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Zeiterfassung: Arbeitgeber sollten auf alles vorbereitet sein

UPDATE 21. September: In einem aufsehenerregenden Urteil hat das Bundesarbeitsgericht in Erfurt im September 2022 das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung bestätigt. Unternehmen sind demnach  dazu verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden festzuhalten, auch schon nach der derzeitigen Rechtslage. Zahlreiche Beobachterinnen und Beobachter aus Personalabteilungen und Arbeitsrechtskanzleien erwarten große Auswirkungen auf die Unternehmen. Cawa Younosi, Personalchef bei SAP Deutschland und Head of Global People Experience befürchtet gar, dass „die gute alte Stechuhr New Work, Flexibilität, Selbstorganisation und Agilität zum Frühstück essen wird“. Steffen Kampeter, Hauptgeschäftsführer des Arbeitgeberverbands BDA, nannte das Urteil „überstürzt und nicht durchdacht“. Das Gericht überdehne mit seiner Entscheidung den Anwendungsbereich des Arbeitsschutzgesetzes.

Auch Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD) bezeichnete die Entscheidung des Gerichts als „Grundsatzurteil, das sehr weitreichende Folgen hat“. Sein Ministerium prüfe nun, welche Konsequenzen das Urteil für eine entsprechende gesetzliche Regelung habe. Der Minister versprach eine „praxisnahe und flexible“ Lösung.

Bis zu einer gesetzlichen Lösung besteht aus Sicht mehrerer Experten zwar eine flächendeckende Pflicht zur Einführung von Zeiterfassungssystemen. Wie diese allerdings ausgestattet werden müssen und dürfen, sei allerdings weiter unklar.

Arbeitgeber müssen also weiter vorbereitet sein auf alles, was da kommen mag: Eine veränderte Gesetzgebung auf der einen Seite, veränderte Anforderungen, Wünsche und Vorlieben seitens der Belegschaft auf der anderen Seite. Und im Idealfall schnell reagieren können, wenn sich eines von beidem ändert.

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URSPRÜNGLICHER BEITRAG vom 1. September 2022:

Vor mittlerweile mehr als drei Jahren, im Mai 2019, hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden: Die EU-Staaten sollen Arbeitgeber verpflichten, mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Das sorgte seinerzeit in Unternehmen, unter Arbeitsrechtlern und in der Politik für Aufruhr.

Geklagt hatten damals mehrere spanische Gewerkschaften gegen die Deutsche Bank SAE. Sie hatten vor einem der obersten spanischen Gerichte gefordert, dass die Bank verpflichtet würde, ein effektives Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen. Das solle „die Überprüfung der Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit und der Verpflichtung gestatten, den Gewerkschaftsvertretern die Informationen über die monatlich geleisteten Überstunden gemäß den nationalen Rechtsvorschriften zu übermitteln”, hieß es in der Klageschrift. Dabei verwiesen die Kläger darauf, dass sich eine solche Verpflichtung aus dem Europarecht ergebe – unter anderem aus der Charta der Grundrechte der Union.

Warten auf Neuregelung

Weil die Richter dieser Argumentation folgten, und entschieden, dass die einzelnen Mitgliedsstaaten die konkreten Modalitäten zur Umsetzung bestimmen und dabei gegebenenfalls auch branchenspezifische Besonderheiten und Eigenheiten oder die Unternehmensgröße berücksichtigen könnten, warten viele Beobachter seitdem auch hierzulande auf eine gesetzliche Neuregelung der Arbeitszeiterfassung. Bislang besteht diese Pflicht nach § 16 Abs 2 des Arbeitszeitgesetzes lediglich für eine Tagesarbeitszeit über acht Stunden. Beziehungsweise bestand sie bis 2019 nur in diesen Fällen, wenn man dem Arbeitsgericht Emden folgt. Denn das entschied im Februar 2020, dass das Urteil auch unmittelbar Wirkung in Deutschland entfalte.

Das zuständige Bundesarbeitsministerium ist allerdings anderer Meinung: „Die Entscheidung des EuGH bezieht sich auf die spanische Rechtslage. Eine unmittelbare Pflicht zur Umsetzung des Urteils besteht daher nur für Spanien“, ließ sich ein Sprecher des Ministeriums vor zwei Jahren zitieren. Und so gibt es bis heute keinen Gesetzesentwurf zur Umsetzung des Urteils. Immerhin: „Der Koalitionsvertrag sieht vor, dass die Bundesregierung im Dialog mit den Sozialpartnern prüfen wird, welcher Anpassungsbedarf sich angesichts der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Arbeitszeitrecht ergibt“, antwortet das Ministerium im Sommer 2022 auf die Nachfrage, ob so etwas noch geplant sei.

Passiert ist also wenig seit Mai 2019, unklar weiterhin umso mehr: Wird es ein neues Gesetz geben? Wenn ja, wann? Und wie würde die  genaue Ausgestaltung einer Zeiterfassungspflicht dann aussehen? Schafft der Gesetzgeber ein Bürokratiemonster oder bleibt am Ende alles beim Alten? Bedeutet die Neuregelung „das faktische Ende der Vertrauensarbeitszeit“, wie es Arbeitgeberverbände nach der Urteilsverkündung befürchteten? Oder wird lediglich sichergestellt, dass etwa die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten und „die Entgrenzung von Arbeit und Freizeit“ eingeschränkt werden, wie es von gewerkschaftlicher Seite hieß?

Eine Frage der Voraussetzungen

Bis es hier Klarheit gibt, hängt die Frage, ob und wie die Arbeitszeit erfasst werden soll, von zahlreichen Faktoren ab, die jeder Arbeitgeber – im Idealfall gemeinsam mit den Beschäftigten – individuell beantworten muss.

Eine wichtige Rolle spielt zum Beispiel die Art der Arbeit: Während in vielen Jobs etwa in der Produktion die Frage nach dem Ob schon lange mit „Ja“ beantwortet wurde, und es eher um technische Fragen (zum Beispiel, welche Soft- und Hardware genau eingesetzt wird) geht, ist die Lage bei vielen Bürotätigkeiten anders. Denn hier lässt sich manchmal überhaupt nur schwer abgrenzen und noch schwerer überprüfen, wann eigentlich die Arbeitszeit beginnt und was wirklich eine Pause ist. Das gilt umso mehr, wenn auch mobil gearbeitet wird. Aussagekräftig, wie viel jemand leistet, ist dann nicht einmal die technisch beste Zeiterfassung, auch sie wird mitunter von allen Beteiligten als lästig angesehen.

Auch die Kultur im Unternehmen spielt eine Rolle: Gibt es etwa Vertrauensarbeitszeit und ähnliche Modelle, spielt eine Zeiterfassung sicher nicht eine so große Rolle. Ist die Arbeit hingegen auch sonst von Kontrolle und Hierarchien geprägt, werden die Führungskräfte möglicherweise auch genau wissen wollen, wann ihre Mitarbeitenden wie viel arbeiten. Umgekehrt freuen sich gegebenenfalls chronisch überarbeitete Belegschaften, wenn sie die Probleme auch in Zahlen nachweisen können.

Flexibel reagieren

Das Problem für Unternehmen: Nicht nur die gesetzlichen Regelungen können sich ändern, sondern auch die Vorlieben und Wünsche der Belegschaft. War es in manch einem Unternehmen lange Usus, dass nicht einmal die Überstunden gezählt wurden, haben dort jüngere Generationen mit ihrer Forderung nach einer besseren Work-Life-Balance mitunter dafür gesorgt, dass heute eben nicht mehr bis tief in die Nacht gearbeitet wird – und wenn doch, dann wird eben am nächsten oder übernächsten Tag zum Beispiel erst später angefangen. Umgekehrt gibt es auch Unternehmen, in denen früher minutiös festgehalten wurde, wer wann an den Schreibtisch kam und ging, während es heute mehr um das Erreichte geht, unabhängig davon, ob das in 6 oder 8 Arbeitsstunden passiert ist. In beiden Fällen können sich die Anforderungen und Wünsche der Belegschaft aber natürlich auch wieder ändern.

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Ist Chef vom Dienst der Personalwirtschaft Online und kümmert sich unter anderem um die Themenplanung der Webseite. Texte schreibt er vor allem über Themen aus den Bereichen Arbeitsrecht, Digitalisierung und dem Mittelstand.