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Reboarding bei d.vinci: Zwei Mitarbeitende berichten

Das
Reboarding von Mitarbeitenden ist genauso relevant wie das Onboarding. Aber
worauf legen Mitarbeitende wert, die nach längerer Zeit wieder ins Büro kommen?
Ein Fallbeispiel zeigt es.

Mann am Schreibtisch schaut in Kamera.
Erfahrungsbericht Reboarding: d.vinci Kolleginnen und Kollegen erinnern sich an Ihre Reboardings und geben Tipps fürs nächste Mal. Foto: d.vinci HR-Systems GmbH

Was Reboarding ist
und warum dieses genauso wichtig ist wie das Onboarding, haben wir in diesem
Artikel erfahren. Aber wie sieht eigentlich das Reboarding bei d.vinci aus?
Gibt es das überhaupt? Und wenn ja, worauf legen wir und vor allem die zu
reboardenden Kolleg:innen wert? Wir haben Claudia und Thomas befragt, die wegen
Elternzeit und Krankheit beide längere Zeit nicht bei d.vinci tätig waren. Die
beiden haben uns von ihrer Rückkehr berichtet, bzw. ihren Einblick geteilt, was
sie vom anstehenden Reboarding erwarten.

Unsere Kollegin Claudia aus dem Team People & Culture ist
wegen Elternzeit gerade schon zum zweiten Mal längere Zeit weg und plant, zum
Jahresende wiederzukommen. Unser Entwickler Thomas ist im Frühjahr 2019 wegen
einer Krebserkrankung und anschließender Genesungsphase knapp ein Jahr
ausgefallen und unterstützt uns schon seit Januar 2020 wieder.

Die Zeit der
Abwesenheit

Gerade die Zeit der Abwesenheit ist schon ein wichtiger
Bestandteil des Reboardings. Läuft für das Unternehmen zum Großteil alles in
geregelten Bahnen und quasi wie vorher weiter, verändert sich für das fehlende
Teammitglied in dieser Zeit Einiges. Im Falle von Thomas ändern sich die
Lebensumstände radikal: “Wenn man eine Krankheitsdiagnose bekommt, ist man
natürlich erstmal mit sich selbst beschäftigt und hat eigentlich keinen Kopf
dafür, sich mit seiner Arbeit oder Übergaben zu beschäftigen”, sagt er. Er kann
aber positiv auf seine Abwesenheit zurückblicken: “Ich hatte während dieser
Zeit Kontakt zur Firma. Natürlich habe ich nicht gearbeitet, aber wir hatten im
Team eine WhatsApp-Gruppe und ich konnte auch ein paar Mal in die Firma kommen.
So war man nie ganz weg.” Die d.vinci Belegschaft hat Thomas auch nach ein paar
Wochen der Abwesenheit ein Paket geschickt, um zu signalisieren: “Wir sind noch
hier und denken an dich!” Das fand er gut, weil so ein Paket keinerlei Druck
auslöst oder kein Arbeitsauftrag damit verbunden ist. Die niederschwellige
Kontaktaufnahme ist wichtig, damit das abwesende Teammitglied selbst
entscheiden kann, wann und wie es sich zurückmeldet.

Bei Claudia war das ähnlich. Sie gibt Unternehmen auch den
Tipp des Kontakthaltens mit: “Das Wichtigste aus meiner Sicht ist,
Mitarbeiter:innen auch während der Auszeit weiter mit Informationen zu
versorgen. Es passiert so viel und die abwesende Person möchte den Anschluss
nicht verlieren.” Wichtig ist auch, sofern es die Situation zulässt,
rechtzeitig mit der wiederkehrenden Person über die Rückkehr zu sprechen, meint
Claudia.

Da Claudia ja schon ein Reboarding hinter sich hat, kann sie
das letzte mit dem jetzigen vergleichen und meint, dass die Pandemie auch dazu
geführt hat, dass der Austausch jetzt besser funktioniert.  Der Weg zu WhatsApp, Video-Calls oder E-Mails ist
irgendwie kürzer geworden ist, weil gerade alle so miteinander Kontakt halten
und nicht nur das abwesende Teammitglied mit den anderen. Natürlich ist man
hier als Mitarbeiter:in auch selbst gefordert: “Ich werfe ab und zu einen Blick
auf die Website und Social Media Kanäle, um ein wenig auf dem Laufenden zu
bleiben oder frage aktiv nach. Da gibt es aber sicherlich noch Optimierungsmöglichkeiten.”

Thomas erinnert sich, dass er mit vielen verschiedenen
Kolleg:innen von d.vinci Kontakt hatte. Das war mal die Geschäftsführung oder
jemand aus seinem Team, aber auch jemand aus dem Team People & Culture:
“Das hing ganz davon ab, was es zu besprechen gab. Mal ging es um vertragliche
Dinge wie die Stundenanzahl oder finanzielle Angelegenheiten und mal eher um
fachliche Themen.” Positiv ist in seinem Kopf geblieben, dass ihm seitens
d.vinci immer versichert wurde, dass er sich um seine finanzielle Situation
(Krankengeld) keinerlei Gedanken machen müsse. “Das war sehr emotional”,
erinnert sich Thomas.

Kurz vor der Rückkehr

Thomas sagt, dass ihm gerade die offene Kommunikation zur
Rückkehr geholfen hat und seine Wünsche berücksichtigt wurden: “Mir wurde
gleich seitens der Geschäftsführung versichert, dass wir die Stunden eintragen,
die ich mir zutraue. Da wurde dann auch gleich gesagt, dass das nicht in Stein
gemeißelt ist, sondern dass wir da auch wieder etwas ändern können. Das war
top!”

Auch Claudia ist schon seit Juni wieder in Gesprächen dazu,
wie es für Sie zum Jahresende mit d.vinci weitergehen kann. Bei ihr ist die
besondere Situation eingetreten, dass übergangsweise ein Umzug in eine andere
Stadt anstand, aufgrund der beruflichen Situation ihres Ehemanns. d.vinci sieht
darin aber kein Hindernis der Zusammenarbeit und Claudia kann anfangs komplett
von zuhause aus arbeiten.

Es kann sinnvoll sein, die wiederkehrenden Mitarbeitenden
schon vor der finalen Rückkehr in kleine Tasks einzubinden. Thomas hat
beispielsweise zwischen seiner Chemotherapie und Reha schon mal wieder eine
Review übernommen. In diesem Termin werden die neuesten Features der Software
vorgestellt.

Thomas gibt Unternehmen den Tipp, das Reboarding wirklich
schon ab dem ersten Tag der Abwesenheit des Teammitglieds mitzudenken und zu
spiegeln: “Wir warten auf dich!”

Der zweite erste
Arbeitstag

Da Claudia schon mal weg war, kennt sie die Erfahrung des
zweiten ersten Arbeitstages bereits. Das zweite Mal hat sie allerdings noch vor
sich. Sie erinnert sich aber noch an ihren Wiedereintritt 2018, als sie das
erste Mal wiederkam: “Wenn ich an damals zurückdenke, war ich einerseits voller
Vorfreude, andererseits ein wenig angespannt, weil ich wusste, dass sich
während meiner Abwesenheit im Unternehmen viel verändert hatte.” Für ihre
zweite Rückkehr erhofft sie sich, dass sie wieder genauso herzlich und freudig
wiederaufgenommen wird wie vor 3 Jahren. Thomas erinnert sich gar nicht so
richtig an seinen zweiten ersten Arbeitstag. Einerseits weil er auch recht
schnell wieder in den Themen drin war, andererseits aber auch, weil er anfangs
mit 2 Stunden am Tag nach dem “Hamburger Modell” wieder eingestiegen ist, um
langsam wieder anzukommen. Es gab also keinen klassischen 8-Stunden Tag, der
von morgens bis nachmittags durchgetaktet war.

Claudia hat ihren zweiten ersten Arbeitstag sehr positiv in
Erinnerung. Es gab, wie beim ersten Mal, einen Rundgang durchs Büro und auch
der Schreibtisch war fertig eingerichtet und mit einem Blumenstrauß geschmückt:
“Ich hatte das Gefühl, dass man sich über meine Rückkehr ehrlich freute.”

Die ersten Wochen

Thomas erinnert sich grundsätzlich positiv an seine ersten
Wochen: “Der Einstieg mit dem Hamburger Modell war gut. Ich konnte eben nur so
viel machen, wie ich geschafft habe. Das wurde akzeptiert und mir wurde
gespiegelt ,Du machst das, was du kannst und damit kommen wir zurecht.‘ Das hat
natürlich den Druck genommen.” Und trotzdem ist so ein Einstieg nach längerer
Abwesenheit natürlich nicht einfach und man hat immer das Gefühl, etwas
verpasst zu haben. Auch Claudia fiel der Wiedereinstieg, ganz persönlich, nicht
immer leicht: “Das Schwierigste war, mich an die Doppelrolle zu gewöhnen:
Mutter und Arbeitnehmerin, und das nun auch noch in Teilzeit. Pünktlich den
Stift fallen zu lassen, ist eigentlich gar nicht meine Art – das ließ sich aber
aufgrund von Kita & Co oft gar nicht vermeiden. Ich muss aber hier sagen,
dass ich mir diesen Druck selbst gemacht habe. d.vinci unterstützt die
Vereinbarkeit von Job und Family auf ganzer Linie!”

Als Arbeitgeber sollte man versuchen, die Unsicherheit zu
nehmen und zu signalisieren, dass es kein Weltuntergang ist, wenn nicht alles
wieder so läuft wie vorher – das nimmt den Druck und hilft dem Teammitglied
wieder anzukommen. Im Falle von Thomas wussten natürlich alle Kolleg:innen,
warum er ausgefallen war und waren entsprechend sensibilisiert: “Eigentlich
sind nach meiner Rückkehr alle auf mich zugekommen, haben mich begrüßt und
gefragt, wo und wie sie helfen können.” Auch fachlich hat die Wiederkehr gut
funktioniert. In der Entwicklung wird bei d.vinci nach Tasks gearbeitet, die
sich einfach jede:r Mitarbeitende selbstständig zieht und bearbeitet. So konnte
Thomas sich einfach den Aufgaben widmen, die für ihn passend waren und die in
den Zeitplan passten. Innerhalb des Teams ist es sowieso üblich, sich jemanden
zur Hilfe zu holen, wenn man nicht weiterkommt.

Wie oben schon angedeutet, hat Thomas das Hamburger Modell
sehr geholfen, um wieder anzukommen. Mittlerweile arbeitet er wieder 40 Stunden,
ist aber dankbar über die Möglichkeit, viel von zuhause zu arbeiten. So kann er
sich zwischendurch auch mal hinlegen und die acht Stunden täglich einfach
länger über den Tag strecken.

Bei Claudias letztem Reboarding standen einige Veränderungen
im Unternehmen an und ihre Rolle änderte sich. Sie empfand das notwendige
Umdenken aber als positiv, da sie so wieder schnell bei d.vinci ankam. “Ich
hatte eine Kollegin, mit der ich eine Übergabe machen konnte, außerdem gab es
immer Unterstützung von der Geschäftsführung. Geholfen hat dabei sicherlich
auch ständiges Nachfragen, gemeinsames durchkämpfen und lachen!”

Was kann verbessert
werden?

Thomas berichtet, dass er sich rückblickend noch mehr
administrative Unterstützung gewünscht hätte. Er stand vor der Situation, dass
er seine Reha bewilligen lassen musste. Hierbei ist auch der Arbeitgeber
beteiligt. Thomas weiß, dass es nicht Aufgabe des Unternehmens ist, den
Papierkram zu erledigen, allerdings kann ein Unternehmen gerade in so einer
Situation Hilfestellung anbieten und proaktiv auf das Teammitglied zugehen.

Claudia meint, dass gerade das Kontakt-halten zwischendurch
noch optimiert werden kann. Sicherlich ist jede:r Mitarbeiter:in auch selbst
gefordert, sich up-to-date zu halten, aber gerade wenn ein Teammitglied in
einer Umbruchsituation des Unternehmens geht oder privat große Veränderungen
anstehen, ist es toll, wenn der Arbeitgeber sich zwischendurch meldet und damit
signalisiert: “Wir haben dich nicht vergessen und freuen uns auf deine
Rückkehr!”.

Rückblickend meint Thomas noch, dass ein Reboarding
heutzutage durch die remote Arbeitssituation und die Verbindung durch Microsoft
Teams noch leichter gewesen wäre. Der Einstieg ins Arbeitsleben wäre dadurch
noch niederschwelliger gewesen und man hätte einfach mal remote an Meetings
teilnehmen können, ohne eine tragende Rolle zu übernehmen. “Vielleicht hätte
ich sogar schon wieder früher angefangen zu arbeiten, weil ich mir die stundenweise
Arbeit von zuhause noch besser hätte einteilen können”, vermutet Thomas.

Wir freuen uns, dass unsere beiden Kolleg:innen Thomas und
Claudia ihr Reboarding grundsätzlich in positiver Erinnerung haben und dass
sich Claudia auch auf die Rückkehr zu d.vinci freut. Wir lernen nie aus und
versuchen, bei jedem Teammitglied unser Bestes zu geben und ein positives
Gefühl zu vermitteln. Danke Thomas & Claudia für eure Ehrlichkeit und
offenen Worte!