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Scale-up Doctolib verschenkt Unternehmensanteile an Mitarbeitende

Ein Mitarbeiterbeteiligungsprogramm zu implementieren, von dem Beschäftigte wirklich profitieren und das sie annehmen, ist kompliziert. Das hat auch das Doctolib-Team rund um Geschäftsführer Nikolay Kolev erfahren, als das Scale-up kürzlich ein Shareholder-Programm für Mitarbeitende eingeführt hat. Denn aus steuerrechtlicher, wirtschaftlicher sowie kommunikativer Sicht muss einiges beachtet werden.

Davon absehen, Mitarbeitende zu Aktionärinnen und Aktionären zu machen, wollte das Unternehmen, das ein Online-Tool für Terminbuchungen und telemedizinische Sprechstunden anbietet, dennoch nicht. Denn Teilhabe sei ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur – das solle sich auch monetär und durch die direkte Beteiligung der Beschäftigten am Unternehmenserfolg zeigen.

Wer länger da ist, kann mehr bekommen    

Im Detail sieht das Programm folgendermaßen aus: Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, der oder die unbefristet und aktiv bei Doctolib angestellt ist – das sind aktuell rund 2.500 – , bekommt vom Scale-up kostenfreie Aktienoptionen des Unternehmens geschenkt. Kein Abzug vom Gehalt oder keine Investition vonseiten der Beschäftigen ist für ihren Erhalt nötig. Das macht Doctolibs Beteiligungsprogramm zu einer Seltenheit: „Wir gehören damit zu den wenigen Unternehmen, die Anteile an alle Mitarbeitende verschenken – und zwar an alle und nicht nur an Führungskräfte und ausgewählte Beschäftigte“, sagt Kolev. Verpflichtend ist die Annahme von Anteilen nicht.

Die verschiedenen Anteiloptionen richten sich nach dem ESOP (Employee Stock Option Plan), erklärt Kolev, und können – im Idealfall gewinnbringend – veräußert werden, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eine bestimmte Zeit fürs Unternehmen gearbeitet hat. Sprich: mit steigender Dauer der Unternehmenszugehörigkeit und im Fall einer positiven Unternehmensentwicklung kann auch der     Wert der Anteile steigen.

Mitarbeitende können mit jeder verkauften Aktienoption durch die Differenz zwischen der aktuellen Bewertung einer Aktie und der Bewertung am Tag der Gewährung der Aktie verdienen. Von den Aktienoptionen profitieren die Mitarbeitenden nur, wenn sie diese verkaufen. Das geht zum Beispiel, wenn Doctolib oder ein bestehender Investor die Anteile von den Mitarbeitenden zurückkauft, diese das Unternehmen verlassen oder Doctolib an die Börse geht. Damit alles wasserdicht ist, hat sich das Unternehmen Hilfe von externen ESOP-Experten geholt. 

Das Problem mit den Steuern

Wie viel die Mitarbeitenden wirklich von der Unternehmensbeteiligung haben, wie hoch zum Beispiel der Gewinn für sie ist, hängt neben der Bewertung stark von steuerlichen Regelungen ab. Und diese können einem Arbeitgeber, der ein Beteiligungsprogramm aufsetzen möchte, schnell einen Strich durch die Rechnung machen: „Für nicht-börsen-gelistete Unternehmen ist es schwer, eine einfache und gezielte Mitarbeiterbeteiligung aufzusetzen“, sagt der Doctolib-Geschäftsführer. Denn die Anteile würden im Steuerrecht nicht als Kapitalertrag angesehen, sondern als Einkommen und auf letzteres fallen höhere Steuern an. Damit könnte ein Großteil des Anteils den Mitarbeitenden durch die Pflicht, entsprechende steuerliche Abgaben zu machen, wegfallen. Derzeit diskutieren Politiker, ob der Steuerfreibetrag erhöht werden soll. Doch wie hoch der neue Freibetrag sein soll, ist unklar.

Neben steuerlichen Bedenken sah sich Doctolib bei der Ein- und Durchführung des Beteiligungsprogramms auch bürokratischen Hürden gegenüber. „Für die Gewährung der Aktienoptionen sind drei Dokumente nötig: eins zum Erhalt der Aktienoptionen, eins, das die Regeln zum Zeitplan und dem Pricing der Aktienoptionen festlegt und eins mit dem Shareholder-Agreement“, sagt der Doctolib-Geschäftsführer.

Alle Dokumente müssen getreu den lokalen rechtlichen Vorgaben (wie sie in der ESOP stehen) angelegt und von den Mitarbeitenden, die Anteilseigner werden möchten, unterzeichnet werden. „Da alle unbefristeten Beschäftigten bei uns am Programm teilnehmen, mussten wir rund 2.500 digitale Unterschriften einsammeln“, erzählt Kolev. „Das ist ein großer bürokratischer Aufwand. Zum Glück haben wir eine ordentliche Rechts- und HR-Abteilung, die das stemmen konnten und natürlich auch mögliche wirtschaftliche Konsequenzen für uns als Unternehmen rauf- und runtergerechnet haben.“

Kommunikation ist essenziell

Damit das Mitarbeiterbeteiligungsprogramm nicht auch für die Beschäftigten zum gefährlich wirkenden Bürokratiemonster und einer zusätzlichen Bürde wird, galt es für Doctolib, so einfach und klar wie möglich zu kommunizieren, was dahinter steckt und was Mitarbeitende tun müssen, um von den Anteilen zu profitieren. Zur Einführung fand ein All-Hands-Meeting statt, bei dem die Geschäftsführung das Programm im Detail vorstellte und Fragen der Mitarbeitenden beantwortete. Seitdem finden zweimal pro Jahr All-Hands-Meetings für Anteilbesitzer und -besitzerinnen statt.

Zusammengefasste, aber auch detaillierte Informationen finden sich laut Kolev auch im Intranet, wo sie – wenn nötig – aktualisiert werden. Alleine schon wegen der Informationspflicht, die ein Unternehmen mit einem Beteiligungsprogramm gegenüber den Beschäftigten zum aktuellen wirtschaftlichen und rechtlichen Stand hat, sei dies nötig.

Ins Unternehmensleitbild einbetten

Doch nicht nur die Informationspflicht bringe Doctolib dazu, ausgiebig über das Programm zu kommunizieren. Vielmehr sollen mit dem Beteiligungsprogramm bestehende Unternehmenswerte untermauert werden. Kolev und sein Team wünschen sich, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Beteiligung am Unternehmenserfolg nicht nur als Finanzspritze, sondern als Ausdruck einer beteiligenden Unternehmenskultur wahrnehmen. Dafür müsse das Programm entsprechend kommunikativ ins Unternehmensleitbild eingegliedert werden. Bei Doctolib heißt das: die Werte „Serve“, „Care“, „Act“ und „Learn“ sollen betont werden, wenn es darum geht, den Nutzen des Beteiligungsprogramms auszudrücken. „Alle sollen am Erfolg partizipieren“, hieße der Slogan.

„Unser Ziel ist es, dass Mitarbeitende in wenigen Jahren drei- bis viermal ihr Jahresgehalt generieren“, sagt Kolev. „Und sich noch mehr als Teil des Unternehmens fühlen.“ Wie viel Geld Doctolib selbst mit dem Programm verloren geht, will das Scale-up nicht verraten. Nur so viel: „Für uns ist es eine gute Investition in die Mitarbeitenden.“

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Diversity, Gleichberechtigung und Work-Life-Balance.