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Entsendebescheinigung A1 – Schonfrist vorbei

Jürgen Heidenreich
Jürgen Heidenreich, Spezialist für internationale Beschäftigung bei der TK. Foto: TK

Personalwirtschaft: Herr Heidenreich, warum ist das Thema Entsendebescheinigung A1 so brisant geworden?

Heidenreich: Dass Arbeitnehmer bei einem Einsatz im EU-Ausland eine A1-Bescheinigung mitführen müssen, ist keineswegs neu. Jedoch wurde das bisher selten kontrolliert. Dies hat sich allerdings mit der reformierten EU-Entsenderichtlinie geändert. Dadurch entstehen zusätzliche Meldeverpflichtungen für Arbeitgeber, die Mitarbeiter zu einer grenzüberschreitenden Beschäftigung entsenden. Im Kern zielt die Richtlinie eigentlich auf die Einhaltung der Mindeststandards wie Mindestlohn und Arbeitsbedingungen ab. In diesen Zusammenhang haben viele Staaten aber auch die Kontrollen der A1-Bescheinigungen verschärft oder überhaupt erst eingeführt.

Was passiert, wenn der A1-Nachweis fehlt?

Da die A1-Bescheinigung bei einer Entsendung von Deutschland in ein anderes EU-Land, in die Schweiz oder die EWR-Staaten belegt, dass die deutschen sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und nicht die im Beschäftigungsland gelten, wird ein Fehlen als Schwarzarbeit ausgelegt. Dann drohen Bußgelder. Österreich verhängt beispielsweise Sanktionen zwischen 1000 und 10 000 Euro – sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter. Ebenso kann dem Arbeitnehmer der Zugang zum Betriebsgelände, zur Tagung oder Messe verboten werden.

Das heißt, auch eintägige Dienstreisen erfordern eine A1-Bescheinigung?

In der ›Sozialversicherung wird nicht zwischen einer Dienstreise und einer klassischen Entsendung unterschieden. Es gibt keine Geringfügigkeitsregelung. Auch bei einer nur wenige Stunden dauernden Dienstreise in ein anderes europäisches Land muss die Bescheinigung A1 beantragt und mitgeführt werden – unabhängig davon ob der Arbeitnehmer in einem Betrieb arbeitet, im Auftrag seines Arbeitgebers eine Fachmesse besucht, an einem Meeting oder einer Fortbildung teilnimmt. Auch wenn ein Mitarbeiter immer wieder im gleichen Land tätig ist, muss jeweils ein neuer A1-Antrag für den jeweiligen Zeitraum gestellt werden.

Wer stellt die A1-Bescheinigung aus?

Bei welcher Stelle der Antrag einzureichen ist, hängt davon ab, wo der Beschäftigte versichert ist. Für gesetzlich krankenversicherte Personen ist die jeweilige Krankenkasse zuständig; für privat versicherte Personen wird die A1-Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt.

Seit Anfang 2019 wird der A1-Antrag nur noch auf elektronischem Weg gestellt – entweder mit einem gängigen Lohnabrechnungsprogramm, das den Antrag integriert hat, oder alternativ über die elektronische Ausfüllhilfe sv.net. Die Krankenkassen müssen die A1-Bescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen elektronisch an den Arbeitgeber übermitteln, der diese Bescheinigung unverzüglich auszudrucken und dem Mitarbeiter auszuhändigen hat. Bei kurzfristig anberaumten Dienstreisen muss der Mitarbeiter eine Kopie des Antrags mit sich führen. In der Planung ist, dass ab nächstem Jahr mit der Antragsstellung automatisch eine Bestätigung erfolgt.
In besonderen Fällen ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) für die Ausstellung zuständig. Zum Beispiel bei einer Mehrfachbeschäftigung in mehreren Mitgliedsländern oder bei einer Ausnahmevereinbarung.

Mehr administrativen Aufwand und auch etliches Kopfzerbrechen bereitet die reformierte Entsenderichtlinie. Wo liegen die Schwierigkeiten?

Neu ist, dass ein Arbeitnehmer aus dem EU-Gastland genauso entlohnt werden muss, wie die vor Ort tätigen. Künftig erhält er auch die im Gastland üblichen sonstigen Lohnbestandteile. Dazu zählen – je nach Gesetz oder allgemeinverbindlichem Tarifvertrag – zum Beispiel Prämien, Zulagen, ein dreizehntes Monatsgehalt oder Schlechtwetterzuschläge. Eine Herabstufung von Löhnen und Gehältern für entsendete Arbeitnehmer, die in ihrem Heimatland ein höheres Entgelt als im Gastland beziehen, ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Im Kern geht es der EU darum, dass entsandte Arbeitnehmer bei gleicher Qualifikation nicht weniger verdienen dürfen als die Kollegen vor Ort. Damit soll verhindert werden, dass Unternehmen Billiglohnkräfte über Subunternehmer für Aufträge aus dem Ausland engagieren.

Außerdem dürfen Reise-, Verpflegungs- oder Unterbringungskosten künftig nicht vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden. Stattdessen soll der Arbeitgeber für diese aufkommen und zudem sicherstellen, dass die Arbeitnehmer den nationalen Standards entsprechend untergebracht und versorgt werden.

Was bedeutet das in der Praxis?

Arbeitgeber in Deutschland müssen sich mit den arbeits- und tarifrechtlichen Bedingungen des EU-Entsendelandes auseinandersetzen. Nun weiß kein Personaler oder Geschäftsführer eines kleinen Betriebes, was ein Mitarbeiter in den Niederlanden oder in Portugal verdient, beziehungsweise welche Prämien ihm zustehen. Daher ist jeder EU-Mitgliedstaat verpflichtet, diese Informationen online – beispielsweise in Form einer Datenbank – zur Verfügung zu stellen.
Die Richtlinie muss spätestens ab dem 30. Juli 2020 national umgesetzt werden. Wenn bis dahin ein Land die Daten nicht online zugänglich macht, darf es laut der EU-Richtlinie nur gemilderte Sanktionen verhängen für den Fall, dass sich ein ausländisches Unternehmen nicht nach den lokalen Lohn- und Gehaltsvorschriften richtet.
Die Nichteinhaltung der Regelungen kann ansonsten zu hohen Bußgeldern und sogar zur Strafverfolgung führen. Außerdem können die Beschäftigten gegebenenfalls die höheren Bezüge einklagen.

Umfasst die Entsenderichtlinie noch weitere Regelungen?

Durchaus, so sollen künftig Entsendungen auf zwölf Monate begrenzt sein mit einer Verlängerungsoption auf 18 Monate. Nach dieser Zeit gelten für die entsandten Arbeitnehmer alle arbeitsrechtlichen Vorschriften des Gastlandes. Ausgenommen davon sind Vorschriften über Vertragsschluss und -beendigung sowie über zusätzliche betriebliche Altersversorgungssysteme. An der 24-Monats-Grenze im Sozialversicherungsrecht ändert sich dadurch aber grundsätzlich nichts.

Von: Christiane Siemann

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