Der Krankenstand in Deutschland bleibt auf hohem Niveau: Wie aus einer Analyse des IGES Instituts im Auftrag der DAK-Gesundheit hervorgeht, fehlten Beschäftigte im vergangenen Jahr durchschnittlich 19,5 Tage. Das Wissenschaftliche Institut der AOK (WIdO) weist mit 23 Krankheitstagen für 2025 sogar noch höhere Werte auf. 2024 waren es laut Statistischem Bundesamt (Destatis) im Schnitt noch 14,8 Tage.
Angesichts der hohen Krankenstände und der damit verbundenen Kosten für Arbeitgeber hat auch die politische Debatte um Karenztage zuletzt wieder an Dynamik gewonnen: Mitte Aprildiskutierten Regierungsparteien Modelle, bei denen der erste Tag der Erkrankung unbezahlt bleiben soll. Ziel ist es, Fehlzeiten und Kosten zu senken. Auch Teilzeitkrankschreibungen werden wieder in Erwägung gezogen. Das Bundeskabinett hat sich am 29. April 2026 bereits daraufgeeinigt:
Vor diesem Hintergrund rückt die Praxis rund um Krankschreibungen stärker in den Fokus: Was müssen HR-Verantwortliche aktuell beachten? Wie steht es um Informationsrechte und Fürsorgepflichten? Wie gelingt der Umgang mit Langzeiterkrankten?
Wie ist die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall geregelt?
Erkrankt ein Beschäftigter und kann er deshalb nicht arbeiten, ohne dass ihn ein Verschulden trifft, muss der Arbeitgeber das Gehalt weiter zahlen. Die Fortzahlung gilt in der Regel für bis zu sechs Wochen je Krankheitsfall. Rechtliche Grundlage hierfür bildet das Entgeltfortzahlungsgesetz (EZFG).
Kommt es infolge derselben Krankheit zu einer erneuten Arbeitsunfähigkeit (AU), wird der Anspruch auf Entgeltfortzahlung nur unter bestimmten Bedingungen weiter gewährt. Dies ist zum einen der Fall, wenn zwischen den beiden Erkrankungszeiträumen mindestens sechs Monate liegen, in denen keine Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit besteht. Zum anderen müssen seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit mindestens zwölf Monate vergangen sein.
Wann müssen Beschäftigte über die AU informieren und sie nachweisen?
Für Beschäftigte gilt gemäß § 3 EZFG, dass sie ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich – in der Praxis bedeutet das am ersten Werktag der Erkrankung – dem Arbeitgeber mitteilen müssen. Spätestens ab dem vierten Krankheitstag muss dann auch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen. Diese rufen Arbeitgeber seit Einführung der elektronischen AU bei der Krankenkasse des Beschäftigten ab. Hierfür müssen sie vom Beschäftigten Beginn und Ende der AU genannt bekommen.
Gemäß § 5 EFZG ist dem Arbeitgeber allerdings das Recht vorbehalten, bereits ab dem ersten Krankheitstag ein ärztliches Attest zu verlangen. Wie aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) von 2012 hervorgeht, muss diese Aufforderung nicht begründet sein (Urteil vom 14. Dezember 2012, Az. 5 AZR 886/11). Die konkrete Ausgestaltung liegt damit im Ermessen des Arbeitgebers, muss jedoch einheitlich, rechtssicher und diskriminierungsfrei geregelt sein.
Attest liegt nicht vor: Ist eine Abmahnung oder Kündigung möglich?
Seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Jahr 2023 gilt zunächst einmal: Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen müssen dem Arbeitgeber keine AU mehr vorlegen. Die Daten werden elektronisch von der Arztpraxis an die Krankenkasse übermittelt und der Arbeitgeber ruft sie dort ab.
Im ersten Schritt empfiehlt es sich daher als Arbeitgeber, bei der Krankenkasse zu überprüfen, ob die eAU tatsächlich vorliegt. Ist dies nicht der Fall, muss die Ursache ausgemacht werden. Es könnte zum einen daran liegen, dass der Arzt die AU-Daten nicht oder fehlerhaft übermittelt hat. In einem solchen Fall trifft den Arbeitnehmer keine Schuld. Die HR-Abteilung sollte die erkrankte Person dann bitten, Kontakt mit der Arztpraxis oder der Krankenkasse aufzunehmen, um zu klären, wo es hakt.
Eine andere Situation besteht, wenn der Arbeitnehmer dieser Bitte nicht nachkommt oder die Vorlage der eAU ausbleibt, etwa weil die erkrankte Person keinen Arzt aufgesucht hat oder den Arztbesuch nicht nachweisen kann. Dann liegt eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflicht vor. In solchen Fällen kann grundsätzlich eine Abmahnung in Betracht kommen.
Auch eine verhaltensbedingte Kündigung kann bei wiederholten Pflichtverletzungen und nach entsprechender Abmahnung unter Umständen drohen. Vor dem Hintergrund des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) ist eine Kündigung grundsätzlich allerdings nur wirksam, wenn sie sozial gerechtfertigt ist und es hängt immer auch von einer Einzelfallprüfung ab.
Liegt dem Arbeitgeber das ärztliche Attest nicht rechtzeitig vor, hat er im Übrigen das Recht, die Lohnfortzahlung bis zur Aufklärung zurückzuhalten (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 EZFG).
Welche Informationsrechte hat der Arbeitgeber?
Arbeitgeber dürfen nur begrenzt Informationen über die Erkrankung ihrer Beschäftigten erhalten. Zulässig sind lediglich Angaben über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit und zu ihrer voraussichtlichen Dauer. Das legt § 5 EZFG fest. Informationen, etwa über die Ursache und Art der Erkrankung oder die konkrete Diagnose, dürfen nicht abgefragt werden, da sie unter die geschützte Privatsphäre der Beschäftigten nach Artikel 9 DSGVO fallen.
Bei gerichtlichen oder außergerichtlichen Verfahren kann es durchaus dazu kommen, dass Beschäftigte ihre AU näher darlegen müssen. Wenn Arbeitgeber beispielsweise Zweifel daran haben, dass eine Neuerkrankung vorliegt, wodurch sie trotz Überschreiten der Sechs-Wochen-Regelung erneut Lohnfortzahlung erbringen müssen, kann es sein, dass der Beschäftigte seine Neuerkrankung belegen muss.
Was bedeutet die Fürsorgepflicht für HR im Umgang mit Krankheitsfällen?
Die Fürsorgepflicht verpflichtet Arbeitgeber und damit auch HR, die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Im Krankheitsfall heißt das konkret, die Arbeitsbedingungen und betrieblichen Abläufe so zu gestalten, dass die Genesung der Erkrankten nicht beeinträchtigt wird. Rechtlich ist dieser Grundsatz in § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) verankert.
Die Fürsorgepflicht ist auch im Zuge der aktuellen Debatte um Karenztage ein Thema. Denn Studien zeigen, dass viele Beschäftigte krank zur Arbeit gehen. Unbezahlte Krankheitstage könnten diesen Präsentismus weiter fördern und stellen HR vor ein Dilemma zwischen Kostendruck und Fürsorgepflicht.
Was kann HR tun, wenn Zweifel an der AU bestehen?
Liegt ein ärztliches Attest vor, reicht dies als Nachweis zunächst einmal aus. Dem Attest wird grundsätzlich ein hoher Beweiswert zugerechnet. Es ist der offizielle Beleg, dass die erkrankte Person arbeitsunfähig ist. Sollten dennoch begründete Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit der beschäftigten Person bestehen, haben Arbeitgeber einerseits die Möglichkeit, bei der zuständigen Krankenkasse eine sogenannte Zusammenhangsanfrage zu stellen. Die Krankenkasse prüft dann, ob wiederkehrende oder kurze Arbeitsunfähigkeiten auf dieselbe zugrunde liegende Erkrankung zurückzuführen sind.
Eine zweite Option besteht gemäß § 275 des Fünften Sozialgesetzbuches (SGB V) darin, eine gutachtliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes (MD) einzuholen. Der Prozess wird von der Personalabteilung angestoßen, welche die Krankenkasse informiert und um eine Begutachtung bittet.
In einer solchen Begutachtung prüft der Medizinische Dienst, ob eine Arbeitsunfähigkeit medizinisch gerechtfertigt ist und wie lange sie voraussichtlich bestehen wird. Grundlage sind ärztliche Unterlagen, die bei Bedarf durch eine eigene Untersuchung ergänzt werden. Das Ergebnis wird an die Krankenkasse weitergeleitet, die wiederum den Arbeitgeber lediglich über das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit informiert. Die Krankenkassen können eine Begutachtung jedoch ablehnen, wenn sich die Arbeitsunfähigkeit eindeutig und nachvollziehbar aus den vorliegenden medizinischen Diagnosen ergibt.
Wann darf HR ein Gutachten des MD einholen?
Ein Arbeitgeber darf ein Gutachten des Medizinischen Dienstes einholen, wenn ernsthafte, begründete Zweifel vorliegen. Nach Vorgaben des Fünften Sozialgesetzbuches ist das der Fall, wenn:
- Beschäftigte auffällig häufig oder oft für kurze Dauer krankgeschrieben sind.
- Beschäftigte auffällig häufig an Wochenend- und Wochenanfängen krank sind.
- die AU von einem Arzt ausgestellt wurde, der durch eine hohe Anzahl an Krankschreibungen auffällig geworden ist.
Darüber hinaus konkretisieren die Richtlinien über die Zusammenarbeit der Krankenkassen mit dem Medizinischen Dienst sowie ein Urteil des BAG weitere Fälle, in denen begründete Zweifel angenommen werden können. Dazu zählt unter anderem, wenn:
- es zu häufigen Arztwechseln ohne nachvollziehbaren Grund kommt.
- sich auffällige Verhaltensweisen der erkrankten Person im Zusammenhang mit dem angegebenen Krankheitsbild zeigen.
- die Arbeitsunfähigkeitsmeldung nach innerbetrieblichen Differenzen oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auftritt.
- es eine vorherige Ankündigung einer Arbeitsunfähigkeit durch die erkrankte Person gab.
- ein Arbeitnehmer ab Kündigung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses krankgeschrieben ist (BAG, Urteil vom 13. Dezember 2023, Az. 5 AZR 137/23).
Für HR ist wichtig zu beachten: Zweifel an einer Arbeitsunfähigkeit dürfen geäußert werden, müssen aber auf belastbaren Indizien beruhen und über institutionelle Wege, also die zuständige Krankenkasse und den Medizinischen Dienst, geklärt werden.
Wann darf HR erkrankte Mitarbeitende kontaktieren oder zu Gesprächen verpflichten?
Grundsätzlich gilt für HR und Arbeitgeber: Während der Dauer einer Arbeitsunfähigkeit müssen Beschäftigte weder zur Arbeit erscheinen noch an Personalgesprächen teilnehmen.
Eine Ausnahme besteht nur, wenn ein dringender betrieblicher Anlass vorliegt, der keinen Aufschub erlaubt und wobei die persönliche Anwesenheit zwingend notwendig ist sowie das Erscheinen für die erkrankte Person zumutbar ist. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem entsprechenden Urteil aus dem Jahr 2016 entschieden (Urteil vom 02. November 2016, Az. 10 AZR 596/15).
Für HR bedeutet das, Personalgespräche auf die Zeit nach der Arbeitsunfähigkeit zu verschieben. Gleichzeitig geht aus dem BAG-Urteil hervor, dass eine Kontaktaufnahme nicht ausgeschlossen ist. Sie muss allerdings in angemessenem Umfang und bei berechtigtem Interesse stattfinden. Insbesondere bei langen Erkrankungen kann dies relevant sein, etwa zur Vorbereitung der Wiedereingliederung.
BEM: Wie gliedert HR Langzeiterkrankte wieder ein?
Das sogenannte Betriebliche Eingliederungsmanagement, kurz BEM, greift gemäß dem Neunten Sozialgesetzbuch (§ 167 Abs. 2 SGB IX) für Beschäftigte, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Diese Maßnahme findet mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person statt. Für den Beschäftigten ist das BEM keine Pflicht, sondern ein freiwilliges Angebot, um die Rückkehr in den Arbeitsalltag nach längerer Erkrankung zu erleichtern. Das BEM anzubieten, ist wiederum für den Arbeitgeber tatsächlich Pflicht.
Ein solches BEM läuft in der Regel in klar definierten Schritten ab. Zunächst erfolgt eine formale und freiwillige Einladung an die betroffene Person, in der die Ziele, der Ablauf und der Datenschutz transparent erläutert werden. Nimmt die Person teil, schließt sich ein vertrauliches Erstgespräch an, in dem die individuelle Situation und mögliche Maßnahmen für die Rückkehr in den Arbeitsalltag besprochen werden. Auf dieser Basis entwickelt die Personalabteilung gemeinsam mit den Beteiligten geeignete Schritte, etwa eine stufenweise Wiedereingliederung oder Anpassungen von Arbeitszeit. In der Umsetzungsphase wird der Prozess begleitet und bei Bedarf nachjustiert. Den Abschluss bildet die Bewertung, ob die Arbeitsfähigkeit nachhaltig stabilisiert werden konnte.
Mara Marx ist Volontärin bei der Personalwirtschaft.
