Stellen Sie sich vor: Ihre HR-Abteilung verwaltet Gehaltsdaten in unzähligen Excel-Tabellen. Diese sind weder einheitlich gepflegt noch miteinander verknüpft. Eine systematische Analyse auf Lohnlücken nach Geschlecht, Herkunft oder Alter, so wie Sie es nach den Vorgaben der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vorlegen können müssten, ist so kaum möglich.
Zudem häufen sich Anfragen Ihrer Mitarbeiterinnen, da diese vermuten, dass sie im Vergleich zu männlichen Kollegen in vergleichbaren Positionen schlechter bezahlt werden. Was könnten Sie in dieser Situation tun? Wie können Sie Gehaltsdaten strukturieren und mögliche Gehaltsunterschiede identifizieren?
Bei diesem Prozess kann Ihnen eine Pay-Equity-Software helfen. Sie könnte nicht nur die Gehaltsdaten analysieren, sondern auch gewährleisten, dass Sie die gesetzlichen Berichtspflichten automatisiert erfüllen. Gleichzeitig könnte sie Ihnen durch die Analyse helfen, das Vertrauen der Belegschaft durch mehr Transparenz zurückzugewinnen. Doch hierbei gibt es einiges zu beachten.
Pay-Equity-Software auswählen: Drei Kernkriterien – bedienbar, bezahlbar, integrierbar
Zunächst ist die Wahl der passenden Pay-Equity-Software in einem unübersichtlichen Markt nicht einfach. „Sie sollten darauf achten, dass drei Kernmerkmale erfüllt sind“, rät Philipp Schuch, Gründer und Geschäftsführer des Softwareunternehmens QPM Quality Personnel Management. Er sagt: „Gute Software zeichnet aus, dass sie bedienbar, bezahlbar und integrierbar ist.“
Gerade die Integrierbarkeit in andere IT-Systeme ist wichtig, denn, falls Sie bereits eine HR-Software benutzen, müssen beide Systeme miteinander verknüpft werden. Bei der Systemintegration habe sich in den vergangenen Jahren viel getan, sagt Schuch: „Wenn wir die Integration in das IT-System anschauen, ist es heute ziemlich selbstverständlich, dass man sich mit vertretbarem Aufwand zuverlässig mit einem anderen System verbinden kann.“
Stefan Würz, Senior Principal vom Beratungsunternehmen Mercer Deutschland, ist in dieser Hinsicht etwas skeptischer. Er warnt vor übertriebenen Erwartungen: „Nach meiner Erfahrung haben Unternehmen nach wie vor große Schwierigkeiten, aus den vorhandenen verschiedenen Datenquellen die erforderlichen Informationen in einem System zusammenzuführen.“ Aus seiner Sicht gelinge es nicht immer, die Schnittstellen gut zu bedienen, weil Daten unterschiedlich erfasst wurden oder Payroll-Systeme nur begrenzte Schnittstellen haben. Das erschwere den Austausch mit IT-Tools und müsse somit bei der Auswahl von Software geprüft werden.
Einen weiteren Aspekt, den Softwarenutzer und -nutzerinnen beachten sollten, nennt Michael Kind, Director beim Beratungshaus Kienbaum Consultants International: „Ich halte Modularität für wichtig, denn nicht jeder braucht alles.“ Damit meint er, dass sich User aus einem Gesamtsoftwarepaket nur die Module heraussuchen können sollten, die sie benötigen. „Wenn die einzelnen Komponenten gut integriert sind und gut miteinander kommunizieren, kann ich mir jeweils den besten Anbieter heraussuchen. Das ist heute technisch machbar“, so der Berater.
Datenlage in der Vergütung: Das unterschätzte Problem vor jeder Software-Einführung
Doch bevor ein Unternehmen überhaupt ein Tool oder Module nutzen kann, muss es seine eigene Datenlage analysieren. Würz schildert die Realität vieler Unternehmen: „Es gibt tatsächlich Großunternehmen, die immer noch eine Exceltabelle pflegen, weil diese flexibel ist.“ Für zeitgemäß hält er das keinesfalls. Er empfiehlt daher: „Schauen Sie Ihre Datenlage an, prüfen Sie, welche Daten verfügbar sind und wie sauber diese erfasst sind, bevor Sie ein Tool auswählen.“ Ansonsten könne auch das beste Tool nicht helfen.
Schuch kennt aus seiner Beratungspraxis auch Unternehmen, die zwar zentrale HR-Systeme haben, diese dennoch nur einen Ausschnitt der Vergütungsdaten abbilden: „Auch in großen Systemen sind mitunter nur das Grund- und das Zielgehalt, nicht aber das Istgehalt oder Nebenleistungen erfasst.
Darüber hinaus gebe es eine weitere Lücke, die Unternehmen zuerst beheben sollten, bevor sie eine Software nutzen, so Kind: „In den Köpfen von HR und HR-Controllern steckt viel Wissen. Einiges davon ist nirgendwo aufgeschrieben.“
So wissen Personalfachleute beispielsweise, warum jemand vor Langem ein überdurchschnittliches Einstiegsgehalt bekommen hat, welche Benchmarks aus Vergütungsstudien auf das eigene Unternehmen tatsächlich zutreffen oder auch dass zwei formal gleiche Jobtitel in verschiedenen Abteilungen faktisch unterschiedliche Verantwortungen haben.
Aus den Daten ersichtlich ist dieses Wissen häufig nicht. HR muss es daher vor der Einführung eines Tools manuell erfassen. Nur so entsteht eine solide Datenbasis, auf der das Tool ansetzen kann.
Welches Pay-Equity-Tool passt zu meinem Unternehmen? So treffen HR-Teams die richtige Entscheidung
Doch wie können Unternehmen nun das richtige Tool für sich finden? Ein Geheimrezept dafür nennen die Berater nicht, geben aber ein paar Entscheidungshilfen mit an die Hand. „Ich glaube nicht, dass es die drei goldenen Tipps oder den Entscheidungsbaum gibt, mit dem ich automatisch das passende Tool finde“, stellt Kind fest. Vielmehr müssten sich die Nutzenden mit ihrer Ist-Situation auseinandersetzen und sich klar werden, welche Soll-Situation sie erreichen möchten.
Wichtig sei es zudem, so Schuch, die technischen Rahmenbedingungen zu klären, beispielsweise an welchem Standort das Tool eingesetzt werden soll. Schließlich muss das Tool die jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen.
Wichtig ist auch, dass HR und die Vergütungsexperten sowie -expertinnen nicht allein gelassen werden, wenn sie eine Pay-Equity-Software einsetzen möchten. Würz betont: „Das Ergebnis hängt entscheidend davon ab, dass die Personen in HR und Vergütung den Rückhalt insbesondere der Geschäftsführung haben und die Ressourcen bekommen, sich mit dem Thema auseinandersetzen zu können.“
Marktanbieter oder Eigenentwicklung: Was Unternehmen bei der Wahl ihrer Vergütungssoftware abwägen sollten
Bei der Auswahl der Tools können Unternehmen auf ein breites Marktangebot zurückgreifen. Es gibt mittlerweile viele etablierte, aber auch neuere Anbieter. „Anbieter aus dem europäischen Raum sind oft etwas preisgünstiger als aus dem US-amerikanischen Raum“, stellt Schuch fest. Aus Sicht der Berater kann es sinnvoll sein, auf die Modelle etablierter Softwareanbieter zurückzugreifen, da diese viel Erfahrung im Markt haben, Stellenbewertungsmethoden gut einschätzen können und somit Bewertungsmaßstäbe im Kontext der Entgelttransparenzrichtlinie abbilden können.
Doch auch neue Marktteilnehmer bieten Software an, die für manch ein Unternehmen eine passende Option sein kann. Schließlich sei es keine „Raketenwissenschaft“, ein Tool zu entwickeln, wie Würz veranschaulicht. Zudem können neue Marktteilnehmer mitunter mit ihrer Agilität punkten. Kind ergänzt: „Es kommt auch auf den Risikoappetit eines Unternehmens an, ob es einen neuen Marktteilnehmer in Erwägung zieht oder lieber ein etabliertes Tool auswählt.“
Eine weitere Option kann sein, sich ein eigenes Modell zu bauen. Dabei sollten die Unternehmen den Aufwand jedoch nicht unterschätzen: „Wir sehen bei Kunden, die ein eigenes Modell entwickeln, immer wieder, dass sie erst spät bemerken, wie viele Dimensionen und welche Komplexität da drinstecken“, stellt Würz fest.
Für welche Option sich Unternehmen auch entscheiden, wichtig ist zu prüfen, dass das Tool den Datenschutzanforderungen entspricht, denn – da sind sich die drei Experten einig – Datenschutz habe insbesondere in einem so sensiblen Bereich wie der Vergütung eine große Bedeutung.
Equal Pay als Change-Projekt: Warum Pay-Equity-Software nur mit Kommunikationsstrategie funktioniert
Auch Einigkeit herrscht darin, dass die Einführung eines Pay-Equity-Tools ein Change-Projekt ist, das kommunikativ begleitet werden muss. Unternehmen brauchen dafür eine gute Kommunikationsstrategie, da bei Themen rund um Gehalt schnell Misstrauen in der Mitarbeiterschaft aufkommen kann. Dabei kann auch die Unterstützung durch einen externen Berater oder eine externe Beraterin sinnvoll sein. Er oder sie kann den Prozess mit einem Außenblick ergänzen und, wie Würz sagt, kann „ein externer Berater einer Geschäftsführung möglicherweise Dinge sagen, die man intern besser nicht aussprechen sollte“.
Fazit: Saubere Daten, klare Governance – die Auswahl von Pay-Equity-Software ist Chefsache
Das Fazit: Bei der Auswahl eines Pay-Equity-Tools sollten Unternehmen sorgfältig vorgehen. Saubere Daten, eine belastbare Stellenbewertung und klare interne Governance bilden die Grundlage, auf der Analysetools aufbauen sollten. Für Vergütungsverantwortliche gilt daher: Die Auswahl des Pay-Equity-Tools ist eine strategische Entscheidung. Doch, wie Würz betont, sind solche Tools kein Selbstläufer: „Allein das Tool hilft nicht, egal, wie gut es ist. Unternehmen brauchen auch ein Verständnis dafür, wie die Organisation funktioniert und wie und weshalb dann damit zusammenhängende (Vergütungs-)Entscheidungen getroffen werden.“
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersvorsorge. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das Magazin "Comp & Ben". Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.
