Update vom 18. Oktober 2024:
Update vom 26. September 2024: Bürokratieentlastungsgesetz IV passiert Bundestag.
Update vom 21. März 2024: Die Fraktionen von SPD, Grünen und FDP teilten am heutigen Donnerstag mit, das ein weiterer Passus in den Gesetzentwurf zur Bürokratieentlastung eingefügt werden soll. Die nun getroffene Vereinbarung ändert das Nachweisgesetz und sieht vor, dass statt der Schriftform für die Arbeitsvertragsbedingungen künftig die Textform ausreicht. Damit kann der Abschluss eines Arbeitsvertrags komplett per E-Mail ablaufen. Nur wenn Arbeitnehmer dies verlangten, müsse der Arbeitgeber ihnen einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Laut Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) sollen auch Arbeitnehmer-Überlassungsverträge künftig per E-Mail abgeschlossen werden können. Vergangene Woche wurde sich bereits bei Arbeitszeugnissen auf die Textform geeinigt.
Artikel vom 13. März 2024: Unternehmen sollen von Bürokratie entlastet werden. Das ist das Ziel des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, das jüngst von der Bundesregierung auf den Weg gebracht wurde. Das Gesetz ist Teil des im August 2023 beschlossenen Entbürokratisierungspaketes. Die Gesamtentlastung soll bei über einer Milliarde Euro liegen. „Heute gehen wir den nächsten Schritt bei der Bekämpfung des Bürokratie-Burnout“, bekräftigte Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP), der den Entwurf vorgelegt hatte.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz sollen „schnelle und spürbare Entlastungen für die mittelständische Wirtschaft vorgenommen und einzelne Maßnahmen der Eckpunkte zum Bürokratieabbau kurzfristig umgesetzt werden“, heißt es seitens der Ampelkoalition. Vor allem ein Punkt ist für HRler interessant: Der Regierungsentwurf sieht unter anderem eine teilweise „Reduktion der Schriftformerfordernisse“ vor. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sollen Schriftformerfordernisse zu Textformerfordernissen herabgestuft werden, soweit dies angemessen und sachgerecht ist. Anders als die Schriftform setzt die Textform keine eigenhändige Unterschrift voraus: Beispielsweise reicht auch eine E-Mail, um etwas offiziell abzusegnen. Dies betrifft beispielsweise auch Arbeitszeugnisse. Eine Einschränkung gibt es allerdings: Die Unterschrift unter ein entsprechendes Dokument muss per sogenannter „qualifizierter elektronischer Signatur“ erfolgen.
Lob mit Einschränkungen
Verena Pausder, Vorsitzende des Startup-Verbands, wertet das Gesetz als positiven Schritt, schränkt aber ein: „Ich hoffe, dass da noch viele weitere Bürokratieentlastungsgesetze kommen. Wir tun uns einfach wahnsinnig schwer, in Deutschland Dinge wieder abzuschaffen, die wir einmal eingeführt haben, auch wenn sie keinen Sinn mehr machen“, erklärte sie gegenüber dem Deutschlandfunk. Warum etwa sei es trotz der „Reduktion der Schriftformerfordernisse“ nicht möglich, einen Arbeitsvertrag digital zu unterzeichnen? Ein weiteres Thema sei das Fachkräfteeinwanderungsgesetz, das laut Pausder dringend weniger Bürokratie mit sich ziehen sollte. „Wenn die Visa-Verfahren so lange dauern, dann bringt uns das eben nicht so viel, weil die Menschen dann trotzdem ewig warten, bis sie in einem Job ankommen“, so Pausder.
Auch Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder sieht das Gesetz mit gemischten Gefühlen: Zwar werde an der einen oder anderen Stelle der bürokratische Aufwand für Wirtschaft, Bevölkerung und Verwaltung reduziert. „Das Gesetz verpasst aber zugleich die Chance für einen echten Befreiungsschlag. So verzichtet die Bundesregierung weiter auf die im Koalitionsvertrag angekündigte Generalklausel bei den Schriftformerfordernissen. Dabei ist der Zwang zu händischer Unterschrift und Papier eines der größten Hemmnisse einer konsequenten Digitalisierung.“
Das bedeute zum Beispiel, dass Arbeitgeber bei einer Gehaltserhöhung aufgrund einer neuen Betriebsvereinbarung ihre Beschäftigten weiter schriftlich auf Papier informieren müssen. „Dort, wo digitale Unterschriften grundsätzlich akzeptiert würden, werden unnötige technologische Hürden aufgebaut.“ So stelle die „qualifizierte elektronische Signatur“ insbesondere kleinere Unternehmen oder Startups vor hohe Hürden.
Kritische Stimmen zur elektronischen Signatur
Arbeitsrechtler Dr. Kilian Friemel, Partner bei der Kanzlei Taylor Wessing sieht das Thema „Reduktion der Schriftformerfordernisse“ ebenfalls kritisch, da zum Beispiel elektronische Arbeitszeugnisse nur im Fall der Einwilligung durch den Arbeitnehmer möglich seien. „Was bringt das dann, fragt man sich?“, so Friemel in einem Linkedin-Post.
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Die „qualifizierte elektronische Signatur“ dürfe zudem nicht verwendet werden, wenn sie Rückschlüsse auf eine Rückdatierung ermögliche. Zeugnisse würden üblicherweise auf den Tag des Ausscheidens datiert. Wenn der Arbeitgeber das Zeugnis also zum Beispiel drei Monate nach dem Ausscheiden erstelle und elektronisch signiere, scheide dieses Vorgehen aus, wenn sich aus der Signatur das Datum der Unterschrift erkennen lässt. „Ich finde diese Entbürokratisierung im Falle der Zustimmung durch Arbeitnehmer mit qualifizierter elektronische Signatur schon erstaunlich“, kritisiert der Arbeitsrechtler.
Der Entwurf des Bürokratieentlastungsgesetzes liegt jetzt beim Bundesrat, der dazu Stellung nehmen muss. Nach einer Gegenäußerung der Bundesregierung wird das Gesetz an den Deutschen Bundestag weitergeleitet und dort beraten.
Dieser Artikel wurde am 13. März 2024 erstmals veröffentlicht und zuletzt am 21. März 2024 aktualisiert.
Korrektur am 14.3.: Weil SMS und Messenger derzeit keine qualifizierte elektronische Signatur erlauben, haben wir eine Passage im Text geändert.
Sven Frost betreut das Thema HR-Tech, zu dem unter anderem die Bereiche Digitalisierung, HR-Software, Zeit und Zutritt, SAP und Outsourcing gehören. Zudem schreibt er über Recruiting und Employer Branding. Er verantwortet weiterhin die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft.
