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SAP-Generationswechsel: Pflichtumstellung ist eine Chance für moderne Personalarbeit

Es mag dem einen oder der anderen von Ihnen auf den ersten Blick etwas „gemein“ vorkommen: Mit dem daily business und strategischen HR-Themen, die es on top zu stemmen gilt, haben Sie doch eigentlich genug zu tun. Da ist man froh, wenn das eigene HR-IT-System die wichtigsten HR-Prozesse digital abbildet und so den Personaleralltag – und alltäglichen Wahnsinn? –  ein bisschen unterstützt. Sich näher damit zu beschäftigen, gehört eigentlich nicht zu den Dingen, warum wir Personaler geworden sind. Dafür gibt es doch die IT!

Doch wenn dieses HR-IT-System SAP HCM ist, kommen Sie leider nicht darum herum, sich in der nächsten Zeit etwas mehr für das Thema zu interessieren. Denn das bestehende System wird nur noch bis Ende 2027 von SAP unterstützt, und das hat durchaus Auswirkungen auf Ihren Personaleralltag.  

Vielleicht ist das Thema bei Ihnen schon mit der IT diskutiert worden. Dann war sicherlich von Release-Wechsel die Rede, von SAP S/4 HANA, von SAP SuccessFactors, von Funktionalitäten, die nur noch hier oder dort zur Verfügung stehen und so weiter und so fort.

Damit Sie einen kühlen Kopf bewahren und unabhängig von Ihrer IT überlegen können, was für Sie das richtige ist, braucht es ein paar Hintergrundinformationen. Denn Zeiten des Umbruchs bieten auch Chancen, und die wollen genutzt werden.

Also auf geht’s in die Welt der SAP-Buzzwords und -Abkürzungen: Hallo S/4 HANA, hallo H4S4!

Info

Bye-Bye SAP HCM – It’s the end of the world as we know it

Auch wenn schon lange angekündigt und in Details immer mal wieder nachjustiert: In der Sache meint es SAP ernst. Ende 2027 ist Schluss mit der Wartung für die Business Suite SAP ERP HCM. Das heißt beispielsweise, dass neue gesetzliche Regelungen in der Entgeltabrechnung nicht mehr regulär ausgeliefert werden. In einzelnen Fällen ist eine verlängerte Wartung bis 2030 möglich – zu erhöhten Kosten. Ein hoher Preis für Bequemlichkeit. Aussitzen ist keine echte Option.

Alle, die ihr HCM im Rahmen von Compatibility Packs auf SAP S/4 HANA laufen haben, erwartet das Wartungsende sogar schon im Jahr 2025. Was für Sie zutrifft, kann Ihnen im Zweifel Ihre IT sagen.

Aber was heißt das jetzt konkret für Sie als Personaler oder Personalerin? Stehen Sie bald ohne IT-System da? Nein, das nicht. Aber SAP bietet mehrere Möglichkeiten, wie es weitergehen kann. Und es macht Sinn, die Gelegenheit zu nutzen, die eigene Strategie ernsthaft zu hinterfragen. Und sich nicht blind auf die eigene IT zu verlassen, die möglicherweise andere Motivationen hat (etwa den „Weg des geringsten Widerstands“).

Also was sind die Optionen?

Die Zukunft liegt in der Cloud, die Gegenwart wird hybrid

Nun, langfristig betrachtet hat SAP klar gemacht: Die Zukunft liegt in der Cloud. Also in der bekannten SAP SuccessFactors-Suite (von SAP auch „Human Experience Management“-Suite oder HXM genannt). Die ist etwa für Talentmanagement, Recruiting, Learning, Abbildung variabler Vergütung oder jährlicher Gehaltsrunden und einigem mehr auch eine hervorragende Lösung.

Aber in zwei entscheidenden Bereichen klaffen noch Lücken: Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Hier gibt es zwar ein klares Committment von SAP, beides zu entwickeln und auf das Niveau der bekannten on-premise Varianten zu bringen, aber das wird noch ein paar Jahre dauern, bis es so weit ist.

Vor etwa zweieinhalb Jahren hat SAP daher nochmal eine neue Version des klassischen SAP HCM in Aussicht gestellt. SAP Human Capital Management for SAP S/4 HANA als on-premise Edition, kurz H4S4 (“HCM for S/4”). Die Version ist Ende 2022 bereit zur Auslieferung. Und Kunden können etwas entspannen: SAP garantiert eine Wartung bis 2040. Bis dahin soll die Cloud-Suite dann auch komplett sein.

H4S4 – Was ist enthalten?

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber bei „H4-S4“ muss ich unweigerlich an „R2-D2“, die fiktive Roboterfigur aus der Star Wars-Reihe denken. So wie R2-D2 mit einer Unmenge an Fähigkeiten und Werkzeugen daherkommt, ist H4S4 hinsichtlich seiner HR-Funktionalitäten auch nicht zu verachten. Letztendlich ist der Funktionsumfang nahezu identisch mit dem des klassischen SAP HCM und den Compatibility Packs in SAP S/4 HANA.

Angefangen beim Modul Personalmanagement, mit Themen wie zum Beispiel dem Organisationsmanagement, Benefits oder Personalkostenplanung sowie vor allem die Module Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft.

Auch die alte Talent-Management-Funktionalität mit Personalentwicklung, Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung steht weiterhin zur Verfügung – auch wenn hier schon seit langem die Empfehlung lauten muss, lieber auf die Entsprechungen der SuccessFactors Suite zu setzen, weil diese gerade von der Nutzungserfahrung einfach auf einem anderen Level sind.

H4S4 – Was gibt es nicht mehr?

Einige Themen fallen unter H4S4 tatsächlich weg, allerdings handelt es sich in erster Linie um alte Items, wie zum Beispiel das Recruiting (PA-RC) oder die alte Seminarverwaltung (PE) aus dem Talent Management. Und bei den HR-Kernthemen sind dies beispielsweise der Manager’s Desktop (PA-MA) oder das Kostenplanungsmodul (PA-CM-CP). Auch das JAVA-Learning-Modul wird es zukünftig unter H4S4 nicht mehr geben.

Doch der Wegfall dieser Funktionen sollte nur noch wenige SAP-HCM-Kunden betreffen, schließlich wurden diese Bereiche schon länger nicht mehr weiterentwickelt und entweder schon innerhalb von SAP HCM oder durch die entsprechenden Module der SuccessFactors Suite am Markt ersetzt.

H4S4 – Gibt es auch etwas Neues?

Neben einigen visuellen Verbesserungen und Harmonisierungen bei der Personaladministration und dem Organisationsmanagement, liegt der Fokus auf den Themen Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung. Insbesondere im Bereich Zeitwirtschaft werden die Fiori-Anwendungen und -Apps ausgebaut und bei der Entgeltabrechnung werden zum Beispiel Reporting-Möglichkeiten optimiert. Hier ist gut zu erkennen, dass SAP davon ausgeht, dass viele Kunden H4S4 mit SuccessFactors mischen werden, und diesen soll eine vergleichbare Oberfläche geboten werden.

Auf internationaler Ebene ist interessant, dass fast alle gängigen Transaktionen visuell harmonisiert werden sollen.

Wie läuft der Wechsel auf H4S4 ab?

Eins vorweg, auch wenn Sie das als Personaler am wenigsten direkt berührt: Um H4S4 nutzen zu können, ist ein Umstieg auf die HANA-Datenbank von SAP unabdingbar. Allein das kann schonmal ein eigenes IT-Projekt zwecks entsprechender Migration benötigen. Das sollte für Sie als Personaler aber keine spürbaren Auswirkungen haben.

Ansonsten reicht nach derzeitigem Stand ein entsprechendes Update im Rahmen der IT-Wartungsstrategie. Als HR-Abteilung müssen Sie sich also nicht auf ein Projekt wie bei einer Neueinführung einstellen. Eine Datenbereinigung, gegebenenfalls einzelne Umstellungen durch wegfallende Funktionalitäten sowie ein teilweise neuer Look kommen jedoch durchaus auf Sie zu.

SAP SuccessFactors – Richtungsweisend für moderne Personalarbeit

Deshalb ist es sinnvoll, die ohnehin nötige Umstellung zum Anlass zu nehmen, Ihre Prozesse neu zu ordnen. Vielleicht, so noch nicht geschehen, die ersten Schritte in die Cloud zu gehen. Oder den Schwerpunkt zu verlagern und SuccessFactors zum führenden System zu machen, wenn Sie bisher nur einzelne Bausteine nutzen. Denn klar ist: Alle neuen, zukunftsträchtigen HR-Themen und Entwicklungen werden auch zukünftig von SAP nur in SuccessFactors realisiert. Hier finden die funktionalen Erweiterungen statt, hier werden neue HR-Lösungen generiert. Hier geht es um Innovationen und HR-Trends.

Diejenigen Personalabteilungen also, die im Zuge von Fachkräftemangel, demografischem Wandel und dem damit verbundenen War for Talents auch in Zukunft die Nase vorn haben wollen, sollten sich als echte Option mit SAP SuccessFactors und der Cloud-Lösung auseinandersetzen.

Wichtig aber: so viele Vorteile ein teilweiser Wechsel auf SuccessFactors auch hat, entstehen dadurch auch einzelne neue Herausforderungen. Insbesondere wie und wo die prozessuale und technische Schnittstelle verläuft, um die in SuccessFactors umgesetzten Prozesse mit denen zu verbinden, die in SAP HCM verbleiben. Hier sollten Sie sich am besten beraten lassen, damit Sie am Ende nicht mit Doppelarbeit dastehen.

Was also ist jetzt konkret zu tun?

Auch wenn die Umstellung auf H4S4 rein technisch eine vergleichsweise einfache Migration werden dürfte, sollten Personalabteilungen einige Fragen beantworten:

  • Welche Anforderungen stellen wir an das HR-System?
  • Welche HR-Funktionalitäten sollen in den nächsten Jahren genutzt werden?
  • Wo und wie soll das HR-System betrieben werden?

Hauptaufgabe von HR ist es also, zusammen mit der IT, eine zukunftsfähige HR-IT-Strategie zu entwickeln. Und zwar zeitnah, denn das Wartungsende für SAP HCM Ende 2027 ist wohlmöglich schneller da, als es manchem Personaler lieb ist!

Erste Anbieter wie der Heilbronner HR-IT-Spezialist EMPLEOX haben auch schon eigene Best-Practice-Lösungen auf den Markt gebracht, die Kunden dieses Problem weitgehend abnehmen. Denn hier erhalten Kunden alle genannten Funktionalitäten, vorkonfiguriert und optimal integriert, und müssen sich auch nicht mit der leidigen Umstellung auf H4S4 herumschlagen. Das alles übernehmen die Expertinnen und Experten von EMPLEOX im Rahmen einer vorkonfigurierten Software-as-a-Service Komplettlösung.

Erfahren Sie mehr über ONE HXM.

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