Das sind die wichtigsten Jobportale für Office Manager

Sie kommunizieren souverän mit unterschiedlichsten Stakeholdern, behalten im Terminchaos stets den Überblick, sie sind herzliche Gastgeberinnen und häufig die Co-Managerin des Chefs. Fahren sie jedoch ihre rot lackierten Krallen aus, bleibt einem nur die Flucht. Derlei verstaubte Klischees von Sekretärinnen findet man in Sitcoms wie „Stromberg“ zuhauf. Tatsächlich handelt es sich beim Office Management um eine anspruchsvolle Aufgabe, die laut Statista von gut 2,1 Millionen Beschäftigten in Büro und Sekretariat erledigt wird – überwiegend Frauen, jedoch nicht ausschließlich.

Die Industriefachwirtin Christine Maurer unterstützt bereits seit 30 Jahren als Coach „das Team von Chef und Assistenz“. Sie sieht auch in diesem Berufsfeld pandemiebedingte Veränderungen: „Viele Assistentinnen arbeiten derzeit im Homeoffice“, erklärt Maurer. Da Tagungen entfielen und berufliche Reisen auf ein Mindestmaß reduziert seien, „brechen zahlreiche Tätigkeiten weg“. Unterdessen schreitet auch hier die Digitalisierung voran, das Stichwort lautet Assistenz 4.0: Klassische Sekretariatsaufgaben, wie etwa die Reise- oder Besprechungsorganisation, übernehmen zunehmend Apps und selbstlernende Systeme. Woraus laut Maurer ein riesiger Weiterbildungsbedarf resultiert: „Jede Einzelne ist deshalb gut beraten, sich weitere Kompetenzen anzueignen und darauf aufmerksam zu machen.“ Ganz besonders auf Kenntnisse in Social Media oder Projektmanagement.

Assistenz mit Ambitionen

Eine wachsende Zahl an Assistentinnen und Assistenten würde sich sogar zum Business Partner entwickeln, sagt Maurer. Sie bezeichnet die klassische Assistenz gern als „Hidden Team“, das ohne viel Aufhebens die Fäden im Hintergrund zusammenhalte. „Viele tun sich schwer im Nach-vorn-Gehen, obwohl sie wirklich Expertinnen sind.“ Eine Ursache dafür ist laut Maurer, dass dem Tätigkeitsfeld der Büroassistenz nicht die Wertschätzung zuteilwerde, die es tatsächlich verdiene. Stellenanzeigen wichen mit ihren Anforderungen oft deutlich davon ab, was im Job wirklich erwartet werde. Zudem käme die Personalentwicklung zu kurz: „Dabei ist es wirksamer, Fachkräfte frühzeitig auf ihre künftigen Aufgaben vorzubereiten, als eine Person einzustellen, die bei null anfangen muss.“

Grundsätzlich sollten Unternehmen im Recruiting also bereit sein, die eigenen Ansprüche an eine Assistenzstelle zunächst kritisch zu reflektieren und sich auch für Alternativen zu öffnen. Dafür empfiehlt Maurer zum Beispiel, auch Zeitarbeitskräften die Chance zu geben, sich zu beweisen. Eine Beobachtungs- und Kennenlernphase bietet sich als Teil der Arbeitnehmerüberlassung hier an, sind beide Parteien danach zufrieden, ist die Festanstellung nur die logische Folge. Diese Methode bevorzugen Maurer zufolge zahlreiche kleine und mittelständische Betriebe (KMU). „Sie verlassen sich auf die Recruiting-Kompetenz ihrer Dienstleister und gewinnen so Zeit für andere Aufgaben.“

Von der Printanzeige bis zum Jobportal

Wer es jedoch vorzieht, mit einem Stellenangebot Bewerberinnen und Bewerber zu finden, kann bei der Wahl des Mediums aus dem Vollen schöpfen. Das Spektrum reicht von Jobportalen, die den gesamten Arbeitsmarkt adressieren wie etwa Stepstone oder Indeed, bis zu Printanzeigen, wo Offerten für das Sekretariat zahlenmäßig häufig dominieren.

Zusätzlich bieten sich spezialisierte Online-Plattformen an, um ein Inserat zu schalten. „Mit ihren Netzwerken eröffnen sie eher potenzielle Kontakte als die großen Jobbörsen“, sagt Maurer. Werde jedoch weniger die klassische Vorstandsassistenz, sondern eher ein Allround-Talent gesucht, hält die Expertin auch Printanzeigen in regionalen Medien und Anzeigenblättern für eine gute Wahl.

Das richtige Jobportal finden

Unter den spezialisierten Plattformen für das weite Tätigkeitsfeld des Office Managements ragen zwei große Anbieter deutlich heraus:

• Sekretaerin.de: vermarktet sich selbst als „Deutschlands führender Stellenmarkt für Sekretariat, Assistenz und Office Management“. Das Portal gehört der Jobware GmbH in Paderborn, die ihrerseits mit der Jobbörse Jobware.de zu den bekanntesten deutschen Recruiting-Plattformen zählt. Wer eine Stellenanzeige auf Sekretaerin.de oder der identischen Plattform Runningoffice. com schaltet, könne mit einer Besetzungsquote von „über 90 Prozent“ rechnen. Ein Inserat, das vier Wochen online ist, kostet 275 Euro.
• Sekretaria.de ist ein Jobportal der Weka Media GmbH & Co. KG in Augsburg. Im Unterschied zu Sekretaerin.de bietet die Plattform zusätzlichen Content, wie etwa Kurzinformationen zu Büroorganisation und Karriere. Ferner veröffentlicht Sekretaria.de vierteljährlich ein Magazin und veranstaltet den Kongress „Deutscher Assistentinnen-Tag“ (vergleichbare  Events: „Haufe Assistenz-Kongress“; „Hello New Work. Der digitale Zukunftkongress“; „Assistant’s World“). In der Basisversion kostet eine vierwöchige Schaltung 249 Euro, in der Premiumversion, inklusive Newsletter- und Xing-Posting, 599 Euro.

Digitalisierung nicht um jeden Preis

Apropos Xing: Laut Maurer wecken Fachkräfte, die bereits ein Profil in Business-Netzwerken wie Xing oder Linkedin unterhalten, als moderne, zukunftsorientierte Talente zunehmend das Interesse von Recruitern. Wer nach solchen Assistenten und Assistentinnen suche, werde auch im Portal des Berufsverbandes Sekretariat und Büromanagement e. V. (bSb) oder Newslettern einschlägiger Zeitschriften fündig. Erfolg versprechen Maurer zufolge eine zielgruppenorientierte Suchmethode: „Jüngere Kandidatinnen sind vorzugsweise digital unterwegs, weshalb sich eine Ansprache über Printmedien weniger eignet.“ Umgekehrt favorisierten berufserfahrene und besonders qualifizierte Fachkräfte aus dem Assistenzbereich den persönlichen Kontakt. „Je nach Anforderungsprofil werden hierzu Headhunter eingeschaltet.“

Angesichts der sich abzeichnenden Veränderungen im Office Management blickt Maurer nicht ohne Sorgen in die Zukunft. Sie rechnet fest damit, dass Unternehmen aus Kostengründen die Assistenz teilweise durch digitale Prozesse ersetzen. „Jedoch werden sie schnell erkennen, dass sie auf diese menschliche Schnittstellenfunktion nicht komplett verzichten können.“ Spätestens wenn Mitarbeitende im Office Management dank hinzu gewonnener Expertise selbstbewusster von sich reden machen, wird die Assistenz auch in der digitalen Zukunft einen festen Platz beanspruchen.