Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

So überzeugen Sie die Geschäftsführung

Geschäftsfrau hält Vortrag
Die Einführung einer neuen Software gelingt nicht nebenbei und sollte auch kein Selbstzweck sein. Foto: © Personio

Es sind vor allem die administrativen Dinge, die HR-Experten viel Zeit kosten und die sich mit einer HR-Software effektiver umsetzen und teilautomatisieren ließen. Mit positiven Folgen für die gesamte HR-Arbeit: Denn so bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, wie etwa die Entwicklung neuer Mitarbeiter-Programme oder die Beantwortung von individuellen HR-Fragen – die Themenbereiche eines HRlers sind vielfältig und anspruchsvoll.

Relevante Argumente für die Geschäftsführung

Genau das ist aber aus der Sicht der Geschäftsführung nicht zwingend ein überzeugendes Argument. Geschäftsbereichs-Manager oder CEOs beschäftigen sich eher weniger mit den täglichen, rein operativen Herausforderungen der Fachbereiche. Und das soll ja auch so sein, denn sie zeichnen für die Gesamtstrategie eines Unternehmens verantwortlich und müssen dafür alle businessrelevanten Themen unter einen Hut bringen. Was die Chefetage aber sehr wohl interessieren dürfte: Wenn ineffektive und von Medienbrüchen geprägte Prozesse dazu führen, dass Unternehmen die gesteckten Umsatzziele nicht erreichen oder nicht genügend qualifizierte Mitarbeiter finden.
 
Wollen Sie sich als HR-Verantwortlicher für die Einführung einer HR-Software stark machen, sollten Sie mit Argumenten antreten, die für die Geschäftsführung relevant sind: So können sich veraltete, zu langsame HR-Prozesse beispielsweise negativ auf die Unternehmensziele auswirken, indem beispielsweise die Mitarbeiter-Entwicklung vernachlässigt wird oder kaum neue Kollegen eingestellt werden können. Machen Sie deutlich, welche Folgen ineffiziente HR-Arbeit auf das ganze Unternehmen haben kann – auf den Umsatz, die Geschäftsziele generell und nicht zuletzt auf die Zufriedenheit aller Mitarbeiter. Auch eine bisher mangelnde Datenschutzkonformität kann ein wichtiges Thema sein. Argumentieren Sie in jedem Fall lösungsorientiert.

Wie kann eine HR-Software dem Unternehmen nützen?

1. Zahlen, Daten, Fakten: Werden Sie konkret

Untermauern Sie Ihre Argumentation möglichst mit Zahlen. Beispiel: Ihr Hiring-Plan sieht eine bestimmte Anzahl an Neueinstellungen für das laufende Geschäftsjahr vor. Die Schreibtische aller HR-Mitarbeiter sind gut gefüllt – schon jetzt ist absehbar, dass die Zeit fehlt, um einen nachhaltig erfolgreichen Recruiting-Prozess zu etablieren. Eine HR-Software kann hier mit Funktionen, wie etwa die Unterstützung bei Stellenausschreibungen oder ein organisiertes Bewerbermanagement, Abhilfe schaffen. Für die Geschäftsführung sind diese operativen Fakten meit nicht so interessant. Wenn Sie aber verdeutlichen können, dass Sie mit Hilfe einer Software die Recruiting-Vorgaben erfüllen und damit das Unternehmenswachstum stützen, ist das von strategischer Bedeutung.
 
Nicht immer wird es gelingen, die Vorteile einer HR-Software auf konkrete Zahlen – zum Beispiel in Bezug auf den Umsatz – herunterzubrechen. Dennoch lässt sich damit einiges belegen, etwa wieviel Zeit HR-Mitarbeiter mit Arbeiten verbringen, die eine Software automatisiert erledigen kann. Allein ein durchgängig digitalisierter Datenerfassungs- und Archivierungsprozess spart Zeit und ist weniger fehleranfällig. Freiwerdende Ressourcen in der HR lassen sich gut etwa für Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit einsetzen – mit positiven Folgen für den Unternehmensumsatz.

2. Bereiten Sie sich auf kritische Nachfragen vor

Die Einführung einer neuen Software gelingt nicht nebenbei und sollte ja auch kein Selbstzweck sein. In einem solchen Projekt sind mehrere Kompetenzen gefragt – möglicherweise müssen Prozesse angepasst und spätere Nutzer geschult werden. Es ist die Aufgabe der Geschäftsführung, diese Punkte vor Projektbeginn kritisch zu hinterfragen. Bereiten Sie sich darauf vor und prüfen Sie vorab unter anderem folgende Fragen:

– Wer wäre in ein solches Projekt involviert – ein Verantwortlicher aus dem HR-Bereich, die IT-Experten, die
  Rechtsabteilung zur Vertragsprüfung, der Datenschutzbeauftragte, andere Fachabteilungen und
  möglicherweise der Betriebsrat?
– Wie lange würde die Einführung dauern?
– Sind Schulungen notwendig?
– Welche HR-Software-Anbieter kommen in Frage und warum?

3. Stellen Sie Kosten und Nutzen einer Software gegenüber

Die Frage nach dem Return-on-Invest (ROI) ist vielleicht die spannendste und alles entscheidende. Dabei genügt es nicht, zu wissen, was die HR-Software an sich kostet. Denn schließlich geht es darum, die HR-Arbeit effektiver zu gestalten, sprich vor allem mittel- und langfristig Kosten in diesem Bereich zu sparen. Neben den beschriebenen mittelbaren Effekten auf das Unternehmen können diese Einsparungen oft auch wirklich beziffert werden. Wenn das Unternehmen beispielsweise jemanden neu einstellen müsste, damit alle administrativen Tätigkeiten weiterhin zuverlässig erfüllt und gleichzeitig der ambitionierte Hiring-Plan eingehalten werden können, würde dies zusätzliche Kosten verursachen. Genau diese ließen sich sparen, wenn die vorhandenen HRler alle diese Aufgaben schaffen würden.
 
In der Praxis hat es sich als hilfreich erwiesen, Kosten und Nutzen einer HR-Software klar und anhand einiger Stichworte gegenüberzustellen. So kommen auch die Argumente zur Geltung, die sich nicht oder nur schwer in Zahlen ausdrücken lassen.
 
4. Begründen Sie die Dringlichkeit der Einführung von HR-Software

Im Idealfall überzeugt eine Kosten-Nutzen-Rechnung die Geschäftsführung davon, das Projekt so schnell wie möglich anzugehen. Denn immerhin lassen sich Kosten sparen und positive Auswirkungen auf die Ziele des Unternehmens erreichen – je eher man also startet, umso besser. Mit einer guten Vorbereitung und gut recherchierten Fakten machen Sie deutlich, dass Sie sich bereits viele Gedanken gemacht haben und es ernst meinen.
 
Dennoch muss die Geschäftsführung genau abwägen, ob die Investition sinnvoll ist und die Einführung gestemmt werden kann. Möglicherweise ist ein Nachfolgetermin mit weiterer fachlicher Unterstützung eines Anbieters sinnvoll? Fehlen noch Informationen? Greifen Sie die Punkte des Geschäftsführers sachlich auf, recherchieren Sie nach oder suchen Sie sich weitere Unterstützer in den Fachabteilungen. Eine sehr kritische Betrachtung im Vorfeld ist durchaus sinnvoll, macht sie doch auch klar, welche verschiedenen Erwartungen hinter der Einführung einer HR-Software stehen.

Von: Maike Schöffel

Wie Sie die passende HR Software finden, zeigt der Wegweiser von Personio ›zum kostenlosen Download.

›› Zurück zum Special “Digitalisierung von HR”