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„Homeoffice im Ausland kann zur Falle werden“

Jürgen Heidenreich von der Techniker Krankenkasse klärt über die rechtlichen Bedingungen beim Homeoffice im Ausland auf. (Foto: Jürgen Heidenreich)
Jürgen Heidenreich von der Techniker Krankenkasse klärt über die rechtlichen Bedingungen beim Homeoffice im Ausland auf. (Foto: Jürgen Heidenreich)

Personalwirtschaft: Herr Heidenreich, für einige Mitarbeitende ist der Gedanke, sich an einem schönen, warmen Ort im Ausland ins Homeoffice zu begeben, ein äußerst angenehmer. Ist die Umsetzung für Personaler auch so entspannt?

Jürgen Heidenreich: Leider nein. Vielen ist die Problematik vom Homeoffice im Ausland nicht bewusst. Es wird erst einmal nur gesehen, wie nett es für den Mitarbeitenden ist, aber nicht, welche rechtlichen Geschichten daran hängen. Das kann daran liegen, dass viele mit grenzüberschreitender Beschäftigung im Arbeitsalltag bisher wenig zu tun hatten und auch damit, dass das Thema äußerst komplex ist. Homeoffice im Ausland kann zu einer Falle werden. Es kann umgesetzt werden, aber Arbeitgeber und Personaler müssen viel Zeit und Geld in das Prozedere investieren.

Was sind die wichtigsten Dinge, die Personaler wissen müssen, bevor sie für einen Mitarbeitenden das Homeoffice im Ausland beantragen können?

Zentraler Faktor ist, wie lange der Mitarbeitende sein Homeoffice im Ausland aufschlägt. Dann kommt es darauf an, in welchem Land der Beschäftigte arbeiten möchte – ist es ein EU-Land, ein Staat, mit dem Deutschland bilaterale Abkommen geschlossen hat, oder ein Ort in der Ferne, mit dem die Bundesregierung keinen Regelungen getroffen hat, die in diesem Falle relevant werden.

Welche Regelungen sind dies?

Bilaterale Abkommen, die Deutschland mit anderen Staaten hinsichtlich der Sozialversicherung und des Steuerrechtes hat.

Wollen wir mit den Sozialversicherungen beginnen?

Gerne. Im Sozialversicherungsrecht gilt generell das Territorialprinzip. In dem Land, in dem der Mitarbeitende tatsächlich arbeitet, muss er sich an das entsprechende Sozialversicherungsrecht halten. Wenn dies ein Land innerhalb der EU ist, vereinfacht sich die Situation. Hier kann der Arbeitgeber einen Mitarbeitenden bis zu zwei Jahre lang in ein anderes Land übersenden und trotzdem bleibt das deutsche Sozialversicherungsrecht erhalten. Außerhalb der EU können wie gesagt bilaterale Abkommen gelten. Hier gilt es sich zu informieren. Im ungünstigsten Fall ist der Arbeitnehmer in zwei Ländern sozialversicherungspflichtig und muss entsprechende Abgaben tätigen. Damit kann es sein, dass der Arbeitgeber doppelte Beiträge zahlen muss.

Muss der Arbeitgeber auch eine Auslandskrankenversicherung für den Arbeitnehmer abschließen?

In vielen Fällen kann der Mitarbeitende über die deutsche Krankenkasse weiter versichert sein. Allerdings tragen die deutschen Krankenkassen nur die Kosten, die in Deutschland für eine bestimmte Krankenbehandlung entstehen. Ein Beispiel: Eine Blinddarmoperation in der Bundesrepublik kostet je nach Krankenhaus zwischen 4.000 und 5.000 Euro, in den USA sind das 40.000 bis 50.000 US-Dollar. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die vollen Kosten übernehmen und bekommt von der deutschen Krankenkasse nur die Kosten wieder, die hier in Deutschland angefallen wären. Auf der Differenz bleibt er sitzen.

Es hängt viel davon ab, wo welche Einkünfte erzielt werden.

Welche steuerrechtlichen Aspekte müssen Personaler beachten, wenn sie ihren Mitarbeitenden ins Homeoffice im Ausland schicken?

Das ist von der Aufenthaltsdauer abhängig. Im Steuerrecht gilt die 182-Tage-Regel. Das heißt, wenn der Mitarbeitende mehr als 182-Tage im Ausland arbeitet, gilt für ihn das dortige Steuerrecht. Es hängt viel davon ab, wo welche Einkünfte erzielt werden. Es kann sein, dass für den Arbeitgeber die Pflicht besteht, am Ort des Homeoffices eine ausländische Betriebsstätte anzugeben. Damit müsste der Arbeitgeber auch in diesem Land Steuern zahlen. Auch hier sollten sich wieder mögliche bilaterale Steuerabkommen, die sogenannten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA),  zwischen Deutschland und dem besagten Staat angeschaut werden.

Und nachdem all dies geklärt ist, kann der Mitarbeitende beruhigt ins Homeoffice im Ausland ziehen?

Leider noch nicht ganz. Zentral ist es auch noch, ein Aufenthaltsrecht und eine Arbeitserlaubnis für den Mitarbeitenden zu organisieren. Das hängt von dem Staat ab, in dem das Homeoffice aufgebaut wird, und von der Staatsangehörigkeit des Mitarbeitenden. Innerhalb der EU ist dies zwar einfacher, doch hier haben wir noch die Meldeverpflichtung nach der EU-Entsenderichtlinie. Das heißt, der Arbeitgeber muss, wenn er jemanden im Ausland beschäftigt, sicherstellen, dass die dortigen Mindestvoraussetzungen für Arbeitnehmer – wie beispielsweise der Mindestlohn und Urlaubsanspruch – eingehalten werden. Dafür muss der Personaler den Arbeitnehmer in den jeweiligen Staaten anmelden. Auch hier spielt die Aufenthaltsdauer eine ausschlaggebende Rolle.

Was ist, wenn in dem Land politische Unruhen herrschen?

Der Arbeitgeber hat gegenüber dem Arbeitnehmer eine Fürsorgepflicht. Deshalb muss HR bestmöglich dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer im Ausland sicher ist. Maßnahmen dafür hängen vom Zielland ab. Will ein Beschäftigter beispielsweise in Südafrika arbeiten, muss ich sie oder ihn auf die Gegebenheiten vor Ort vorbereiten und in einer sicheren Region unterbringen oder einen Leibwächter organisieren.

Welche Tipps haben Sie für Personaler, um sich in diesem komplexen Themenfeld zurechtzufinden?

Wenden Sie sich an einen Experten. Auf der Firmenkundenseite der Techniker Krankenkasse gibt es eine Länderübersicht mit wichtigen Informationen und auch weiterführende Links, über die man zu mehr Hinweise zu einzelnen Ländern und den dortigen Regelungen gelangt. Und die wichtigste Sache: Informieren Sie Ihre Beschäftigten über die Komplexität des Themas und machen Sie Ihnen klar, dass sie nicht einfach so ohne große Planung vom Ausland aus für Sie arbeiten können. Wenn beide Seiten dazu bereit sind, treffen Sie eine schriftliche Vereinbarung. Überlegen Sie sich gut, ob Sie diesen Aufwand betreiben möchten. Für sehr wertvolle Mitarbeitenden – auch mit Blick auf den Fachkräftemangel – kann sich dies lohnen. Aber denken Sie an den Gleichbehandlungsgrundsatz. Wenn Sie das Homeoffice im Ausland einem Mitarbeitenden erlauben, müssen Sie dies auch den anderen genehmigen. Und sollte Sie erst später davon erfahren, dass ein Beschäftigter Ihres Unternehmens vom Homeoffice im Ausland aus arbeitet, führen Sie die Prozedur im Nachhinein durch – sonst können hohe Geldstrafen folgen.

 

Mehr zum Thema Homeoffice im Ausland hat Herr Heidenreich in unserem Podcast mit der Techniker Krankenkasse erzählt. Hier hören Sie mehr. 

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Diversity, Gleichberechtigung und Work-Life-Balance.