Dass Beschäftigte von überall aus arbeiten können, ist für einige Unternehmen inzwischen selbstverständlich. So auch für Pinterest, eine Plattform für Inspiration. Doch die örtliche Flexibilität benötigt Regeln, um nicht aus dem Ruder zu laufen. Dafür gibt es bei Pinterest seit dem 1. Juli dieses Jahres die sogenannte PinFlex-Richtlinie. Christine Deputy, Chief People Officer des amerikanischen Unternehmens, erzählt, wie Flexibilität in der globalen Organisation nun geregelt ist.
„Maximale Flexibilität ist in der Arbeitswelt Realität geworden“, sagt Deputy. „Und dennoch haben wir gesehen, dass es bestimmte Arten von Arbeit gibt, mit denen wir uns in einer vollständig virtuellen Welt schwertun.“ Schließlich sei vielen Arbeitgebern während der vergangenen Pandemie- und Homeoffice-Zeit auch klar geworden, dass Beziehungen, die Unternehmenskultur und Innovation auch den regelmäßigen persönlichen Kontakt brauchen. Darauf basierend haben Deputy und ihr Team für ihre Beschäftigten eine Kombination aus „Arbeiten von überall“ und Präsenztagen eingeführt – die allerdings je nach Mitarbeiter oder Mitarbeiterin von der Verteilung her anders aussieht.
Es gibt keine feste Anzahl an Präsenztagen. Vielmehr plane jedes Team, wann ein Besuch am Arbeitsplatz nötig ist und wann nicht. Meist komme man im Büro zusammen, um kollaborativ zu arbeiten oder kleine Teamaktivitäten sowie -besprechungen durchzuführen. Konkret treffen sich die Mitarbeitenden so beispielsweise bei vierteljährlichen Teammeetings, funktionsübergreifenden Planungsbesprechungen oder bei der jährlichen „Knit Con“, einer Veranstaltung, bei der Beschäftigte weltweit zusammenkommen und sich in Kursen gegenseitig etwas beibringen.
Planung erforderlich, auch bei Flexibilität
Spontan seien diese Treffen meist nicht. Denn Mitarbeitende sollen vorausschauend planen können, damit Flexibilität sich nicht in Chaos umwandelt. Sie sollen nicht nur von Monat zu Monat kalkulieren können, sondern auch bevor sie einen Job bei Pinterest annehmen. „Wir geben Bewerbenden vorab eine Einschätzung, wie hoch der Anteil an direkter, persönlicher Zusammenarbeit sein wird, die sich nach der individuellen Funktion richtet und auf die Arbeit und Bedürfnisse des direkten Teams abgestimmt ist“, sagt Deputy.
Damit die Arbeit aus dem Homeoffice oder von einem anderen Ort der Wahl bestmöglich bewerkstelligt werden kann, erhalten alle Mitarbeitenden einen Kostenzuschuss zu WLAN und der Arbeitsplatzausstattung. „Wenn eine persönliche Zusammenarbeit geplant ist, wird von den Mitarbeitenden erwartet, dass sie einen Pinterest-Standort besuchen“, sagt Deputy. „Bei diesen Gelegenheiten werden die Reisekosten und Spesen für den Besuch des Pinterest-Büros übernommen.“ Das muss nicht unbedingt die Firmenniederlassung sein, die nah am Heimatort ist. Pinterest ist ein globales Unternehmen, das mit PinFlex auch die Arbeit von überall und an jeglichen Unternehmensstandorten der Welt erlaubt.
In 90 Tagen um die Welt
Doch dieses „Überall“ ist zeitlich begrenzt. Mitarbeitende können nur innerhalb ihres Landes für eine unbegrenzte Zeit von jeglichem Ort aus arbeiten. Möchten sie ihrer Arbeit außerhalb des Landes, in dem sie als wohnhaft gemeldet sind, nachgehen, ist dies für bis zu 90 Tage am Stück möglich. Der Flug und die Unterkunft dorthin bezahlt Pinterest nicht.
Möchten die Beschäftigten kurzzeitig im Ausland an einer Unternehmensniederlassung arbeiten, sorge ein Workplace-Team dafür, dass sie dort einen Arbeitsplatz haben. Dieser Teil der HR-Abteilung kümmert sich laut Deputy darum, dass für jeden Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin zur entsprechenden Zeit ein Schreibtisch, ein Konferenz- oder Telefonraum oder ein Platz in den Open-Air-Spaces zur Verfügung steht. Dafür müssen die Mitarbeitenden sich zuvor an das Team wenden und diesem von ihren Plänen berichten.
PinFlex sei bei den Beschäftigten bisher gut angekommen. „Die Rückmeldungen waren überwiegend positiv“, sagt Deputy. Damit das so bleibt, will sich das HR-Team laufend Feedback von den Mitarbeitenden einholen und so die Zusammenarbeit kontinuierlich verbessern. Neben einer, wie Pinterest es sieht, verbesserten Unternehmenskultur und Atmosphäre unter den Beschäftigten verspricht sich das Unternehmen einen weiteren Vorteil von der neuen flexiblen Arbeitsweise: „Wir möchten damit die Möglichkeit zur Gewinnung vielfältiger Talente auf der ganzen Welt erweitern“, sagt die Chief People Officer.
Lena Onderka ist redaktionell verantwortlich für den Bereich Employee Experience & Retention – wozu zum Beispiel auch die Themen BGM und Mitarbeiterbefragung gehören. Auch Themen aus den Bereichen Recruiting, Employer Branding und Diversity betreut sie. Zudem ist sie redaktionelle Ansprechpartnerin für den Deutschen Human Resources Summit.
