Moderne HR-IT-Systeme als Erfolgsfaktor

Der Wettbewerb um Talente, die digitale Transformation, die Employee Experience, die Nachhaltigkeitsberichterstattung, ein stetig steigender Kostendruck auf die Personalfunktionen – dies sind einige der aktuellen strategischen Themen auf der Agenda von HR-Führungskräften.

Für viele Unternehmen hat die Digitalisierung der HR-Prozesse oberste Priorität. Zugleich ändern sich die Rahmenbedingungen im Markt schneller denn je und mit ihnen die Geschäftsmodelle, was wiederum eine Anpassung der People- wie auch der HR-Funktionalstrategie erfordert.

Die Implementierung von HR-Cloud-Lösungen erweist sich als vielversprechende Antwort auf die aktuellen Herausforderungen im Management von personalwirtschaftlichen Fragestellungen wie auch in der HR-Funktion selbst. In den von uns begleiteten Auswahlprozessen für HR-Lösungen sehen wir fast ausschließlich den Bedarf nach Cloud-Lösungen. On-Premise-Anwendungen, also im Unternehmen installierte Software, werden fast nur noch bei speziellen Anforderungen in Betracht gezogen. Die entsprechenden Systeme sind mittlerweile auf technologisch sicherem Niveau und breit verfügbar. Sie decken nicht nur die klassischen HR-Funktionen wie Stammdatenverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Organisationsmanagement und Mitarbeiterdaten-Reporting ab, sondern unterstützen auch den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitenden mit entsprechenden Modulen wie Recruitment, Onboarding et cetera.

Ein effektives und modernes HR-IT-System trägt somit erheblich zur Erreichung der Ziele im Personalmanagement bei. Es verbessert die Mitarbeiterbindung, erleichtert die Identifizierung von Talenten und unterstützt das oft vernachlässigte Nachfolgemanagement. Darüber hinaus ermöglichen diese Plattformen differenzierte datenbasierte Einblicke in den Maschinenraum des HR-Managements und befähigen Personalverantwortliche, strategische Unternehmensentscheidungen mit relevanten Daten zu untermauern und zu optimieren. HR kann beispielsweise analysieren, ob die Fluktuation abgenommen hat oder die Talentakquise effizienter funktioniert. Diese empirischen Einblicke wurden lange schmerzlich vermisst. Sie sind umso wichtiger, als auch die aktuelle Regulatorik wie die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) und die European Sustainability Reporting Standards (ESRS) ein qualitativ neues nicht finanzielles Reporting erfordert, dessen Voraussetzung eine saubere und umfangreiche Basis relevanter personalwirtschaftlicher Daten ist. Eine entsprechend ausgerichtete moderne HR-IT ist in der Lage, die Daten zu generieren und auszuwerten.

Obwohl Prozesse wie Recruiting, Gehaltsabrechnung und Leistungsmanagement häufig gut etabliert sind, unterschätzen viele Unternehmen aber die strategische Bedeutung von HR-IT-Systemen für die Vergütung. Es ist jedoch kritisch, diese Aspekte zu übersehen, da sie wesentliche Governance-Fragen aufwerfen und für die Zukunft des Unternehmens von Bedeutung sind. Besonders in Organisationen, in denen die Kooperation zwischen der Zentrale und lokalen Einheiten variiert, entstehen spezifische Abhängigkeiten zwischen HR-IT- und Vergütungsstrategien.

Ist die Vergütungsstrategie unabhängig anpassbar?

In der Praxis werden Anpassungen der Vergütungsstrategie oft isoliert betrachtet und als unabhängig von der HR-IT-Strategie angesehen. Ein genauerer Blick auf die folgenden Aspekte zeigt jedoch, wie entscheidend eine integrierte Betrachtungsweise ist:

• Datenintegrität und -flexibilität: Die Fähigkeit des HR-IT-Systems, die Elemente einer angepassten HR- und Vergütungsstrategie vollständig und präzise abzubilden, ist grundlegend. Nur so können Unternehmen zuverlässige Entscheidungen treffen, die auf genauen und vollständigen Daten basieren.
• Analysefähigkeit: Ein leistungsfähiges HR-IT-System muss über ausgeprägte Analysefunktionen verfügen, um etwaige Lücken in der Implementierung der Vergütungsstrategie zu identifizieren und ihren Mehrwert zu verdeutlichen. Es ist allerdings elementar, dass die Nutzung von KI-Anwendungen ethischen Standards folgt, insbesondere im Hinblick auf Transparenz und Fairness. Dabei sollten Mechanismen implementiert werden, die sicherstellen, dass die Analyseergebnisse frei von Verzerrungen sowie Diskriminierung sind und die Privatsphäre und Rechte der Mitarbeitenden respektieren.
• Employee Experience: Die Wirksamkeit eines HR-IT-Systems hängt nicht nur von seiner technologischen Funktionalität ab, sondern auch von der Akzeptanz durch die Nutzer. Eine intuitive Benutzeroberfläche, die die Sinnhaftigkeit und Vorteile der Systeme und der damit verbundenen Vergütungsstrategien vermittelt, ist entscheidend für den Erfolg.
• Datenschutz und Sicherheit: Bei der Implementierung neuer Elemente in der Vergütungsstrategie ist darauf zu achten, dass ausschließlich autorisierte Nutzer Zugang zu relevanten Daten haben. Zudem muss das HR-IT-System höchsten Standards in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit genügen, um Datenlecks zu verhindern, die sowohl individuell als auch für das Unternehmen schwerwiegende Folgen haben können.

Diese Überlegungen verdeutlichen, dass Vergütungsstrategien nicht isoliert von der zugrunde liegenden HR-IT-Infrastruktur betrachtet werden sollten. Eine ganzheitliche, integrierte Bewertung beider Themenfelder ist essenziell, um Synergien nutzen und die Effektivität des Personalmanagements maximieren zu können.

Spezifische Abhängigkeiten von HR-IT- und Vergütungsstrategie

Der Einsatz einer HR-Cloud-Lösung setzt allerdings eine dezidierte HR-Governance voraus. In deren Rahmen ist festzulegen, wie Compliance, Effizienz und Wirksamkeit der Personalprozesse über unterschiedliche geografische Standorte und regulatorische Umgebungen hinweg zu gewährleisten sind. Die aktuelle Marktpraxis zeigt, dass Unternehmen zunehmend nach einer Balance zwischen der globalen Standardisierung ihrer HR-IT-Systeme und der notwendigen lokalen Anpassung streben, um spezifischen rechtlichen und kulturellen Anforderungen gerecht zu werden. Die Umsetzung dieser Bestrebung ist allerdings alles andere als trivial.

Bei einer lokalen Vergütungsstrategie lassen sich die Anforderungen meist gut in (oft selbst entwickelten) Inselsystemen abbilden. Allerdings führt diese Praxis in der Regel zur Bildung von Informationssilos. Sofern Transparenz in der Verwaltung gewünscht ist, bedarf es einer erheblichen Anstrengung im lokalen Reporting und/oder der Entwicklung zahlreicher Schnittstellen zwischen den verschiedenen Systemen.

Global konzipierte standardisierte HR-IT-Lösungen ermöglichen dagegen, zentrale Vergütungsstrategien zu implementieren. Sie stellen Unternehmen allerdings vor Herausforderungen in der Abbildung lokaler Präferenzen, da diese Systeme oft nicht die spezifischen Anforderungen vollständig erfüllen. Obwohl es möglich ist, globale Lösungen für lokale Anforderungen eigens zu entwickeln, übersteigen die Kosten für Entwicklung und Wartung solcher maßgeschneiderten IT-Systeme häufig deren Nutzen.

Wenn die HR-IT-Strategie speziell auf die Anforderungen lokaler Einheiten zugeschnitten ist, aber gleichzeitig eine zentrale Vergütungsstrategie verfolgt wird, ist die Kompatibilität der lokalen HR-IT-Systeme mit der zentralen Vergütungsstrategie sicherzustellen. Es muss gewährleistet sein, dass die Vergütungsstrategie auch auf lokaler Ebene effektiv umgesetzt werden kann. Die Erfahrungen aus zahlreichen Projekten in diesem Themenfeld zeigen jedoch, dass genau diese Aufgabe hohe Anforderungen an die Abstimmung und Kommunikation zwischen den beteiligten Einheiten stellt und im Weiteren eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Prozesse erforderlich ist.

Fazit

Die erfolgreiche Implementierung einer HR-IT-Strategie in Verbindung mit einer Vergütungsstrategie erfordert das ausgeprägte Verständnis für die spezifischen Anforderungen sowohl auf globaler als auch auf lokaler Ebene. Unternehmen müssen eine Balance zwischen der Standardisierung globaler Systeme und der flexiblen Anpassung an lokale Bedingungen finden. Dies ist eine fortlaufende Aufgabe, denn die sich dynamisch wandelnden Marktbedingungen erfordern eine kontinuierliche Bearbeitung und Bewertung der Systeme. Nur so wird sichergestellt, dass HR- und Vergütungsstrategien sowohl den jeweils aktuellen geschäftlichen und technologischen Entwicklungen gerecht werden als auch zukunftssicher ausgerichtet sind.