschritte digitalisiert und automatisiert ablaufen, kann die ersehnte Abhilfe schaffen. So weren die administrative Arbeitszeit verkürzt und Produktionseinbußen bei HR sowie allen anderen Mitarbeitern minimiert. Dies lässt sich besonders gut anhand folgender Beispiele aus der Berufspraxis der HR erläutern.

1.    HR-Software unterstützt den Recruiting-Prozess

Jeder Personaler weiß, wie aufwendig die Suche nach neuen Talenten ist. Gerade auch angesichts der Konkurrenz ist es nicht  leicht, die besten Köpfe für sich zu gewinnen: Laut einer gemeinsamen Studie von Bitkom Research und Personio haben rund zwei Drittel der Unternehmen Probleme, passende und ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Dabei setzen lediglich 16 Prozent aller Unternehmen im Bewerbermanagement auf unterstützende Software-Lösungen. Doch entsprechende Technologie kann Arbeitsschritte wie das Schalten von Stellenanzeigen oder die Vorselektion der Bewerber automatisiert abwickeln. Statt Stellenanzeigen einzeln manuell anzulegen, werden sie zentralisiert erstellt und auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig hochgeladen. Ein automatisiertes E-Recruiting ermöglicht dem Personaler außerdem für jede offene Stelle Kriterien zu definieren, die über ein Online-Formular bereits vor den Treffen abgefragt werden. Das bedeutet am Ende mehr Zeit für den wichtigen Teil: den persönlichen Auswahlprozess.

Und auch in der Kommunikation mit den Bewerbern kann Software unterstützen – von der Einladung zu Gesprächen bis hin zur Absage. Es überrascht daher wenig, dass Unternehmen mit softwaregestützten Prozessen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter erfolgreicher sind, wie die die Zahlen der Personio-Untersuchung zeigen.

2.    HR-Software gestaltet das On- und Offboarding effizienter

Hat der Personaler einen passenden Kandidaten für die ausgeschriebene Position gefunden, startet das Onboarding. Dieser Prozess ist nicht zu unterschätzen. Jeder fünfte neue Mitarbeiter kündigt innerhalb der Probezeit. Umso wichtiger, dass HR-Verantwortliche den Fokus auf die Konzeption und Umsetzung der Onboarding-Maßnahmen legen, anstatt sich mit administrativen Aufgaben aufzuhalten. HR-Software-Tools können genau dabei unterstützen. Zusätzlich lassen sich die neuen Mitarbeiterdaten mit nur einem Klick in die digitale Personalakte übertragen. Gleichermaßen simpel lässt sich der Offboarding-Prozess gestalten. Ganzheitliche HR-Software-Lösungen wie Personio helfen nicht nur dem Personalwesen bei der Organisation, auch andere Abteilungen profitieren: Für Kollegen ist es jederzeit genau ersichtlich, welche Aufgaben von ihnen ausgeführt werden müssen, um neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen zu erleichtern.

3.    HR-Software unterstützt bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Auch im administrativen Bereich laufen die meisten Arbeitsschritte noch analog ab. Eines der sensibleren Themen ist sicherlich die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die manuelle Bearbeitung sorgt für einen hohen Zeitaufwand, immerhin sollten die Abrechnungen fehlerfrei erfolgen. Die Automatisierung umfasst die Sammlung aller Daten – über die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei Behörden, Sozialversicherungen und Krankenkassen bis hin zum fertigen Lohnbescheid. Software erleichtert auch hier die Personalarbeit: Sie prüft laufend und in Echtzeit alle Mitarbeiterdaten, erkennt Fehler und kommuniziert diese eigenständig an den Personaler. So hat er kontinuierlichen Einblick in die jeweiligen Gehälter und kann diese mit nur einem Klick freigeben. Ebenfalls automatisch werden die digitalen Lohnabrechnungen an die zuständigen Ämter und Servicestellen weitergeleitet.

Fazit   

Es steht außer Frage: Das Personalwesen wandelt sich. HR-Software stellt – dank Digitalisierung und Automatisierung – eine Möglichkeit dar, Personalprozesse schneller, übersichtlicher und effizienter zu gestalten. Nur so können die notwendigen Freiräume für die wichtigen, zwischenmenschlichen Aufgaben entstehen. Software-Tools sind daher die Basis für eine moderne Ausgestaltung der HR-Rolle. Der Personaler ist weniger auf verwaltende Tätigkeiten beschränkt und wird wieder verstärkt zum aktiven Gestalter innerhalb des Unternehmens. Als Change Manager wird er zur Schnittstelle zwischen Management und Belegschaft. Er überwacht die Effizienz automatisiert ablaufender Prozesse im Unternehmen und befähigt Mitarbeiter. Die Verwendung einer ganzheitlichen HR-Software wie Personio ist am Ende eine Win-Win-Situation für alle Seiten – sowohl für die Personalabteilung als auch für das gesamte Unternehmen.

Von: Oliver Krüger, Teamlead HR bei Personio

Wie Sie die passende HR Software finden, zeigt der Wegweiser von Personio ›zum kostenlosen Download.

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