Round Table Zeit & Zutritt: Warten auf den Gesetzgeber

Seit das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden hat, dass die Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit der Mitarbeitenden verpflichtend ist, ist die Verunsicherung in vielen Unternehmen groß. Der Grund: das Gesetz ist zwar seit dem Urteil unmittelbar rechtsgültig, doch es gibt noch keinen offiziellen Text dazu im Arbeitsschutzgesetz.

Auf Anfrage erklärte eine Sprecherin des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), dass es eine Frist für die gesetzliche Ausgestaltung der Aufzeichnungspflicht nicht gebe. Bundesminister Hubertus Heil habe zwar im Frühjahr 2023 einen Vorschlag zur gesetzlichen Ausgestaltung der Aufzeichnungspflicht vorgelegt, doch der befinde sich „im regierungsinternen Abstimmungsprozess“. Wie lange der dauere, konnte man seitens des BMAS allerdings nicht sagen.

Welche Auswirkungen das Fehlen dieser Vorschrift möglicherweise auf die Nachfrage der Kunden und auf das Geschäft der Branche hat, führte zu einem lebhaften Austausch unter den Teilnehmenden der Runde. „Nach unserer Erfahrung verhalten sich die Kunden im Hinblick auf das Thema Arbeitszeiterfassung eher abwartend und äußerst unsicher“, weiß GFOS-Geschäftsführerin Gunda Cassens-Röhrig. Es sei zwar klar, dass die einschlägigen Urteile im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung verbindlich seien. Dennoch gebe es weiterhin zahlreiche Kunden, die nach wie vor mit Vertrauensarbeitszeit oder Negativ-Zeiterfassung arbeiten. Man gebe den Kunden deshalb immer wieder die Info, dass das nicht richtig sei und dass sie das eigentlich nicht dürften.

Notwendige Digitalisierung

„Eigentlicher Treiber für die Arbeitszeiterfassung ist eher die dringende Notwendigkeit einer Digitalisierung und Automatisierung“, ergänzt die GFOS-Geschäftsführerin. Sie verweist dabei auf die Mitarbeitervertretungen, die häufig mit Nachdruck von der Geschäftsführung eine nachvollziehbare digitale Zeiterfassung forderten. „Deshalb beziehen wir die Mitarbeitervertretungen immer sehr frühzeitig in die Projekte mit ein, damit eine Projekteinführung oder -auswahl sehr transparent stattfindet.“

Rainer Füess, Vice President Marketing & Partner und Mitglied des Managementboards bei tisoware, ergänzt: „Die Nachfrage könnte sicherlich noch besser sein, wenn die Gesetzeslage klarer wäre. Auf der anderen Seite haben daraufhin im vergangenen Jahr einige kleinere und mittlere Unternehmen die Chance ergriffen und eine digitale Zeiterfassung eingeführt.“ Diese Diskussion habe das ganze Thema schon angeregt, meint er. Er habe allerdings den Eindruck, dass es ein Stück weit wieder eingeschlafen sei.

Allerdings waren sich die Teilnehmenden einig, dass neben der Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit auch die Notwendigkeit bestehe, überhaupt etwas im Hinblick auf die Zeiterfassung zu tun. In vielen Fällen fordere auch die Mitarbeitervertretung eine nachvollziehbare, transparente digitale Lösung ein. Und, last but not least: Die Dokumentation der erbrachten Arbeitszeit sollte gerade in Zeiten von Homeoffice und Remote Work zum Schutz vor Selbstausbeutung im Interesse des Arbeitnehmenden liegen.

Sicherheit überall gewährleisten

Mittlerweile gehört die Cloud in vielen Unternehmen zum Standard. In KMU sind es tendenziell die jüngeren Mitarbeitenden, die die Cloud bevorzugen. Oft ist das auch dem Fachkräftemangel geschuldet, weil die kleineren Unternehmen nicht mehr über die Manpower verfügen, eine eigene IT-Infrastruktur zu betreiben.

Beim Einstieg in die Cloud unterscheidet Daniel Berning, Leiter des Produktmanagements bei PCS, nach Unternehmensgrößen. Es gehe dabei auch um die Frage der Perspektive und des Fachkräftemangels. „Ein Großunternehmen hat vielleicht mehrere Mitarbeitende, die sich über einen längeren Zeitraum mit dem Thema beschäftigen können, während es in einem kleinen Unternehmen vielleicht nur eine Person gibt, die das Projekt erfolgreich umsetzen muss.“ Diese eine Person bevorzuge dann eher eine Lösung mit vielen Standardkomponenten und möglichst eine Verlagerung eines großen Teils der Verantwortung auf den Dienstleister. Das spreche für die Cloud-Lösung. Allerdings würden auch große Firmen eine Cloud-Strategie fahren.

Er verweist als Beispiel auf SAP, die eine Cloud-Strategie sowohl für ihre Kunden als auch intern bevorzugen würden. „Es gibt auch weiterhin Firmen, die nach On-Premise-Produkten fragen, oder nach Lösungen, die in einer eigenen Cloud Infrastruktur funktionieren“, erläutert er. „Allerdings ist der Trend klar: es geht weiter in Richtung Cloud.“

Unabhängig von der Cloud: je mehr externe Datenquellen in die Zeiterfassung eingebunden sind, desto größer ist die Gefahr von Cyberangriffen. Zu den unterschiedlichen Anforderungen in diesem Umfeld sagt Daniel Bering: „Beim Thema Cybersicherheit sehe ich einmal das Risiko von Cyberangriffen. Andererseits geht es um das Bedürfnis, sehr Vieles remote zu machen, zum Beispiel aus dem Homeoffice heraus. Wir müssen uns einfach bewusst sein, dass mit jedem Gerät, das man über das Web erreichbar macht, die Angriffsfläche und somit das Risiko steigt. Da stellt sich die Frage, wer die Verantwortung übernimmt, das entsprechend abzusichern: Hersteller, Kunde oder Dienstleister?“ Ein guter Hersteller sorge selbstverständlich für bestmöglich sichere Produkte. Berning sieht aber auch die Kunden in der Verantwortung, ihre Erwartungshaltung ans Sicherheitsniveau in Bezug auf die Auswahl und Konfiguration der Produkte nach und nach anzuheben.

1 von 5

Unternehmen müssen Vorkehrungen treffen

Wolfgang Blender, Produktmanager Markt EAD (Electronic Access & Data) Online, Marketing Deutschland bei dormakaba, weist in diesem Zusammenhang auf das Thema „KRITIS“ (eine Rechtsverordnung zum Schutz kritischer Infrastrukturen) hin: „Da müssen alle Unternehmen Vorkehrungen treffen, einerseits gegen die Cyberattacken und andererseits für den physischen Schutz von außen, damit nur die Leute aufs Firmengelände kommen, die tatsächlich auch berechtigt sind. Und das fängt beim Zaun an, geht über das Drehkreuz, über die Anlage, die den Zugang zum Gebäude steuert, bis hin zu den Büros und ins Rechenzentrum. All diese Dinge müssen in einem System gemanagt werden.“ Deshalb sei es immer gut, wenn HR mit Security spreche, denn während der eine die Menschen einstelle, sorge der andere dafür, dass die Menschen, die im Unternehmen seien, auch nur dort reinkämen, wo sie Zugang hätten. Diesen Schutz könne man eben nur mit aktueller Hard- und Software erreichen.

Letztlich bleibt: wenn der Cloudanbieter nicht alle Sicherheitsaspekte abdecken kann, muss sich der Kunde selbst darum kümmern. Und das lässt sich nicht einfach mal nebenbei erledigen. Dafür müsse man, so Gunda Cassens-Röhrig, Experten beschäftigen, die das regelmäßig auch ganz gezielt untersuchen. Die haben viele Unternehmen nicht. Deshalb würden diese Unternehmen sich dann doch eher auf die Expertise der Anbieter verlassen.

Einen weiteren Aspekt, der im Rahmen einer Entscheidung in die Cloud zu gehen, eine Rolle spielt und ebenfalls einen Sicherheitsaspekt betrifft, spricht Rainer Füess an: „Beim Thema Cyberangriffe oder Bedrohungslage, die sich ja ständig verändert und steigt, stellen wir fest, dass viele Unternehmen sich mittlerweile einfach nicht mehr damit auseinandersetzen wollen oder können. Viele Kunden scheuen sich, die vielen Penetrationstests und Sicherheitskomponenten bei sich selbst einzuführen und das auch regelmäßig zu testen, um ihr Rechenzentrum abzusichern. An den bekannt gewordenen Cyberattacken sieht man ja immer wieder, dass diese Unternehmen und Organisationen zu wenige Vorkehrungen getroffen haben. Solche Vorkehrungen übernimmt dann der Cloud-Dienstleister.“

Statistik versus KI

Künstliche Intelligenz, und vor allem die sogenannte Generative Künstliche Intelligenz (GenAI) ist derzeit das alles bestimmende Thema – auch in HR. Die Zeiterfassung ist auf den ersten Blick kaum ein Kandidat, um mit KI schnellere oder bessere Resultate zu erzielen. Die Aufrechnung geleisteter Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und gegebenenfalls auch deren Verknüpfung mit tariflichen und anderen Vereinbarungen ist eher kein KI-Thema. Derlei Aufgaben können Computer schon lange zuverlässig erledigen.

Ähnlich sieht dies Gunda Cassens-Röhrig. Nach ihrer Ansicht werde bisweilen KI mit Statistik verwechselt: Man nutze zwar im eigenen Unternehmen Algorithmen der künstlichen Intelligenz. Doch das betreffe eher den Bereich der Bedarfsermittlung in Form von Planungsalgorithmen in der Personalbedarfsplanung, dem Forecast oder der Personaleinsatzplanung.

„Beim Thema Zeitwirtschaft sehe ich das genauso“, stimmt Robert Schüler seiner Kollegin zu. „Grundsätzlich gilt natürlich: Wo hört Statistik auf und wo beginnt KI?“ Wo KI aber gut einsetzbar wäre, sei zur Unterstützung der Kunden. Er nennt den Support, in dem KI die eigenen Mitarbeitenden dabei unterstützen kann, um beispielsweise schneller Lösungen für Kundenanfragen zu finden oder um zügiger Fehler analysieren zu können. „Stellen Sie sich vor, im Support stellt ein Kunde ein Ticket zu einem Modellierungsfehler ein oder die Software protokolliert einen Fehlerzustand. Der Supportmitarbeiter kann nun im internen System eine KI nutzen, die ihm den Fall bereits „voranalysiert“ und geprüft hat und die ihm eine mögliche weitere Vorgehensweise zur Erledigung des Tickets beziehungsweise des Fehlers anbietet.“ Das ermögliche eine wesentlich schnellere Bearbeitung von Support-Anfragen, so Schüler.

Geht es um Gebäudesicherheit, ist KI bereits im Einsatz. Und zwar im Bereich Videoüberwachung und dort speziell bei der Lokalisierung von sich illegal in bestimmten Bereichen aufhaltenden Personen. Laut Daniel Berning sammeln dabei Deep-Learning-Algorithmen Metadaten von Personen, die sich auf dem Betriebsgelände befinden und werten diese aus. Derlei Analysen von Metadaten und Vergleiche von Bildern unterstützten das Wachpersonal beispielsweise dabei, verdächtige Personen wesentlich schneller ausfindig zu machen, so Berning. Ein solches System ergänzt optimal das menschliche Auge und die menschliche Konzentrationsfähigkeit.

Nachhaltigkeit gefragt

Von der breiten Öffentlichkeit eher unbemerkt durchdringt neben der Digitalisierung eine zweite Transformation immer mehr Unternehmen: Es geht um „grüne Themen“ sowie um nachhaltigkeitsbezogenes Handeln in Unternehmen. Die Umsetzung dieser unter dem Begriff ESG (Environment Social Governance) subsummierten Maßnahmen sind vielseitig und bieten umfassende Ansatzpunkte im täglichen Geschäft, in der Produktentwicklung, eigentlich in allen Bereichen des unternehmerischen Handelns.

„Als dormakaba haben wir uns 30 ESG-Ziele gesetzt“, kommentiert Wolfgang Blender die Nachhaltigkeits-Bemühungen des Unternehmens. „Wir schauen beispielsweise auf den gesamten Lebenszyklus des Produkts. Da sind Plattformen statt Einzellösungen auch ein Thema. Aber auch die Materialauswahl, der Recycling-Anteil am Ende des Lebenszyklus, wie gut die Materialien trennbar sind, ob Menschenrechte bei Herstellung und Recycling eingehalten werden, dass mit Ökostrom produziert wird und mehr.“

„Wir haben klein angefangen und heute schaffen wir Transparenz, haben einen Nachhaltigkeitsbericht und Produktdeklarationen für unsere Kunden erstellt. Wir stellen fest, dass dieses Thema auch von den Kunden zunehmend nachgefragt wird.“ Zum Beispiel schauten die Unternehmen darauf, ob ein Terminal in einen Energiespar-Modus schalte oder nicht. „Es spart nicht wahnsinnig viel Energie, aber es ist einfach wichtig, dass man dieses Thema adressiert. Darauf schauen die Unternehmen schon, wenn sie vergleichen.“

Auch für Rainer Füess spielt die Digitalisierung im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung eine wichtige Rolle. Das bedeute zum unter anderem weg vom Papier und hin zu mehr Prozess-Optimierung, beispielsweise in Richtung EAU (Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Füess weiter: „Und dann haben wir noch das Thema, das wir zuvor bereits diskutierten: Cloud anstatt On-Premise-Lösungen. Man konsolidiert die Lösung in einem Rechenzentrum, das ressourcenschonend betrieben wird und in dem die Lösung entsprechend skalierbar ist mit weniger Ressourcen- und Strombedarf.“ Er glaubt, wenngleich die großen Rechenzentren auch viel Energie verbräuchten, sei Cloud-Computing ein Trend im Sinne von Nachhaltigkeit. Ein weiterer Aspekt sei das Thema Homeoffice: sie selbst und die Kunden könnten von zu Hause ausarbeiten und dadurch weniger Firmenfahrten oder Fahrten ins Büro durchführen. Und damit auch zu weniger CO2-Ausstoß und geringerer Verkehrsbelastung beitragen.

Es geht um weniger anstatt um mehr: so beispielsweise auch um einen sparsameren, effizienteren Umgang mit Daten und darum, nicht mehr alles auszudrucken, also weniger Papier zu verbrauchen. Der Kunde sollte auch deshalb bei der Digitalisierung unterstützt werden. Daniel Berning ergänzt: „Die Hardware sollte sowohl grundsätzlich abwärtskompatibel als auch skalierbar sein, um auch mit den Anforderungen mitwachsen und so lange wie möglich eingesetzt werden zu können. Im letzten Schritt geht es darum, dass man die Geräte möglichst einfach auseinanderschrauben und gut weiter verwerten kann. So ist unsere Produktphilosophie.“ „Wir haben dieses Thema mit unseren – meist auch mittelständischen – deutschen Lieferanten diskutiert.“ Für die seien Nachhaltigkeits-Themen ebenso wichtig, so Berning.

Kompetente HRler sind gefragt

Dass die Personalfunktion den Schuhen des Personalsachverwalters entwachsen ist, hat sie längst bewiesen. Zuletzt konnte HR das eindrucksvoll unter Beweis stellen, als Corona landesweite Shutdowns erzwang und Personalerinnen und Personaler sicherstellen mussten und konnten, dass die Mitarbeitenden dennoch weitestgehend vom Homeoffice aus weiterarbeiten konnten. Das Aufgabenspektrum von HRlern ist heute breiter denn je: Sie müssen strategisch denken, sind Coaches und Berater, Personalmanager, Planer, Projektspezialisten und mehr. So sitzen sie in der Regel mit am Tisch, wenn Zeiterfassungs- und Zutrittslösungen und in dem Zusammenhang auch Gebäudesicherungsmaßnahmen projektiert werden. Das erfordert grundsätzlich kompetente Ansprechpartner auf Seiten des Kunden – und zwar sowohl in HR als auch im Bereich Security und IT. Unabhängig von der Einbindung weiterer Stakeholder, beispielsweise dem Betriebs- oder Personalrat.

Auf die Frage, wie kompetent Personaler bei den Kunden als direkte Ansprechpartner bei der Umsetzung von Zeitwirtschafts- und Zutritts-Projekten sein sollten, antwortet Gunda Cassens-Röhrig: „Das hängt von der Unternehmensgröße und vom Aufbau ihrer HR-Abteilung ab. Weil, wie ich vorhin bereits sagte, viele Unternehmen Nachwuchsprobleme im HR-Bereich haben, kommen die Projektleiter oder Unterstützer manchmal auch aus dem IT-Bereich, dem Controlling oder aus anderen Bereichen. Allerdings brauchen wir HR immer als Partner mit im Boot, weil dort die Kompetenzen über die Betriebsvereinbarungen oder sonstige Regelungen zusammenlaufen. Selbst wenn das Doing – das tatsächliche Einführen, von anderen Personen durchgeführt wird.“ Weil man bei solchen Projekten in der Regel langfristige Partnerschaften mit den Kunden eingehe, sei es darüber hinaus immer vorteilhaft, wenn auf Kundenseite eine gewisse Kontinuität bei den Ansprechpartnern gegeben sei, ergänzt Cassens-Röhrig.

Optimalerweise kämen zwar, führt Daniel Berning aus, alle drei Fachabteilungen zum Einsatz. Allerdings befürchtet er, dass sich die Verantwortung für das Gesamtprojekt verwässern könne, wenn die auf alle drei Projektpartner verteilt werde. Seiner Ansicht nach müsse nach Außen eine einzige Person als „Sprachrohr nach Außen“ auftreten. Nur das sichere eine dauerhaft stabile Lösung für die Projektumsetzung. „Wir sind auch daran interessiert, dass unsere Systeme dauerhaft stabil, nachhaltig und sicher laufen. Regelmäßige Updates der Gebäude-Applikationen und auch aller Firmware auf den Endgeräten ist unerlässlich geworden, um ein hohes Schutzniveau sicherzustellen“, so Berning.

„An dieser Stelle müssen sich die IT-Abteilung und das Facility-Management abstimmen, wer sich dauerhaft darum kümmert und in der Verantwortung steht und ob diese Pflegearbeit outgesourct werden soll.“ Und dafür brauche man natürlich auf der Kundeseite ein Commitment, dass Budgets bereitstehen, um eine Systemwartung dauerhaft durchzuführen. Bei einer Gebäudeausrüstung müsse HR zwar nicht im Lead sein, ergänzt er noch. Wenn es aber um die Einführungsphase gerade bei einem Zeitwirtschaftssystem gehe, sieht er HR klar im Fahrersitz.

Auch hier gilt: in größeren Unternehmen stehen in der Regel eher die Spezialisten für bestimmte Aufgaben zur Verfügung als in kleineren. Heißt: In kleineren Unternehmen ist es gegebenenfalls nur ein Mitarbeitender als Ansprechpartner für ein Projekt. Andererseits, darin herrscht in der Runde Übereinstimmung, stehe man als Anbieter bei Bedarf den Kunden stets für beratend, auch für Prozessberatung und andere Fragen, unterstützend zur Seite.

Zukunftsperspektiven

Auch wenn Zeiterfassung in den meisten Unternehmen bereits stattfindet, gibt es dennoch zahlreiche vor allem kleinere Unternehmen, in denen die Arbeitszeiten noch nicht digitalisiert erfasst werden. Ähnlich sieht es bei der Zutrittskontrolle aus. Deshalb sehen die Teilnehmer hier noch einiges an Projektpotenzial. Beispielsweise ebenso in der Ablösung vor allem alter Hardware und dem Austausch von Insellösungen.

Alle in der Runde sind zuversichtlich, dass der Markt auf lange Sicht gute Wachstums-Chancen bereithält, auch wenn jede Prognose im Grunde genommen nicht mehr als ein Blick in die Glaskugel sein kann. Dennoch: Auf die Frage, wie sich der Markt seiner Meinung nach weiterentwickelt und welche Trends erkennbar seien, antwortet Wolfgang Blender: „Wir gehen davon aus, dass die Nachfrage nach der Veröffentlichung der endgültigen Fassung des Arbeitsschutzgesetzes nochmals zunehmen wird. Ebenso wird KRITIS für unsere Branche ein Booster werden und wir sehen viel Potenzial auch in der Erneuerung bestehender Systeme, die ins Alter gekommen sind.“

Robert Schüler ergänzt: „Aus Zeitwirtschafts-Sicht ist es für uns immer spannend, dass Kunden am Anfang des Verkaufsprozesses erwarten, dass natürlich die komplette Zeitwirtschaft und alle Regeln bereits im System sind. Und im Projekt merkt der Kunde dann, dass man im eigenen Unternehmen die Zeitwirtschaftsregeln, den Tarifvertrag und andere Vereinbarungen dann vielleicht doch ganz anders interpretiert als das vielleicht andere Unternehmen tun.“

Am Anfang eines Projekts herrsche bei Kunden oft die Erwartungshaltung vor, weil man solche Projekte als Anbieter schon häufiger umgesetzt habe, sei das auch genauso bei ihnen umzusetzen. „Nein, das sind jedes Mal unterschiedliche Interpretationen der Regeln“, unterstreicht Schüler. Man könne zwar mit einem Basis-Regelsatz anfangen. Doch am Ende sei es prinzipiell der Kunde, der individuelle Regelungen wolle und individuelle Interpretationen habe. „Da bin ich manchmal über die Erwartungshaltung einiger Kunden überrascht. Die muss man dann erst abholen und solche Erwartungen ganz anders managen.“

Ulli Pesch

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.