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Recruiting: So nutzt die Stadt Mainz Active Sourcing

Auch Regina Franta kann nicht alle Stellen durch Active Soucing besetzen. „Darum prüfe ich als erstes, ob der Suchauftrag aus einer Fachabteilung für mich durchführbar ist und Erfolgsaussichten hat“, sagt die Personalerin, die bei der Stadt Mainz das Active Sourcing betreut. 10 bis 15 Mal im Jahr solle das der Fall sein, und zwar vor allem ab den Besoldungsstufen EG11 und A12, also dort, wo der Bruttomonatslohn 3.600 Euro und mehr beträgt.

Die Verwaltungen in Deutschland leiden genauso unter dem Fachkräftemangel wie die Privatwirtschaft – wenn nicht noch mehr. Experten schätzen, dass Ende des Jahrzehnts mehr als eine Million Stellen unbesetzt bleiben. Und doch hat es das Active Sourcing bislang kaum aus den Unternehmen in den öffentlichen Dienst geschafft. „Aktuell dürfte ich die einzige dezidierte Active Sourcerin im Öffentlichen Dienst in ganz Deutschland sein“, vermutet Franta. Als Grund nennt sie unter anderem die vielen gesetzlichen Vorgaben, die bei Stellenbesetzungen zu beachten sind. Das fange beim Beamtenrecht an und gehe bis zur intensiven Einbindung der Personalräte.

Die Herangehensweise musste stimmen

Regina Franta (Foto: Regina Franta)

Dennoch entschied sich die rheinland-pfälzische Landeshauptstadt vor rund zwei Jahren dazu, Franta einzustellen. Nachdem in einem Workshop geprüft worden war, ob die gemeinsame Idee von Personalabteilung und Hauptamtsleitung sowie dem Oberbürgermeister Michael Ebling umsetzbar ist, konnte Franta im Oktober 2020 starten. Sie betont im Gespräch, dass sie das Jobangebot der Stadt Mainz nicht angenommen hätte, wenn die Herangehensweise der anderen Beteiligten – wie dem Personalrat oder der Schwerbehindertenvertretung – nicht gestimmt hätte: „Es ist nicht möglich, zu beschließen, wir holen uns einen Active Sourcer und der schafft das schon.“ Zusammenarbeit sei essenziell.

Bedenken habe es natürlich gegeben – schließlich sollten 23 Ämter und Eigenbetriebe gemeinsam etwas Neues probieren. „Vorbehalte gibt es immer wieder“, kommentiert Franta. Ein Vorbehalt war, dass die Active Sourcerin zu aggressiv Kandidatinnen und Kandidaten ansprechen könnte. Schließlich sei die Recruiting-Methode zwar gerade für die Besetzung von Stellen, die stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, geeignet. Franta nennt beispielsweise Ingenieure. Doch diese Berufsgruppen seien schwierig anzusprechen, da sie laut ihr „sowieso schon immer 20 Anfragen im Postfach“ hätten.

Außerdem sei es bei solchen technischen Berufen kaum möglich, beim Gehalt mit der Privatwirtschaft zu konkurrieren. Und abseits der freien Wirtschaft gebe es auch Schwierigkeiten: Man wolle schließlich nicht anderen Verwaltungen – insbesondere kleinen Kommunen – die Leute abwerben. Daher müsse mit Augenmaß gehandelt werden.

Frantas Vorgehen

Aber wie geht die Active Sourcerin nun vor? Bei Fach- oder Führungskräftepositionen, die im Prinzip infrage kommen, sind zunächst zwei erfolglose Stellenausschreibungen Vorrausetzung. Dann stellt die Führungskraft, die die Stelle besetzen möchte, eine Anfrage an den Personalleiter oder Hauptamtsleiter der Stadt Mainz. Den Auftrag gibt diese dann an Franta als Active Sourcerin weiter. Und, wenn sie geprüft hat, ob der Auftrag durchführbar und erfolgsversprechend ist, besorgt sich Franta beim ursprünglichen Auftragsgeber ein Briefing, das genau die Stellenanforderungen beschreibt. Erst dann macht sie sich an die eigentlich Arbeit und sucht nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten

Dabei setzt Franta auf tiefgründige Recherche in Businessnetzwerken und Foren. Dort kontaktiert sie potenzielle Kandidaten oder Kandidatinnen mit einer konkreten Stelle, auf die sie passen können, und nicht mit unkonkreten Informationen. Außerdem sei Empfehlungs-Marketing entscheidend. Rekrutiert Franta einen Ingenieur oder eine Ingenieurin mithilfe von Active Sourcing, erzählt der- oder diejenige vielleicht ehemaligen Kolleginnen oder Kollegen davon. Solche Netzwerke der Kandidaten müsse man als Active Sourcerin kennen, betont sie. Und natürlich auch eigene Netzwerke kreieren.

Und Franta hat zumindest nach eigenen Angaben eine gute Erfolgsquote: „Wenn ich 30 Anfragen schreibe, tauschen sich 20 Leute mit mir aus.“ Da ist die Chance, dass der oder die Richtige für die Stelle dabei ist, relativ groß – und zumindest ein erster Schritt zur Einstellung getan.

Stefanie Jansen ist Volontärin in der Redaktion der Personalwirtschaft. Dort betreut sie unter anderem die Newsletter und schreibt Artikel zu verschiedenen Themen.