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Internationales Recruitment: Die Risiken der Grenzüberschreitung

In den letzten Jahren haben viele Unternehmen ihr Verständnis des Begriffs „Arbeitsort“ modernisiert. Der Wunsch vieler Arbeitskräfte nach mehr Flexibilität sowie der weiterhin grassierende Fachkräftemangel in vielen Branchen beförderten einerseits Remote Work und digitales Nomadentum. Andererseits führten sie dazu, dass Unternehmen ihre Personalstrategie mittels digitaler Technologien erweiterten und nun jenseits ihrer angestammten Märkte nach Fachkräften suchen. So sind zum Beispiel im asiatisch-pazifischen Raum viele Fachkräfte nicht nur hoch qualifiziert und mehrsprachig. Sie haben auch schon Erfahrung in der Zusammenarbeit mit international operierenden Unternehmen. Ein Land wie Sri Lanka bringt jährlich etwa 40.000 länderübergreifend zertifizierte Buchhalter hervor, was den Standort zu einem beliebten Offshoring-Ziel für Banken und Versicherungsunternehmen macht. Mit einer Regierung, die sich dem Ausbau digitaler Kompetenzen in der Bevölkerung durch Geschäfts- und Bildungsprogramme verschrieben hat, bietet auch Malaysia einen breiten Pool an gut ausgebildeten, mehrsprachigen Fachkräften. Die Regierung von Südkorea fördert intensiv Forschung und Innovation und macht das Land damit zu einem wichtigen Ziel für technologiebasierte Unternehmen.

Digitalnomaden sind nicht überall vorgesehen

Die globale Akquise von Personal kann dem Fachkräftemangel also effektiv entgegenwirken. Sie birgt jedoch auch Risiken: Wenn sie nicht rechtskonform gehandhabt wird, drohen mitunter hohe Bußgelder. Da sich gesetzliche Vorgaben zur Beschäftigung von Mitarbeitenden kontinuierlich ändern können, ergibt sich daraus eine große Herausforderung für Unternehmen. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen Organisationen ihre Arbeitnehmer auf Grundlage der Arbeits- und Steuergesetze des Landes einstellen, in das sie expandieren. Dies kann sich vor allem dann als schwierig erweisen, wenn die Beschäftigten in diesem Land remote oder hybrid arbeiten.

So müssen Unternehmen, die in ihrem Heimatland eine Digital-first- oder Remote-only-Richtlinie eingeführt haben, klären, ob es angemessen und möglich ist, internationalen Mitarbeitenden Arbeitsgeräte, Internetanschluss und andere benötigte Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Arbeitgeber müssen darauf achten, dass sie die lokalen Vorschriften und Bestimmungen in den Ländern kennen, in denen ihre internationalen Teammitglieder arbeiten möchten. Die Zusammenarbeit mit einer globalen Beschäftigungsplattform kann dabei helfen, solche Vorschriften zu berücksichtigen und die Risiken für Unternehmen, die ihre globalen Remote-Teams aufbauen, zu verringern. Wenn Arbeitgeber im Ausland tätige Personen beschäftigen, liegt der Teufel also in den organisatorischen und rechtlichen Details. Mit den folgenden Tipps lassen sich die Risiken erheblich eindämmen.

Tipps zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften bei Fernarbeit

  • Angemessene Einstufung jedes Arbeitnehmers: Finden Sie heraus, ob es sich bei den im Ausland tätigen Mitarbeitern um unabhängige Auftragnehmer, Angestellte oder digitale Nomaden handelt. Diese Einstufung bestimmt alle arbeitsrechtlichen Anforderungen, vom Steuerstatus des Arbeitnehmers bis hin zu den Abfindungsbedingungen.
  • Genaue Definition von Arbeitsort und -zeit: Arbeitgeber müssen festlegen, ob die Beschäftigten von zu Hause aus, in einem physischen Büro oder in einer hybriden Form arbeiten sollen und welche Auswirkungen die in der schriftlichen Dokumentation verwendeten Begriffe haben, um Compliance-Probleme zu vermeiden. Zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsort sollten auch die zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbarten Arbeitszeiten und die Zeitzone, in der der Arbeitnehmer arbeitet, dokumentiert werden. Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass alle Richtlinien zur Fernarbeit kontinuierlich aktualisiert und vollständig umgesetzt werden.
  • Angemessene Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen: Die Fernarbeitskräfte sollten zumindest Fotos von ihrem Arbeitsbereich zur Verfügung stellen, damit der Arbeitgeber seine Sorgfaltspflicht in Bezug auf die Gesundheit und Sicherheit durchführen kann.
  • Vorschriften zu Remote-Arbeit und Homeoffice: Neben der Rechtsabteilung sollten auch HR und womöglich die jeweiligen Führungskräfte die neuesten Rechtsvorschriften zu Remote-Arbeit und Homeoffice im jeweiligen Land kennen. Diese betreffen etwa Kostenübernahmen für die Internetverbindung, Schutz der Privatsphäre der Arbeitnehmer und das Recht, nicht immer erreichbar zu sein.

Grundlegende Tipps zur Einstellung internationaler Fachkräfte

  • Standort: Bei der Suche nach Fachkräften im Ausland sind die Infrastruktur, die Zuverlässigkeit des Internets sowie die wirtschaftliche und geopolitische Stabilität einer Region zu berücksichtigen. Auch die Lebenshaltungskosten spielen eine wichtige Rolle, denn in Ländern mit niedrigeren Kosten können Unternehmen ihre Ressourcen schonen und dennoch ein wettbewerbsfähiges Gehalt und attraktive Sozialleistungen bieten.
  • Zusammenarbeit mit Partnern: Um schnell internationale Teams aufzubauen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Partnern, die über die operative Infrastruktur verfügen, wie etwa einer globalen Beschäftigungsplattform. Die Anbieter solcher Plattformen stellen im Namen ihrer Kunden Mitarbeiter über ansässige juristische Entitäten in den entsprechenden Ländern ein. Sie übernehmen die administrativen Aspekte der Beschäftigung wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen, Sozialversicherungen und die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften an diesen Standorten.
  • Einsatz spezieller Software: Mit einer entsprechenden HR-Software können Unternehmen respektive ihre Partner – siehe Punkt eins – das Onboarding und die Gehaltsabrechnung bis hin zur Änderung des Mitarbeiterstatus über eine einzige Plattform unter Einhaltung der jeweiligen länderspezifischen Gesetze verwalten und mit ihren bestehenden HR-Systemen verbinden. Entsprechende Recruiting-Tools, die Teil einer globalen Beschäftigungsplattform sind, unterstützen auch das Recruiting internationaler Fachkräfte und bringen Unternehmen mit einem globalen Netzwerk geprüfter Personalvermittler zusammen.
  • Mitarbeiterbindung: Fernarbeitskräfte bedürfen besonderer Aufmerksamkeit, um sich dem Arbeitgeber verbunden zu fühlen. Deshalb sollten sie an wichtigen Besprechungen zu einer für sie geeigneten Ortszeit teilnehmen können und Zugang zu den gleichen Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen erhalten wie ihre Kolleginnen und Kollegen in anderen Ländern. In internationalen Teams sollten die Führungskräfte zudem die arbeitskulturellen Normen der jeweiligen Regionen verstehen. Grundsätzlich ist es ratsam, Remote-Arbeitsrichtlinien zu erstellen, die nicht nur den Geschäftsanforderungen, sondern auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden – inklusive der im Ausland.

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Recruiting international

Der Artikel stammt aus unserem Dezember-Heft 2022.