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So schaffen Unternehmen die Basis für Deep Work

Frage an die HR-Werkstatt: Was kann HR tun, damit sich Mitarbeitende besser konzentrieren können?
Es antwortet: Patrick Brigger, Mitgründer und COO des Online-Wissensanbieters getAbstract

„Ping“, in 15 Minuten steht der Call mit dem Kunden an, „Ping“, die Kollegin aus dem Vertrieb hat die Verkaufszahlen geschickt, „Ping“, über Teams schickt der Abteilungsleiter eine Umfrage zur Urlaubsplanung im nächsten Monat. In einer von ständiger Erreichbarkeit und omnipräsenten Medien geprägten Welt wird es zusehends schwieriger, längere Phasen von konzentrierter Arbeit, sogenannter Deep Work, unterzubringen. Wer konstant durch kurzweilige Eindrücke aus dem Fokus gerissen wird, muss sich immer wieder neu einarbeiten. Leider neigt der Mensch auch dazu, sich leicht ablenken zu lassen.

Das ist gerade für Knowledge Worker ein Problem, denn für ihre Arbeit ist Deep Work essenziell. Produktivität kommt für sie am ehesten aus den Phasen tiefer Konzentration. HR und Führungskräfte müssen ihnen Raum für Deep Work bereitstellen. Wie genau dieser Raum aussieht, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich, denn jeder oder jede braucht andere Rahmenbedingungen, um sich konzentrieren zu können. Allerdings gibt es einige Grundlagen, wie man eine Atmosphäre schaffen kann, in der Deep Work angeregt wird.

Konzentrationsräume schaffen

Unternehmen nehmen beim Design der Arbeitsumgebung Einfluss darauf, wie die Mitarbeitenden arbeiten. In den vergangenen Jahren sind Großraumbüros populär geworden, da sie die direkte Kooperation und den Ideenaustausch anregen. Allerdings ist dort – genau wegen der eben genannten Faktoren – konzentriertes Arbeiten kaum möglich. Reine Einzelbüros sind aufgrund der gestiegenen Bedeutung von Homeoffice allerdings kaum noch wirtschaftlich. Eine Zwischenlösung ist sinnvoll.

So können Betriebe den Angestellten abgetrennte Räume zur Verfügung stellen, in die sie sich für Deep-Work-Phasen zurückziehen können. Es reicht nicht, wenn diese Räume nur notdürftig durch Sichtschutzwände vom restlichen Büro abgetrennt sind. Wichtig ist, dass es dort wirklich ruhig und möglichst frei von Ablenkungen ist. Eine Glastür, die den Blick auf einen belebten Korridor zulässt, ist ähnlich kontraproduktiv wie ein Telefon, das jederzeit klingeln kann. Außerdem müssen diese Räume ihre Integrität auch „wahren dürfen“. Das heißt, Mitarbeitende sollten dazu angehalten werden, Kollegen und Kolleginnen, die sich in diese Räume zurückgezogen haben, nur im Notfall zu stören. Was diese Notfälle sind, wird am besten gemeinschaftlich festgelegt.

Zeit für Deep Work einplanen

Mitarbeitende, die die Räume nutzen, sind im Gegenzug dazu angehalten, so zu planen, dass sie nichts Wichtiges verpassen. Je besser der Arbeitsalltag und die Aufgaben insgesamt strukturiert sind, desto besser lässt sich antizipieren, wann jemand ansprechbar sein muss und wann nicht. Was die Erreichbarkeit angeht, sind auch die Vorgesetzen gefragt. Wer eine „Always-On-Kultur“ schafft, ermutigt seine Mitarbeitenden, sich jederzeit auf mögliche Ablenkungen einzustellen und auch auf diese zu reagieren. Führungskräfte, die mit ihrem Team Zeiten vereinbaren, in denen man „kommunikativ abstinent“ sein darf, regen Deep Work an.

Regelmäßige Pausen erlauben

Allerdings sollten Teams es damit nicht übertreiben. Denn hochkonzentriertes Arbeiten ist anstrengend. Nach 50 bis 60 Minuten lässt die Konzentration automatisch nach. Eigentlich ist dann eine kurze Pause notwendig. Wenn man diese Pausen für Routinetätigkeiten wie E-Mails beantworten nutzt, verfehlen sie jedoch ihre Wirkung. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter  sollte wirklich abschalten. Ein Spaziergang bietet sich an oder klassischer Small Talk mit den Kollegen und Kolleginnen. Gut ist es außerdem, einfach einmal Langeweile zuzulassen und diese auszuhalten. Zehn Minuten aus dem Fenster blicken und die Gedanken unproduktiv schweifen lassen, ist unter Umständen das Beste, um sich auf die nächste Konzentrationsphase einzustellen. Ein Powernap zwischendurch kann ebenfalls Wunder bewirken. Das müssen die Vorgesetzten natürlich zulassen.

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Produktivität nicht über Arbeitszeit definieren  

In der seit der Industrialisierung von der Stechuhr definierten Arbeitswelt wird Zeit gerne mit Produktivität gleichgesetzt. Die Annahme: Wer mehr arbeitet, schafft auch mehr. Pausen seien kontraproduktiv. Bei Routinetätigkeiten, die im Autopilot erledigt werden können, mag das stimmen. Deep Work folgt jedoch anderen Regeln. Es geht dabei um den Output des Geistes. Und der menschliche Geist ist kein Fließband. Nach Phasen der Konzentration muss er ruhen. Produktivität ergibt sich nicht rein aus der aufgewandten Zeit, sondern aus der Intensität der Konzentration. Hat der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Gefühl, immer beschäftigt wirken zu müssen, kann sich das Gehirn nicht erholen.

Eigene Grenzen respektieren

Zeit ist auch in einem anderen Zusammenhang ein gutes Stichwort. Mehr als vier Stunden Deep Work pro Arbeitstag sind nicht ratsam. Denn selbst mit Pausen ist die kognitive Kapazität irgendwann ausgereizt. Außerdem dürfen die Routinetätigkeiten nicht zu kurz kommen. Planungs- und Abstimmungsmeetings sowie E-Mails beantworten und Listen abarbeiten – all das hat auch seinen Platz im Arbeitsalltag und darf aufgrund von Deep-Work-Phasen nicht vernachlässigt werden.

Konzentrationsprobleme im Homeoffice nicht herunterspielen

Für mach einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mag es leichter sein, sich im Homeoffice zu konzentrieren. Für viele ist es das allerdings nicht. Denn ständige Erreichbarkeit können Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräfte auch bei der Arbeit zu Hause fordern. Ganz zu schweigen von eng getakteten Meetings ohne Agenda und Zielvorgabe oder von unklaren Verantwortungsbereichen, die dafür sorgen, dass Mitarbeitende immer wieder scheinbar plötzlich zu Verantwortlichen für ein Projekt werden.

Zeiten, in denen man nicht erreichbar sein muss und die Kommunikationskanäle „ignorieren“ darf, sind ebenfalls nicht ortsabhängig. Wenn die Arbeitskultur in einer Firma oder einem Team darauf ausgerichtet ist, Deep Work zu ermutigen und zu ermöglichen, kann es im Homeoffice genauso gut funktionieren wie im Büro.

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