Wie funktioniert eine erfolgreiche globale Payroll?

Frage an die HR-Werkstatt: Wie funktioniert eine erfolgreiche globale Payroll?

Es antwortet: Alexander Börner, Professional Services Country Lead – DACH bei Alight Solutions

Die Entgeltabrechnung ist in den vergangenen Jahren sehr komplex geworden. Das liegt vor allem an den sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen und daran, dass Tätigkeiten durch hybride Arbeitsmodelle oder untypische Arbeitsverhältnisse sowie der Beschäftigung von Zeitarbeitern und geringfügig Beschäftigten flexibler werden. Zusätzliche Herausforderungen und Risiken haben Unternehmen zu erwarten, die im Ausland tätig sind. Denn sobald die Gehaltsabrechnung über Ländergrenzen hinweg erfolgt, ist auch die jeweilige Gesetzgebung zu beachten. Und nichts führt zu größerem Unmut bei den Mitarbeitenden als falsche Gehaltsabrechnungen. Außerdem drohen den betroffenen Unternehmen ein Glaubwürdigkeitsverlust und hohe finanzielle Strafen, sollten sie ihr Payroll-System im Zuge der Expansion nicht erfolgreich anpassen. Wie können Arbeitgeber diese Probleme vermeiden?

Die neue Arbeitswelt erfordert neue Technologien

Entscheidend für eine effiziente globale Lohn– und Gehaltsabrechnung ist der Einsatz von modernen Technologien. Noch immer verlassen sich viele Payroll-Verantwortliche auf Exceltabellen oder veraltete IT-Systeme, die nicht mit den anderen Personalbereichen im Unternehmen integriert sind. Das erfordert einen hohen Verwaltungsaufwand und ist ineffizient. Zudem fehlt die notwendige Transparenz über die vorhandenen Daten. Auch können Payroll-Expertinnen und -Experten die Daten nur schwer für strategische Entscheidungen analysieren, wenn die Informationen aus den unterschiedlichen Systemen noch manuell zusammengetragen und zueinander in Bezug gesetzt werden müssen. Das macht es schwer, einen ganzheitlichen Überblick über die Gehälter der Mitarbeitenden zu erhalten.

Stattdessen empfiehlt es sich, auf ein einheitliches Cloud-System für die Payroll umzusteigen. Damit der Umstieg gelingt, müssen Unternehmen zunächst die Ist-Situation inklusive aller Prozesse evaluieren. Payroll-Experten und -Expertinnen müssen klären: Welche Payroll-Prozesse sind momentan im Einsatz? Welche Prozesse sollen auch nach dem Wechsel in die Cloud noch Bestand haben beziehungsweise welche können rationalisiert werden?

Dabei sollte das HR-Management auch daran denken, die eigene neue Lösung mit der von anderen Unternehmenseinheiten zu verbinden. So kann es sehr wertvoll sein, die aggregierten beziehungsweise anonymisierten Payroll-Daten mit denen aus anderen Personalbereichen wie dem Talent Management und in einem weiteren Schritt mit den Geschäftsbereichen Finance, Market Research und der Forschung zu koppeln. Das Enterprise-Resource-Planning (ERP) ist dabei bedeutend. ERP ist dafür verantwortlich, das Personal und andere Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten. Gerade eine Cloud-ERP-Software punktet dabei vor allem dadurch, dass nicht nur Payroll- und HR-Prozesse ohne Systembrüche abgebildet werden. Auch Finance-Daten können nahtlos in die Plattform integriert werden. Unternehmensentscheiderinnen und -entscheider erhalten in Echtzeit einen 360-Grad-Blick auf jeden einzelnen Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin sowie auf das Unternehmen als Einheit.

Diese Echtzeitdaten werden für kritische Geschäftsentscheidungen immer bedeutender. Für Arbeitgeber ist es deshalb unumgänglich, eine einheitliche Datenbasis zu nutzen und zu pflegen. Vor allem auch Daten aus vollintegrierten ERP-Systemen liefern wertvolle Erkenntnisse: Welche Märkte sollen erschlossen werden? Wo besteht Potenzial für Wachstum, wo stagniert das Geschäft? Welche zusätzlichen Leistungen jenseits vom Gehalt wünschen sich Mitarbeitende? Und wie hoch ist die Fluktuation an den unterschiedlichen Standorten? Das HR-Management hat Zugriff auf Daten, die für die Ausrichtung des Unternehmens von hohem Nutzen sind.

Umso wichtiger ist es, diese Informationen einheitlich in einem System zusammenzuführen. Insel-Lösungen verlangsamen die Prozesse nur. Durch die Kombination aus demografischen Daten, der dazugehörigen Vergütung sowie der Betriebskosten und den gesetzlichen Bestimmungen entsteht dagegen eine Quelle, die Arbeitgeber für Business Intelligence nutzen können. Das hilft dem Unternehmen, sich einen Überblick über seine Rentabilität und Effizienz zu verschaffen. Indem Daten integriert werden, erhöht sich die Effektivität im gesamten Unternehmen. Auch wird dadurch das Risiko von Verlusten oder Gesetzesverstößen minimiert. Die Payroll-Daten lassen sich analysieren und daraus können Expertinnen und Experten Prognosen ableiten, um die Wachstumsstrategie besser planen und umsetzen zu können. 

Vorhandene Ressourcen effizient nutzen

Personal- und Finanzabteilungen sind seit einiger Zeit einem zunehmenden Druck ausgesetzt. Sie sind personell knapp besetzt und müssen sich gleichzeitig mehr mit Umstrukturierungen sowie globalen Versetzungen beschäftigen. Das wirkt sich auf die Mitarbeitenden im Unternehmen aus. Denn wenn diese ihr Gehalt nicht richtig und zur versprochenen Zeit erhalten, entsteht bei ihnen Frustration.

Ein Payroll-Outsourcing kann daher gerade bei einer internationalen Expansion wirtschaftlich sinnvoll sein. Denn damit muss das Unternehmen weder das Personal umschulen noch neue Mitarbeitende akquirieren, die sich mit neuen globalen und lokalen Themen auskennen. Letzteres gestaltet sich in Zeiten des Fachkräftemangels ohnehin schwierig. Zudem sinkt die Fehlerquote, da sich ausschließlich Experten und Expertinnen mit der hochkomplexen Thematik einer globalen Payroll auseinandersetzen. Das schafft HR den notwendigen Spielraum, um interne Abläufe weiterzuentwickeln. Der interne Verwaltungsaufwand sinkt, und die Payroll-Experten und -Expertinnen werden entlastet. Ihre dadurch gewonnenen Ressourcen können sie für strategisch wichtigere Aufgaben einsetzen.

Regularien beachten

Neben der Ressourcenplanung kommen bei einer internationalen Expansion neue regulatorische Anforderungen auf das Unternehmen zu. Gerade im Bereich Payroll sind diese sehr komplex. Regularien verändern sich heute schneller denn je – es ist schwierig, in jeder Region immer auf dem neusten Stand zu bleiben. Hier gilt es den Überblick zu bewahren und Prozesse anhand der Regulatorien auszurichten. Selbst minimale Abweichungen wirken sich negativ auf die Compliance des gesamten Unternehmens aus. Und gerade bei einem schnellen Unternehmenswachstum können Verstöße zu Strafen in Millionenhöhe führen.

Um diese Risiken zu minimieren, müssen Unternehmen in der Lage sein, die gesetzlichen Bestimmungen in jedem Land einzuhalten. Sie müssen sich entweder selbst auf dem Laufenden halten und diese kennen oder sie greifen auf externe Dienstleister zurück. Im Idealfall beherrschen die Payroll-Expertinnen und -Experten (ob intern oder extern) die Sprache des jeweiligen Landes. Hier kann es sich auch empfehlen, neue Mitarbeitende im entsprechenden Land einzustellen.

Ein weiteres Tool, um die Regulatorien einzuhalten, sind KI-Anwendungen oder Robotik. Solche Lösungen helfen, die Leistung der Payroll anhand festgelegter Kennzahlen zu verfolgen, die Effizienz und Qualität der Prozesse zu verbessern und das Risiko der Nichteinhaltung zu minimieren.

Auch Payroll-Experten sollen ein gutes Arbeitserlebnis haben

Arbeit ist mittlerweile mehr, als nur eine Aufgabe zu erledigen. Viele Beschäftigte profitieren heute von einer nie dagewesenen Flexibilität – ob bei Arbeitszeit und -ort oder bei der Art und Weise, wie sie Tätigkeiten ausführen. Zudem verändert die „Great Resignation“ den Arbeitsmarkt enorm und setzt Unternehmen und Personaler immer mehr unter Zugzwang, ihre Mitarbeitenden zu halten und ihnen Anreize zu bieten.

Auch Payroll-Experten und -Expertinnen gilt es zu halten – gerade, wenn man ein globales Payroll-System einführen oder ausweiten möchte. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie ein gutes Arbeitserlebnis haben, und sie bestmöglich durch die Bereitstellung von digitalen Tools von wiederkehrenden Routineaufgaben entlasten und somit ihr Engagement fördern. Sind die Payroll-Expertinnen und -Experten zufrieden, wirkt sich das wiederum positiv auf die Unternehmenskultur aus.