Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

Wie effizient ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland?

Komplizierte Gesetzgebung und Überforderung mit dem Datenmanagement: Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse laufen in vielen Unternehmen nicht so rund, wie sie es könnten. Wo liegen die größten Pain Points? SD Worx, ein europäischer Anbieter für Personaldienstleistungen, hat untersucht, wie Unternehmen in Europa die Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung gestalten, wie effizient diese sind und welche Herausforderungen es gibt. Für den aktuellen Payroll Proficiency Index wurden 1.500 Unternehmen aus 16 Ländern befragt, davon 286 in Deutschland. An der Studie nahmen CEOs, CFOs sowie Leiter und Leiterinnen aus den Bereichen Personal, Finanzen, Gehaltsabrechnung und Lohnbuchhaltung teil.

Die Studie hat sechs Faktoren ermittelt, die sich darauf auswirken, wie reibungslos und effizient die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den Unternehmen umgesetzt wird: Gesetzgebung, Technologie, Vergütung, eigenes Fachwissen, Personalbestand und externe Partner. Die Analyse zeigt, dass Deutschland bei der Payroll Proficiency mit rund 64 Punkten auf dem drittletzten Platz landet. An der Spitze liegen Polen mit 72 Punkten, gefolgt von Norwegen (71 Punkte) und Spanien (70 Punkte). Schlechter als Deutschland schneiden nur Dänemark und Frankreich mit jeweils rund 63 Punkten ab.

Deutsches Steuersystem größte Herausforderung

Schlüsselfaktor Nummer eins, der hierzulande eine reibungslose Umsetzung der Lohn– und Gehaltsabrechnung erschwert, ist die Sozialgesetzgebung, gefolgt von der Vielfalt der an der Abwicklung beteiligten Gesetzgebungsorgane und Behörden und der Komplexität der Regelungen zu den Gehaltsbestandteilen. Knapp zwei Drittel (64 Prozent) der Unternehmen sagen, dass das komplexe Steuersystem eine der fünf größten Herausforderungen darstellt. Für fast drei von zehn Befragten (28 Prozent) wirkt sich die Gesetzgebung sogar negativ auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus.

Damit liegt Deutschland auf Platz elf im Ranking; noch schlechter schneiden die Schweiz (29 Prozent), Kroatien (31 Prozent), Österreich (32 Prozent), Frankreich und Belgien (je 42 Prozent) ab. Weitere Hürden in Deutschland sind für die Befragten, dass sich die Sozialversicherungsregelungen und das Arbeitsrecht nur langsam ändern (52 Prozent), die Zahl der Ausnahmen und Sonderregelungen in verschiedenen Bereichen (51 Prozent), die Komplexität der Vorschriften für Lohn- und Gehaltskomponenten (49 Prozent) und die Sozialversicherung als solche (45 Prozent).

Außerdem gibt es weitere Hürden, die die Bewältigung administrativer Aufgaben erschweren. So gibt fast die Hälfte der Befragten (47 Prozent) die Durchführung nachträglicher Kontrollen, Korrekturen und Berechnungen mit Rückwirkung als problematisch an. Für 40 Prozent ist die Aufgabe, die Entwicklung der Gesetzgebung proaktiv unter dem Aspekt der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beobachten, ein Hindernis und für 38 Prozent gehören die Kontrollen vor der Datenverarbeitung und anschließenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu den Hürden.

Datenmanagement für gut ein Drittel der Unternehmen problematisch

Die Studie zeigt, dass unabhängig von komplexen Gesetzesvorgaben auch das Datenmanagement selbst für viele Unternehmen problematisch ist. So sagt gut jeder dritte Befragte (36 Prozent), es sei eine große Herausforderung, Daten zu erfassen, alle Quellen zu nutzen und zu integrieren. Ebenfalls rund 36 Prozent geben an, dass sie mit der Datenverarbeitung und anschließenden Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst kämpfen müssen. Insofern erstaunt es nicht, dass knapp die Hälfte der HR-Verantwortlichen der Meinung ist, dass der Zugang zu speziellem Wissen und Know-how im Abrechnungsbereich die Gehaltsabrechnung erleichtert.

Technologie vereinfacht Aufwand

Die Technologie ist einer der Schlüsselfaktoren für eine effiziente Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. 41 Prozent der deutschen Unternehmen sind der Meinung, dass der Einsatz von Technologie dabei hilft, den Aufwand für alle Aufgaben zu verringern. Bislang setzt knapp ein Drittel der deutschen Unternehmen (29 Prozent) ausschließlich auf die Cloud für Aufgaben rund um Lohn und Gehalt. Sieben europäische Länder liegen über dem deutschen Anteil, wobei die Niederlande mit 44 Prozent an der Spitze liegen. Dagegen sind Spanien und Polen mit je 19 Prozent am zurückhaltendsten, was den Einsatz einer Cloud angeht. Von den hiesigen Betrieben verwenden rund acht Prozent eine Kombination aus Cloud- und On-Premise-Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, während 35 Prozent und damit die Mehrheit ausschließlich bei der lokalen Nutzung bleiben.

Gut jedes zweite Unternehmen setzt auf externe Payroll-Partner

Mehr als jedes zweite deutsche Unternehmen lagert seine Lohnabrechnung an einen externen Partner aus. Alle befragten Leiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung sagen, dass die Abwicklung der Buchhaltung und die Berichterstattung an das Rechnungswesen durch einen kompetenten Partner vereinfacht werden. Dies bestätigen auch 88 Prozent der CFOs, 77 Prozent der CEOs und 70 Prozent der HR-Verantwortlichen. Darüber hinaus sind etwa drei Viertel (73 Prozent) der Unternehmen sicher, dass es mit einem kompetenten Payroll-Partner einfacher wird, die Gesetzgebung und deren Umsetzung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung vorausschauend zu überwachen.

Ute Wolter ist freie Mitarbeiterin der Personalwirtschaft in Freiburg und verfasst regelmäßig News, Artikel und Interviews für die Webseite.