Im November 2025 hat eine Expertenkommission ihren Abschlussbericht zur bürokratiearmen Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vorgelegt. Zwei Ziele sind der Kommission besonders wichtig: Zum einen muss die Umsetzung wirksam für die Beschäftigten sein, zum anderen aufwandsarm für die Arbeitgeber – ein Spannungsfeld. Dr. Laura Krings, Rechtsanwältin und Partnerin bei Grant Thornton, empfiehlt Unternehmen, nicht nur den erhöhten bürokratischen Aufwand durch das neue Gesetz, sondern auch seine positiven Aspekte zu sehen.
COMP & BEN: Frau Dr. Krings, fassen Sie einmal kurz zusammen: Was sind die wesentlichen Änderungen, die auf Unternehmen durch die EU-Entgelttransparenzrichtlinie zukommen?
Laura Krings: Es wird umfassende Änderungen in Kernbereichen der Personalarbeit geben. Besonders betroffen sind Bewerbungsverfahren, Informations- und Auskunftsrechte der Mitarbeitenden und Berichtspflichten. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird es daneben Erleichterungen bei der Durchsetzung ihrer Rechte geben. Zudem sind Sanktionen vorgesehen, wenn Unternehmen den neuen Pflichten nicht nachkommen. Auch wenn die Richtlinie noch in nationales Recht umgesetzt werden muss, ist sie in vielen Bereichen bereits recht konkret.
Wie sehen die neuen Berichtspflichten für Unternehmen aus?
Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden müssen künftig einen Entgelttransparenzbericht vorlegen. Dieser wird nicht wie bisher nur die Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung beschreiben, sondern den Gender-Pay-Gap und die Durchschnittsentgelte ausweisen. Ab 150 Mitarbeitenden wird diese Pflicht bereits für das Jahr 2026 relevant, mit einer Abgabefrist im Sommer 2027.
Was passiert, wenn der Gender-Pay-Gap über fünf Prozent liegt?
Wenn der Gender-Pay-Gap größer als fünf Prozent ausfällt, muss das Unternehmen entweder eine objektive und geschlechtsneutrale Rechtfertigung liefern oder Maßnahmen ergreifen, um den Entgeltunterschied zu beseitigen. In der Praxis wird dies nicht selten eine Gehaltserhöhung zur Folge haben, aber auch das Einfrieren von Gehältern oder sogar Gehaltskürzungen könnten mögliche Maßnahmen sein. Die Kommission regt in ihrem Abschlussbericht an, dass hierauf jedenfalls in der Gesetzesbegründung hingewiesen werden sollte und gegebenenfalls im Gesetz selbst Voraussetzungen klargestellt werden.
Gehaltskürzungen dürften vermutlich schwierig umzusetzen sein.
Die Richtlinie gibt keine konkreten Vorgaben für die Art der Maßnahme. Also ist theoretisch eine Gehaltskürzung möglich. Aber ein Unternehmen muss schauen, was sich arbeitsvertraglich umsetzen lässt. Eine Reduktion ist nach aktueller Rechtslage arbeitsvertraglich einseitig nicht umsetzbar – und käme wohl auch bei dem jeweiligen Mitarbeitenden nicht gut an.
Wie können Unternehmen denn künftig Entgeltunterschiede rechtfertigen?
Die Richtlinie nennt dafür vier Kriterien: Kompetenz, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Es können daneben aber auch weitere objektive Kriterien berücksichtigt werden. Wenn es zum Beispiel zwei Sachbearbeiterinnen gibt, die den gleichen Job machen, aber eine von ihnen verdient 300 Euro mehr als die andere, weil sie eine längere Betriebszugehörigkeit hat, kann dies als gerechtfertigt angesehen werden. Es geht also darum, dass Unternehmen nachweisen, dass vorhandene Gehaltsunterschiede objektiv und geschlechtsneutral begründet sind.
Die vier Kriterien klingen wie ein Rechtfertigungskatalog.
Ja. Es ist sogar zu erwarten, dass das nationale Gesetz eine Art Rechtfertigungskatalog enthält. Das kennen wir bereits aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Ein solcher Katalog ist durchaus sinnvoll und könnte dazu beitragen, die Bürokratie zu verringern. Er könnte Unternehmen Sicherheit geben und helfen, Streitigkeiten zu vermeiden.
Mit welchen Sanktionen müssen Unternehmen rechnen, wenn sie die neuen Vorgaben nicht einhalten sollten?
Sanktionen werden in jedem Fall Geldbußen sein. Über deren Höhe gibt es keine Aussage in der Richtlinie. Es sollen Bußgelder sein, die effektiv sind und abschreckend. Auch der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen ist möglich und in der Richtlinie angelegt. Da müssen wir schauen, was der nationale Gesetzgeber daraus macht. Sicher ist: Es wird eine Beweislastumkehr eingeführt. Das heißt, künftig muss der Arbeitgeber nachweisen, dass Entgeltunterschiede gerechtfertigt sind und nicht auf geschlechterspezifischer Diskriminierung beruhen. In einer rechtlichen Auseinandersetzung muss also der Arbeitgeber den Nachweis erbringen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
Ist auch damit zu rechnen, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Nachforderungen für die vergangenen Jahre stellen werden?
Auszuschließen ist das nicht, Arbeitnehmer müssen den Anspruch aber auch nachweisen können. Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, sicherzustellen, dass Ansprüche wegen Verstoßes gegen den Grundsatz gleichen Entgelts mindestens drei Jahre rückwirkend geltend gemacht werden können. Dies ergibt sich aus Artikel 21 der Richtlinie, der ausdrücklich verbietet, kürzere Verjährungs- oder Ausschlussfristen vorzusehen.
Die Kommission hat unter anderem über Erleichterungen für tarifgebundene Unternehmen diskutiert. Wie ordnen Sie das ein?
Ja, tarifgebundene Unternehmen könnten von einigen Erleichterungen profitieren, vor allem im Hinblick auf das Auskunftsrecht der Mitarbeitenden. Wenn Unternehmen nachweisen, dass sie Tarifverträge anwenden, könnte eine Angemessenheitsvermutung gelten. Das bedeutet, dass nicht jedes Unternehmen im Detail nachweisen müsste, dass keine Diskriminierung beim Entgelt vorliegt, solange es die Tarifverträge einhält. Es gibt jedoch auch Stimmen, die sagen, dass solche Erleichterungen europarechtswidrig sein könnten.
Was raten Sie Unternehmen, die jetzt noch nicht vorbereitet sind?
Ein später Start entbindet nicht von der Umsetzung – handeln Sie jetzt. Wichtig ist, sofort anzufangen, da wir schon wissen, was ab Juni 2026 gelten wird. Ist ein Betriebsrat vorhanden, sind dessen Mitbestimmungsrechte zu beachten, was den Zeitplan in aller Regel noch einmal anspruchsvoller macht.
Und wie können Unternehmen vorgehen?
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche Daten habe ich, wie sind sie strukturiert, und wo liegen möglicherweise Schwächen oder Lücken? Gerade in mittelständischen Unternehmen gibt es oft historisch gewachsene Gehaltsstrukturen, die nicht immer transparent oder standardisiert sind. Anschließend ist ein strukturiertes, klar dokumentiertes Job- und Grading-Framework einzuführen oder ein bestehendes gegebenenfalls zu aktualisieren. Hierbei müssen Unternehmen die Arbeitnehmervertretung einbeziehen, sofern sie eine haben. Danach müssen sie sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse so aufgestellt sind, dass sie die neuen Pflichten effizient und automatisiert umsetzen können.
Künftig muss der Arbeitgeber nachweisen, dass Entgeltunterschiede gerechtfertigt sind und nicht auf geschlechtsspezifischer Diskriminierung beruhen.
Hat das Gesetz trotz des höheren bürokratischen Aufwands auch positive Aspekte für Unternehmen?
Auf jeden Fall. Der Grundsatz des Gesetzes ist: Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit. Eine transparente und faire Entlohnung stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und reduziert Konflikte. Hierüber gibt es zahlreiche Studien. Wenn Unternehmen die Richtlinie richtig umsetzen, kann sie zu mehr Fairness, Transparenz und Gleichberechtigung führen. Das stärkt das Employer Branding und fördert die Mitarbeitendenbindung, insbesondere bei jungen Talenten, die zunehmend Wert auf Gehaltstransparenz legen. Unternehmen, die transparent sind, können sich als attraktive Arbeitgeber positionieren. Zudem kann sich die Umsetzung positiv auf das ESG-Profil eines Unternehmens auswirken, und zwar im sozialen Bereich, da gleiche Entgelte als sozial verantwortlich angesehen werden. Ich möchte Unternehmen daher dazu ermutigen, die Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie nicht nur als bürokratische Last zu sehen, sondern auch als Chance, ihre Unternehmenskultur zu verbessern.
Gehen Sie davon aus, dass die Entgelttransparenzrichtlinie tatsächlich im Juni 2026 in nationales Recht gegossen sein wird?
Das hängt eng mit dem Referentenentwurf zusammen, der für Anfang dieses Jahres angekündigt ist. Bisher liegt er noch nicht vor. Je später er kommt, desto schwieriger wird es sein, die Deadline Juni zu halten.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersvorsorge. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das Magazin "Comp & Ben". Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.
