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Warum Sie das Reboarding von Teammitgliedern nicht vernachlässigen sollten

Personen unterhalten sich.
Reboarding ist wichtig und die Belegschaft kann viel für eine positive Erfahrung tun. Foto: d.vinci HR-Systems GmbH

Es gibt mehr als nur den Start bei einem
Unternehmen als Neuankömmling, also als das sogenannte Onboarding. Auch das
Reboarding ist ein reelles Szenario, das zum Tragen kommt, wenn Beschäftigte
nach längerer Auszeit zurückkehren. Die Gründe sind vielfältig und reichen von
Elternzeit über Krankheit bis hin zur Rückkehr ins Büro nach einer längeren
Homeoffice-Zeit oder einem Sabbatical. Je nach Situation sind unterschiedliche
Dinge wichtig. Es gilt aber immer Feingefühl an den Tag zu legen und einen Plan
fürs Wieder-Ankommen vorzubereiten.

Was ist Reboarding?

Das Reboarding bezeichnet die organisierte Rückkehr eines
Teammitglieds nach längerer Abwesenheit. Wie auch beim Onboarding gilt, dass ein Reboarding eigentlich
nicht früh genug begonnen werden kann. Sobald klar ist, dass ein Teammitglied
ausfällt beziehungsweise ab einem bestimmten Datum nicht mehr dabei ist, sollte
die Abwesenheit und auch schon die Rückkehr geplant werden. Die rechtzeitige
Planung und vor allem das Kontakthalten während der Abwesenheit, sind ein
Zeichen der Wertschätzung dem abwesenden Teammitglied gegenüber.

Nicht anwesende Kolleginnen und Kollegen haben oft Angst, den
Anschluss, nicht nur arbeitstechnisch, sondern auch sozial zu verlieren und
ersetzt zu werden. Diese Angst können Sie als Arbeitgeber durch offene
Kommunikation nehmen. Schaffen Sie es als Arbeitgeber jedoch nicht, ein
effizientes und integrierendes Reboarding zu organisieren, hat das negative
Folgen: Arbeitnehmende fühlen sich isoliert, nicht mehr willkommen und nicht
dazugehörig.

Warum ist Reboarding so wichtig?

Das Ziel eines Reboardings sollte sein, dass sich die
Rückkehrenden wieder schnell integriert fühlen, damit sie schnellstmöglich mit
den Aufgaben vertraut sind und effizient arbeiten können.

Sie fragen sich, warum ein Reboarding für Mitarbeitende so wichtig
ist, wo sie doch das Unternehmen und das Team bereits kennen und nur einige
Zeit nicht da waren?

Kein Unternehmen steht während der Abwesenheit eines Teammitgliedes
still. Gegebenenfalls werden sogar grundlegende oder strategische
Entscheidungen getroffen, neue Menschen kommen und gehen und vielleicht
verändern sich Teamstrukturen und Unternehmensziele. All dies muss das
rückkehrende Teammitglied erst wieder kennenlernen. Gerade wenn jemand lange
weg war und während der Abwesenheit keinerlei Zugriff auf Mails, Server, Ordner
und interne Daten hatte, ist der zweite erste Arbeitstag fast wie der Erste.

Welche Gründe für ein Reboarding gibt es?

Gründe für ein Reboarding können beispielsweise sein:

  • Elternzeit
  • Mutterschutz
  • Krankheit
  • Rückkehr ins Büro nach Homeoffice
  • Rückkehr zu Vollzeit nach Teilzeit oder Kurzarbeit
  • Interner Stellenwechsel
  • Sabbatical

Grundsätzlich gelten für alle Reboarding-Fälle ähnliche
Bedingungen und Dinge, auf die Sie achten sollten. Aber je nach Situation muss das
Reboarding mit unterschiedlich viel Fingerspitzengefühl angegangen werden.

Was können Sie als Arbeitgeber für ein gutes Reboarding tun?

Keine Sorge, Sie sind nicht machtlos und können viel dafür tun,
dass sich ein wiedereinsteigendes Teammitglied schnell wieder wohl und
willkommen fühlt.

Frühzeitig planen
Setzen Sie am besten schon sobald bekannt ist, dass ein
Teammitglied einige Zeit abwesend sein wird, ein Reboarding-Gespräch an, sofern
es die Situation zulässt und die Abwesenheit planbar ist. Hier können Sie
darüber sprechen, wann eine Rückkehr ansteht und welche Vorstellungen das
Teammitglied hat, wenn es wiederkommt. Sie können zudem besprechen, ob und in
welchem Maße er oder sie auf dem Laufenden bleiben möchte, beispielsweise durch
die Nutzung des Social Intranets.

Offene Kommunikation
Beim Reboarding sind genauso viele Parteien beteiligt wie beim
Onboarding. Das wiedereinsteigende Teammitglied, die direkten Kolleginnen und
Kollegen und auch andere Teams und Abteilungen. Sprechen Sie mit allen
Beteiligten offen darüber, dass ein Reboarding angesetzt wird und dass dies
nichts mit fehlenden Fähigkeiten oder “verlernten” Skills zu tun hat. Sagen
Sie offen, dass Sie nur sicherstellen möchten, dass der Restart gut gelingt.

Bereiten Sie in diesem Zuge auch das Team darauf vor, dass jemand
zurückkehrt und möglicherweise in der Anfangszeit vermehrt Fragen gestellt
werden. Auch können Sie, ähnlich wie beim Onboarding, über einen Buddy
nachdenken. Möglicherweise hat das Teammitglied ja noch eine Vertrauensperson aus
der Zeit vor der Abwesenheit im Unternehmen.

Veränderungen benennen
Verschaffen Sie sich einen Überblick, was in der Abwesenheit des
Mitarbeitenden alles passiert ist und fassen Sie alle grundlegenden Änderungen
zusammen. Denken Sie hierbei daran, nichts zu beschönigen. Aber gerade negative
Nachrichten sollten Sie sensibel rüberzubringen, da das rückkehrende
Teammitglied durch die neue Situation ohnehin verunsichert sein wird.

Struktur schaffen
Ähnlich wie beim Onboarding wird das Teammitglied auch beim
Reboarding nervös, aber voller Tatendrang sein. Helfen Sie ihm oder ihr, indem
Sie einen Einarbeitungsplan vorbereiten, in dem die ersten Projekte und Termine
aufgelistet sind. Dieser Plan kann auch eine Übersicht zu Veränderungen
enthalten.

Zeit geben
Gerade bei weitreichenden Veränderungen während der Abwesenheit
des Teammitgliedes, muss es sich erstmal daran gewöhnen, dass der eigentlich
bekannte Arbeitsplatz nun irgendwie anders
ist. Erwarten Sie daher nicht, dass ab Tag 1 alles wieder läuft wie vorher,
sondern geben Sie den betroffenen Rückkehrenden Zeit, sich an die neuen
Umstände zu gewöhnen. Und auch wenn es keine großen Veränderungen gab, kann es
sein, dass sich das rückkehrende Teammitglied verändert hat. Gerade wenn die
Person wegen Krankheit ausgefallen ist, ist es möglich, dass vor allem der
Beginn langsamer angegangen werden muss.

Rückfragen ermöglichen
Nur weil der zweite erste Arbeitstag vorbei ist, heißt das nicht,
dass das zurückgekehrte Teammitglied schon wieder komplett angekommen ist.
Fragen Sie regelmäßig nach, wie es läuft und signalisieren Sie, dass Ihre Tür
für Feedback und Fragen offensteht.

Kontakt halten
Es kommt beim Reboarding nicht nur auf die Tage an, wenn die
Kolleginnen und Kollegen zurück am Arbeitsplatz sind. Gerade die Zeit zwischen
Weggang und Rückkehr ist wahnsinnig entscheidend. Halten Sie, zumindest lose
und locker, den Kontakt. Schicken Sie bei Krankheit mal eine Karte mit guten
Besserungswünschen und bei Familienzuwachs ein kleines Geschenk.

Signalisieren Sie, dass Sie an die betreffenden Personen denken –
das nimmt Druck und zeigt Wertschätzung.

Unterstützung anbieten
Gerade wenn ein Teammitglied aufgrund von Krankheit ausfällt, kann
es sinnvoll sein, wenn Sie als Arbeitgeber Unterstützung bei administrativen
Aufgaben anbieten, beispielsweise bei der Organisation einer Reha. Sie können zudem
darüber nachdenken, einem Teammitglied, das wegen Rückenproblemen länger ausgefallen
ist, einen höhenverstellbaren Schreibtisch anzubieten.

Besonderheiten verschiedener Reboardings

Elternzeit/Mutterschutz
Fällt eine Kollegin oder ein Kollege aus, weil es Familienzuwachs
gibt, ist das natürlich ein freudiger Anlass. Ebenso ist die Abwesenheit
relativ gut planbar, weil ein festes Rückkehrdatum festgelegt werden kann.
Unsicherheit birgt möglicherweise die Vertragsverhandlung, weil gegebenenfalls
die Stundenanzahl reduziert werden soll und somit das Gehalt angepasst wird.
Möglicherweise ist das Elternteil auch unsicher, weil der Familienzuwachs mehr
Flexibilität im Arbeitsalltag erfordert. Seien Sie hier rücksichtsvoll und
bieten Sie Unterstützung an.

Krankheit
Mit dieser Situation muss besonders sensibel umgegangen werden,
weil das kranke Teammitglied zunächst mit sich selbst beschäftigt sein wird.
Hier ist es besonders wichtig, als Arbeitgeber zu zeigen, dass man an die
Person denkt und auf sie wartet. Eine Herausforderung kann es am Anfang sein,
wenn das Teammitglied mit dem Hamburger
Modell
wieder einsteigt und zunächst nur auf sehr geringer Stundenbasis
arbeitet.

Rückkehr nach Homeoffice
Hat die Arbeit zum Großteil zuhause stattgefunden, kann es sinnvoll
sein, zumindest ein kleines Welcome-Back-Event zu organisieren. Hier geht es
weniger darum, die Einarbeitung in Aufgaben zu gewährleisten, sondern sich
wieder an die gemeinsame Arbeit am Arbeitsplatz zu gewöhnen. Möglicherweise
gibt es auch Kolleginnen oder Kollegen, die komplett im Homeoffice gestartet
sind und noch nie im Büro waren. Auf diese Situation sollten Sie besonders
eingehen.

Rückkehr nach Kurzarbeit/Teilzeit
Hat jemand in den vergangenen Monaten viel weniger Stunden als
üblich gearbeitet, bietet sich ein Einarbeitungsplan an, um Struktur zu bieten
und Überforderung zu vermeiden.

Stellenwechsel
Dies ist kein klassisches Reboarding, weil die betreffende Person
ja im Unternehmen bleibt. Allerdings sollte am neuen Einsatzort ebenfalls eine
Eingliederung stattfinden. Hier ist zusätzlich zu überlegen, ob das wechselnde
Teammitglied eine Weiterbildung benötigt. Gerade die soziale Komponente darf
hierbei nicht zu kurz kommen, da das Teammitglied ja die neuen Teammitglieder
noch nicht kennt. Gemeinsame Mittagspausen können ein guter Anfang sein.

Sabbatical
Waren Mitarbeitende freiwillig mehrere Monate weg um eine Auszeit
zu nehmen, ist vor allem eine arbeitstechnische Wiedereingliederung notwendig.
Die Personen werden während der Abwesenheit keinerlei Zugriff auf E-Mails oder
Laptop gehabt haben und somit keinen Bezug zum Arbeitsalltag mehr haben. Der
soziale Kontakt ist möglicherweise jedoch durch private Chatgruppen erhalten
geblieben.

Reboarding nicht unterschätzen

Bedenken Sie, dass das fehlende Teammitglied während der
Abwesenheit Zeit hat, sich Gedanken zu machen, ob es zu Ihnen als Arbeitgeber
zurückkehren will. Gegebenenfalls wird ihm oder ihr während der Abwesenheit
klar, dass noch andere berufliche Ziele erstrebenswert sind.

Nehmen Sie das Reboarding daher nicht auf die leichte Schulter,
sondern versuchen Sie in dieser Situation erstrecht einen guten Eindruck zu
hinterlassen und der Person das Gefühl zu geben, dass sie gewollt und
willkommen ist. Denn auch eine Neubesetzung, die aufgrund eines missglückten
Reboardings erfolgen muss, bindet Ressourcen und kostet viel Geld.

Zudem ist der damit einhergehende Schaden nicht zu unterschätzen:
Ein Teammitglied, dass das Unternehmen wegen Unzufriedenheit verlässt, obwohl
es schon lange da war, wird mit der restlichen Belegschaft darüber sprechen,
was auch zu Unmut bei den zurückbleibenden Beschäftigten führen kann.

Nehmen Sie das Reboarding daher genauso ernst wie das Onboarding,
denn auch wiederkehrende Teammitglieder erleben einen “neuen ersten
Arbeitstag”
.