Wahrnehmung und Nutzung von Benefits verbessern

Unternehmen befassen sich intensiv mit Employee Benefits – mit kreativen Ideen, Out-of-the-Box-Angeboten und wirksamen Lösungen für individuelle Bedarfe. Bei einer erfolgreichen Strategie kommt es auf die breite Nutzung an. Effektive Kommunikation ist der Schlüssel. Der Anruf kommt nicht überraschend. Ein HR-Verantwortlicher fragt, ob wir ihm bei seiner Benefits-Strategie helfen können. Ein paar Minuten später wird klar: Es gibt keine Strategie. Lediglich ein Angebot einzelner Leistungen. Das Problem ist nicht die Auswahl, sondern die Art der Offerte an die Mitarbeitenden. Auch wenn viele Organisationen Benefits mit Bedacht auswählen, sind sie weit entfernt von einer smarten Verwaltung mit attraktiver Angebotsstruktur.

Die drastischen Veränderungen der vergangenen Jahre, die durch digitale Arbeitsmethoden gepusht wurden, werden auch in Zukunft Veränderungsprozesse in Unternehmen mit sich bringen. Der zunehmende Einsatz Künstlicher Intelligenz und der Fachkräftemangel werden nicht nur unsere Arbeitsweise grundlegend verändern, sondern auch die Positionierung von Arbeitgebern. Corporate Benefits sind ein entscheidender Faktor für das Employer Branding, zur Bindung von Mitarbeitenden und die Gestaltung einer zeitgemäßen Unternehmenskultur.

Eine gute Benefits-Strategie beginnt stets mit dem Verständnis für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, nicht nur in der aktuellen Situation, sondern insbesondere auch für die Zukunft. Zu einer überzeugenden Auswahl sind daher Visionen und Mut erforderlich. Das Thema Benefits ist nie abgeschlossen, sondern die einzelnen Angebote entwickeln sich permanent. HR-Verantwortliche, die sich mit Verständnis und Empathie in die Situation der Mitarbeitenden eindenken können, erreichen zielführende Inspirationen. Was hilft Mitarbeitenden wirklich bei ihrer Arbeit? Und was erleichtert das Nebeneinander von Arbeit und Privatleben?

Was beeinflusst die Strategie der Zusatzleistungen?

Die Ergebnisse der jüngsten Benefits-Trends-Studie von WTW zeigen hier ein eindeutiges Bild: Demnach stehen Unternehmen in Deutschland auch 2023 unter dem nachhaltigen Eindruck eines Arbeitnehmermarktes, was sich nicht zuletzt auf die Benefits-Strategie der Arbeitgeber im Rahmen ihrer Total Rewards Suite niederschlägt. Neben dem Wettbewerb um Fachkräfte, den 85 Prozent der Unternehmen benennen, führen die Befragten auch folgende Schlüsselthemen an, die Einfluss auf ihre Benefits-Strategie haben: Das sind zum einen die flexiblen Arbeitsregelungen (56 Prozent) und zum anderen der steigende Kostendruck (35 Prozent).

Unternehmen priorisieren flexible Zusatzleistungen bei der Neuausrichtung ihrer Benefits-Strategie und bei dem Design ihres Portfolios. Dabei stehen Gesundheits- und Vorsorgethemen weiterhin im Fokus. So setzen 65 Prozent auf die Unterstützung eines ganzheitlichen Wellbeings ihrer Beschäftigten in seinen vier Dimensionen: physisches und psychisches sowie finanzielles und soziales Wellbeing. 73 Prozent der Befragten verfolgen damit das Ziel, die Produktivität der Mitarbeitenden zu unterstützen – denn gesunde Mitarbeitende arbeiten nachweislich motivierter und effizienter.

Arbeitgeber haben verstanden, dass bei mittlerweile vier Generationen im Unternehmen ein starres Benefits-Angebot nicht für alle gleichermaßen passt. Sie merken auch, dass eine gute und flexible Auswahl von Zusatzleistungen alleine nicht ausreicht und möchten stärker in den Dialog mit ihren Beschäftigten gehen. Daher planen mehr als die Hälfte der Unternehmen, ihre Benefits stärker auf eine Optimierung der Employee Experience auszurichten. Der Studie zufolge prüfen 56 Prozent der Befragten digitale Lösungen, und sie planen, die Employee Experience durch die Bereitstellung einer einzigen digitalen Plattform zu optimieren. Etwa zwei Fünftel wollen für eine bessere Employee Experience die gezielte Kommunikation mit einzelnen Belegschaftsgruppen fördern, ebenso viele möchten die Entscheidungsprozesse der Arbeitnehmenden durch Bereitstellung von Informationen unterstützen.

In großem Umfang planen Arbeitgeber auch weitere Maßnahmen für die Benefits-Analyse und das Reporting. 58 Prozent setzen beim Reporting auf Benchmarking und die Nutzung von Marktstudien sowie branchenspezifischen Umfragedaten. Für ein gutes Drittel (34 Prozent) steht die Analyse des Angebots sowie die Absicherung der Mitarbeitenden weiterhin im Vordergrund. Wenn Arbeitgeber darauf angewiesen sind, passgenaue Lösungen zu offerieren, ist es wichtig, Werte und Präferenzen der Mitarbeitenden zu kennen, zu verstehen, und regelmäßig zu prüfen, ob sie sich verändert haben.

Was bringt die Nutzung vorhandener Daten?

Insbesondere stellt sich aber die Frage: Wie erreicht man die Mitarbeitenden in ihrer jeweiligen Bedarfssituation? Reiseportale, Autohändler oder Modedesigner sprechen potenzielle Kunden gezielt an, sie kennen deren Themen und Interessen. Doch wie können Arbeitgeber vorgehen? Natürlich müssen sie keine Cookies setzen und auch nicht einzelne Personen laufend persönlich kontaktieren, um deren Situation und Bedürfnisse zu erfragen. Unternehmen müssen nur vorhandene Daten und Informationen gezielt nutzen. Diese existieren meistens, etwa in HR-Informationssystemen. Im Idealfall sind sie so gut, dass eine sofortige Nutzung möglich ist.

Dank innovativer Technologien sind HR-Verantwortliche und Führungskräfte heute in der Lage, empathischer zu führen als je zuvor. Der Wertewandel, geprägt von der Generation Z, das Führen von Mitarbeitenden aus fünf Generationen, Erreichbarkeit im Homeoffice und in Blue-Collar-Bereichen, zunehmend auch in Workation, bei flexiblen Arbeitszeiten und stärkerer mentaler Belastung erfordern ein konsequentes Umdenken. Benefits, selten als solche gekennzeichnet, sind aber ein wesentliches Entscheidungskriterium für die Auswahl eines Jobs, wie Studien immer wieder belegen. Die Daten aus HR-Portalen, Sharepoint-Lösungen und anderen Managementsystemen können HR-Leader und Führungskräfte dabei unterstützen, sich auf die persönlichen Bedarfe und individuellen Lösungen für Mitarbeitende zu konzentrieren.

Bindung mit effizienter Kommunikation

Personalisierte und effektive Kommunikation erfordert einen gewissen Zeiteinsatz. Denn sie ist essenziell für den Erfolg von Unternehmen und einzelner Projekte und sollte daher zielgruppengerecht gestaltet werden. Gefragt sind daher smarte Kommunikationsplattformen, welche eine personalisierte, individuelle Ansprache der Mitarbeitenden ermöglichen und für HR zugleich Zeit einsparen. Was soll und kann eine solche Kommunikationsplattform (beispielsweise „Embark“ von WTW) leisten? Gezielt auf Basis der vorhandenen Daten können Führungskräfte und HR-Mitarbeitende über das integrierte Content-Management-System selektive Botschaften an Mitarbeitende mit unterschiedlichen Interessen senden. In der Praxis bedeutet das zum Beispiel, dass der rückkehrende Vater aus dem Erziehungsurlaub nicht über die aktuellen Pläne einer Vorruhestandslösung informiert wird, sondern über Benefits zum effizienten Management einer Work-Life-Balance für Familien wie über die firmeneigene Kinderbetreuung oder die Nutzung flexibler Arbeitszeiten. Oder: Die talentierte junge Kollegin aus der Finanzabteilung erhält individuelle Angebote zur Förderung ihrer Karriere wie eine Schulung über Bilanzierungsmethodik oder Teamleitung. Oder: Kollegen aus dem Blue-Collar-Segment bekommen über ihre mobile Unternehmens-App Einladungen zu einem Teambuilding-Event mit Vorstellung eines neuen betrieblichen Vorsorge- und Absicherungsangebotes.

Proaktiv handeln

Wer die Nutzung von Benefits erhöhen will, geht proaktiv auf Mitarbeitende zu und schärft permanent die Wahrnehmung der Vorteile, von denen sie profitieren können. Das Benefits-Angebot stellt einen Teil der Unternehmenskultur dar, nämlich die Förderung von Beschäftigten durch den Arbeitgeber. Dabei handelt es sich nicht nur um geldwerte Benefits, sondern auch um solche, die zum Beispiel die Karriere fördern oder die persönliche Situation durch Wellbeing-Angebote verbessern. Immer mehr Arbeitgeber sehen sich in der Verantwortung, eine Wohlfühlumgebung für Mitarbeitende zu schaffen und deren Gesundheit aktiv zu fördern. Gleichzeitig steigern diese Maßnahmen die Leistungsbereitschaft und erzeugen eine nachhaltige Bindung. Begleitet mit empathischer und personalisierter Kommunikation wird das Benefit-Programm schnell zum entscheidenden Kriterium für ein Unternehmen.

Live Events und Gamification pushen die Nutzung von Benefits

Es gibt vielfältige Möglichkeiten, Benefits stärker in die Wahrnehmung der Belegschaft zu rücken und damit die Nutzung der Zusatzleistungen zu erhöhen. Neben der Kommunikation über Plattformen oder Dialogkanäle, die im Idealfall auch Feedback zulassen, entwickeln sich Live-Formate als probater Kommunikationskanal. Etwa eine Gesundheitswoche mit Wellbeing-Angeboten, Karrieretage mit Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, Family Days, bei denen Mitarbeitende erfahren, wie auch die Familie von Benefits profitieren kann, oder aber die Teilnahme an einer Finance School, in der Mitarbeitende Finanzwissen erhalten, um selbst bewerten zu können, welche Vorsorge- und Absicherungsformen sich eignen.

Immer mehr Beliebtheit finden Formate aus dem Gaming-Bereich wie ein Storytelling-Wettbewerb, Battles oder Ambassador-Programme. Doch auch solche Maßnahmen gelingen nur mit hervorragender Kommunikation. Hierfür braucht es gute Kommunikatoren und die passende Technologie. Last, but not least: Künstliche Intelligenz wird hier künftig auch eine große Rolle spielen.