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Abrechnermangel: Abhilfe durch Digitalisierung

„Versuchen Sie mal, einen Abrechner zu finden!“, hört man aus zahlreichen Unternehmen. Kein Wunder, mag manch einer sagen, gilt der Job doch zugleich als dröge und kompliziert. Den ganzen Tag mit Zahlen hantieren: Unabhängig davon, dass der Job in der Praxis oft ganz anders aussieht, klingt das für manche Personalerin und manchen Personaler nicht gerade nach einem Traumjob. Vor allem, wenn die eigene Arbeit eigentlich nur auffällt, wenn einmal etwas nicht funktioniert und im schlimmsten Fall am Ende des Monats kein Lohn überwiesen wird. Da wirken HR-Bereiche wie Recruiting und Employer Branding, wo eben auch die Erfolge der eigenen Arbeit registriert werden und nicht nur die Misserfolge, wesentlich attraktiver.

Dabei ist die Gehaltsabrechnung natürlich eine der wichtigsten Aufgaben von HR – und eine sehr anspruchsvolle. Es geht eben nicht nur darum, Zahlen richtig von A nach B zu kopieren. Auch Kenntnisse im Sozialversicherungs-, Arbeits- und Steuerrecht sind genauso wichtig wie solche im IT-Bereich sind gefragt. Und funktioniert die Abrechnung nicht vernünftig, dann fehlt nicht nur den Beschäftigten das Geld auf dem Konto, sondern auch dem Management die Zahlen für Jahresabschlüsse und strategische Überlegungen.

Umso ärgerlicher ist es, dass es nicht einmal genaue Zahlen gibt, wie schlimm der Fachkräftemangel im Vergütungsbereich wirklich ist. Weil es rein zahlenmäßig etwa deutlich mehr Recruiterinnen und Recruiter gibt als Abrechnerinnen und Abrechner, konzentrieren sich die meisten Stellenmarktanalysen auf erstere. Zudem haben viele Unternehmen die Abrechnung an einen Dienstleister ausgelagert, während sich zum Beispiel ein Personalsachbearbeiter oder -sachbearbeiterin um die Vorbereitung der entsprechenden Daten kümmert. Dass es eine Nachfrage nach entsprechenden Kenntnissen gibt – und diese auch steigen – darauf jedenfalls deuten Daten der  Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) hin, laut denen eine Vergütungsmanagement-Expertise in Jobanzeigen im Bereich HR 2021 doppelt so oft gefordert wurden wie im Vorjahr. Dies trifft zwar nicht nur auf Abrechnerinnen und Abrechner zu, sondern ebenso sehr auch auf Compensation-and-Benefits-Expertinnen und -Experten. Es sind aber die aussagekräftigsten Zahlen, die zu bekommen sind.

Nicht den Überblick verlieren

Dass es einen Fachkräftemangel auch in der Abrechnung gibt, wird so oder so wohl kaum jemand in Zweifel ziehen. Was können Arbeitgeber also tun, damit es dennoch nicht zu Problemen kommt? Im Grunde dürfte die Lösung genauso aussehen wie in anderen Bereichen auch: Zum einen gilt es, Personal entsprechend aus- und weiterzubilden. Zum anderen kann gerade bei der Abrechnung die Digitalisierung ein wichtiger Hebel sein. Insbesondere wenn es darum geht, den Workflow so zu vereinfachen, dass weniger Experten-Know-How benötigt wird.

Ein Beispiel: So wie Steuersoftware für den Privatgebrauch mit Eingabewizards die Abgabe einer Steuererklärung auch ohne Expertise ermöglicht, können solche kleinen Helferlein auch bei der Gehaltsabrechnung im Unternehmen helfen, dass in den einzelnen Feldern das Richtige eingetragen wird. Eine solche Vereinfachung sorgt dann nicht nur für weniger Frust und mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten, im Idealfall passieren bei einer intuitiveren Bedienung auch weniger Fehler.

Das gleiche gilt für integrierte Systeme, bei denen ein Rad in das andere greift. So können in modernen Lösungen die Daten etwa aus der Zeitwirtschaft automatisiert übernommen werden – was auch hier Zeit spart und Fehler minimiert. Am anderen Ende des Prozesses kann so auch der Datentransfer und die -kommunikation etwa mit Finanzämtern und Krankenkassen automatisiert werden, so dass auch hier keine Meldungen falsch oder gar nicht erfolgen. Und natürlich erfolgt dann auch die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung ganz automatisch, so dass auch dort die Daten immer aktuell vorliegen.

Das alles gilt natürlich auch, wenn die eigentliche Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister ausgelagert ist. Denn auch dann müssen die entsprechenden Informationen ja von der internen Personalabteilung vorbereitet werden.

Eine vollständig integrierte Lösung bietet etwa der Heilbronner HR-IT-Spezialist EMPLEOX unter dem Namen One HXM. Das flexible Komplettpaket unterstützt Personalabteilungen nicht nur bei der Entgeltabrechunung, sondern je nach Bedarf zum Beispiel beim Talent Management, der Zeiterfassung und vielen anderen HR-Prozessen. Besonders praktisch, wenn einzelne Aufgaben outgesourct werden sollen: Die Entgeltabrechnung und weitere administrative Aufgaben können auf dem System durch den Dienstleister Empleox BPO übernommen werden.

Erfahren Sie mehr über ONE HXM.

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Fachkräfte- und Abrechnermangel, SAP-Systemumstellung und möglicherweise neue Regelungen zur Arbeitszeiterfassung: Die HR-Abteilungen haben viel zu tun. Gefragt ist Flexibilität, Erfahrung, Prozess-Know-How und eine klare Digitalisierungsstrategie mit einer integrierten Softwarelösung. Kommt alles zusammen, werden aus den Herausforderungen große Chancen.

Ist Chef vom Dienst der Personalwirtschaft Online und kümmert sich unter anderem um die Themenplanung der Webseite. Texte schreibt er vor allem über Themen aus den Bereichen Arbeitsrecht, Digitalisierung und dem Mittelstand.