So können Sie Freelancer in Teams integrieren

Frage an die HR-Werkstatt: Wie gelingt die Zusammenarbeit zwischen Freelancerinnen und Freelancern und Mitarbeitenden?

Es antwortet: Anne Kukereit, People & Culture Lead bei For Sale Digital

Agenturen wollen so flexibel wie möglich sein. Das gelingt oftmals sehr gut mit der Zusammenarbeit mit Freelancerinnen und Freelancern, die in solchen Situationen hinzugezogen werden. Diese Art der Zusammenarbeit ist kein neues Phänomen: Schon im 19. Jahrhundert gab es Menschen, die sich mit ihrer Lanze (lance) den wohlhabenden Landbesitzern anboten und für erhöhten Schutz in Gefahrensituationen sorgten. Heute ist der Begriff längst gang und gäbe und die Arbeit als Freelancerin oder Freelancer weit verbreitet. 

In Deutschland hat sich die Zahl der Selbstständigen in freien Berufen in den letzten 20 Jahren auf knapp 1,5 Millionen verdoppelt. Sie werden von Unternehmen meist projektbezogen beauftragt und helfen Organisationen dabei, die Teams flexibel an äußere Umstände anzupassen. Gerade in der VUCA-Welt, die von Komplexität und durch schnelle Veränderungen geprägt ist, ist diese Flexibilität von Vorteil. Gerade dann ist es wichtig, Ressourcen geschickt zu nutzen. Am besten funktioniert das natürlich, wenn die Zusammenarbeit zwischen fest angestellten Mitarbeitenden und externen Freelancerinnen und Freelancern effizient und gut funktioniert. 

Dabei ist die Zusammenarbeit von internen und externen Teammitgliedern weitaus mehr als nur ein zeitlich begrenzter Austausch von Fachwissen. Es ist eher eine Quelle für frische Ideen, neue Perspektiven und ein Zusammenbringen von Expertisen, die sich gegenseitig ergänzen. Damit dieses Teamwork optimal gelingt, gibt es einige Tipps und Tricks, die Unternehmen berücksichtigen sollten.

1. Frischer Blick von außen: Input von Freelancerinnen und Freelancern nutzen

Freelancerinnen und Freelancer sind eine wahre Goldgrube an neuen Perspektiven! Sie haben durch ihre Mitarbeit an den verschiedensten Projekten in ganz unterschiedlichen Unternehmen ein breites Spektrum an Erfahrungen. Sie bringen Ansätze mit ins Spiel, die festangestellten Mitarbeitenden unter Umständen nicht in den Sinn kommen, da sie in ihrer Kreativität oft von Prozessen und Denkweisen in der Organisation eingeschränkt sind.

Die neuen Sichtweisen von Selbstständigen sind eine wichtige Ressource und können helfen, gewohnte Denkmuster zu durchbrechen und innovative neue Lösungen zu finden – oder unentdeckte Potenziale in Prozessen zu erkennen. So stellt das Teamwork zwischen festangestellten Mitarbeitenden und Freelancerinnen und Freelancern eine Art intellektuelle Brücke dar, die das Know-how eines Unternehmens mit frischem Wind von außen verknüpft. 

Auch die Einführung neuer Tools und Technologien wird oft durch Freelancerinnen und Freelancer angestoßen. Wenn sie in anderen Unternehmen bereits erfolgreich mit KI-, Design- oder Entwicklung-Tools gearbeitet oder Erfahrung mit besonders effektiven Prozessen gesammelt haben, kann das zu einer effizienteren Projektabwicklung im eigenen Unternehmen führen. So können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, ihre Arbeitsmethoden anpassen und neues Know-how integrieren. Es lohnt sich also, den kreativen Austausch zwischen Selbstständigen und Mitarbeitenden aktiv zu fördern. 

2. Stronger together: Externe sollten ein Teil des Teams sein

Teamwork makes the dream work – je enger wir zusammenarbeiten, desto mehr können wir voneinander lernen. Wenn es darum geht, interne und externe Talente miteinander zu verschmelzen, ist es entscheidend, externe Mitarbeitende nicht zu isolieren. Der Fokus sollte stattdessen darauf liegen, externe Teammitglieder als vollwertige Kolleginnen und Kollegen zu sehen und nicht nur als Dienstleistende.

Und es gibt viele Wege, die Integration zu fördern: Persönliche E-Mail-Adressen im Unternehmen sind zum Beispiel ein guter Anfang. Auch Zugang zum Intranet, zu Kommunikationskanälen und Dokumentationstools wie Slack, Teams oder Confluence können ohne großen Aufwand ein Wir-Gefühl fördern. Hilfreich ist es auch, wenn Freelancerinnen und Freelancer zu Unternehmensfeiern und anderen gemeinsamen Events eingeladen werden. So können sie Zeit mit Kolleginnen und Kollegen verbringen und sich persönlich austauschen und kennenlernen.

Diese Herangehensweise bietet eine Menge Vorteile: Erstens entsteht bei den Freelancerinnen und Freelancern ein Zugehörigkeitsgefühl und ein tieferes Verständnis für die Unternehmensziele und -werte. Zweitens fördert diese enge Zusammenarbeit die Sichtbarkeit verschiedener Blickwinkel, stärkt den Teamgeist und führt zu einer insgesamt höheren Motivation auf allen Seiten. Darüber hinaus ermöglicht ein informeller Austausch, dass sich die Beteiligten mit zufälligen Informationen, Stärken oder Potenzialen befassen, die in der Projektzusammenarbeit so vielleicht keinen Platz haben.

3. Transparenz: Der Schlüssel zur nachhaltigen Zusammenarbeit

Transparenz gilt nicht ohne Grund als einer der wichtigsten Aspekte einer guten Unternehmenskultur. Denn Transparenz führt dazu, dass gute Entscheidungen getroffen und Verantwortung übernommen werden können. Sprich: Je transparenter der oder die Selbstständige die eigene Arbeit für die Mitarbeitenden im Unternehmen macht, desto besser können diese die Informationen in ihre täglichen Entscheidungen integrieren. Andersherum gilt das natürlich auch. Eine klare Kommunikation über Ziele, Erwartungen und Arbeitsweisen sind dabei das A und O. 

Interne Teams sollten aktiv die Möglichkeit haben, die Expertise der externen Mitarbeitenden zu verstehen und gezielt in ihre Projekte einzubeziehen. Nur durch eine offene Informationskultur kann das volle Potenzial entfaltet und gemeinsam an den Unternehmenszielen gearbeitet werden.

Es ist deshalb für Unternehmen essenziell, Freelancerinnen und Freelancer aktiv in ihre Kommunikationsstruktur zu integrieren. Durch eine regelmäßige Informationsweitergabe – sei es über Newsletter, E-Mails oder andere Kommunikationskanäle – werden externe Mitarbeitende stärker eingebunden, stets informiert und kommen so in die volle Wirkung für Projekte und Aufgaben, an denen sie mitwirken.

Eine offene Feedbackkultur ist ebenso von Bedeutung. Sie ermöglicht einen kontinuierlichen Dialog zwischen Selbstständigen und festangestellten Kolleginnen und Kollegen. Auch Personalabteilungen und Mitarbeitende in der Unternehmensentwicklung können eine wertvolle Perspektive auf ihre Arbeit und die Strukturen gewinnen, wenn sie sich aktiv das Feedback der Freelancerinnen und Freelancer einholen.

4. Das Recruiting-Netzwerk von Externen nutzen

Die Zusammenarbeit mit Freelancerinnen und Freelancern eröffnet Unternehmen nicht nur die Chance zum Aufbau eines wertvollen Netzwerks an Fachkräften, sondern kann sich auch als äußerst hilfreich erweisen, wenn es darum geht, neue Talente ins Unternehmen zu holen. Freelancerinnen und Freelancer bringen oft ihre eigenen Kontakte und Netzwerke mit und haben Zugang zu einem breiten Spektrum an hochqualifizierten Professionals. So können sie auch als wertvolle Empfehlungsgeber für interessante Bewerber agieren. Ihre Einblicke und persönlichen Erfahrungen mit einem Unternehmen helfen dabei, neue Talente anzusprechen, die gut zum Unternehmen passen und das Unternehmen zu ihnen.

5. Offboarding: Stick the landing! 

Anforderungen an Unternehmen können sich schnell ändern. Da bietet die Zusammenarbeit mit Freelancerinnen und Freelancern Flexibilität: Externe Mitarbeitende können je nach Projektumfang und Bedarf hinzugezogen werden. Das ermöglicht es Unternehmen, sich an wechselnde Marktbedingungen anzupassen und schnell auf neue Chancen zu reagieren.

Das heißt aber nicht, dass man zusammen ein Projekt umsetzt und danach für immer getrennte Wege geht: Vielmehr sollten Unternehmen darauf achten, dass ein gutes Offboarding stattfindet. Das erleichtert nicht nur den Übergang für das Unternehmen und die Freelancerinnen und Freelancer, sondern schafft auch die Grundlage für eine mögliche zukünftige Zusammenarbeit. 

Ein gutes Offboarding, für das sich der Arbeitgebende ausreichend Zeit nimmt, zeigt Selbstständigen, dass sie trotz ihrer temporären Rolle im Unternehmen wertgeschätzt werden. So können Unternehmen auf Empfehlungen unter Freelancerinnen und Freelancern hoffen und sich darauf freuen, dass sie auf ihr Freelancer-Netzwerk zählen und zukünftig wieder zusammenarbeiten werden.

Ein respektvoller Abschluss einer Zusammenarbeit ist also genauso wichtig wie ihr Beginn. Es bietet sich an dieser Stelle ein Austausch mit Feedback an. Unternehmen können Freelancerinnen und Freelancer auch um eine Empfehlung bitten, die sie auf der Website oder auf Portalen wie kununu teilen. 

Fazit

Um externe Mitarbeitende in die eigene Unternehmensstruktur zu integrieren, müssen Arbeitgebende offen für neue Ideen und Perspektiven sein. Sie müssen Brücken bauen und Synergien schaffen wollen, die über den normalen Arbeitsrahmen hinausgehen. Wenn Unternehmen die richtigen Strukturen schaffen – vor allem Integration, Transparenz und gegenseitiger Respekt – dann können sie von einer Fülle an Vorteilen profitieren.