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Wenn das Homeoffice mit ins Ausland zieht

Weil sich der 35-jährige Programmierer Sebastian Hinze im Spanien-Urlaub in eine Einheimische verliebte, fragte er seinen Arbeitgeber, ob er seine Aufgaben nicht auch aus dem Ausland heraus erledigen könne. Einen Großteil seiner Programmiertätigkeit hatte er ohnehin schon immer von zu Hause ausgeübt, weil er dort die nötige Ruhe hatte, um die komplexen Algorithmen zu schreiben.

Weil sein Arbeitgeber auf Hinzes Expertise nicht verzichten wollte, stimmte er zu. Die Personalabteilung vereinbarte mit ihm, dass er seine Arbeit von Spanien aus überwiegend im Rahmen von Homeoffice-Tätigkeiten verrichtete und alle fünf bis sechs Wochen für die Dauer von vier bis fünf Tagen nach Deutschland flog, um am Berliner Standort zu arbeiten. Da das Unternehmen über keine Niederlassung in Spanien verfügt, konnte auf die klassische Entsendung zu einem verbundenen Unternehmen nicht zurückgegriffen werden

Unkenntnis in steuerrechtlichen Fragen

Allerdings verständigte man sich darauf, für die Arbeitstage in Spanien Sozialversicherungsbeiträge und Steuern von Herrn Hinzes Gehalt einzubehalten. Beabsichtigt war es, dass ihm dieses Geld zur Verfügung gestellt wird, um damit der angenommen Steuer- und Sozialversicherungspflicht in Spanien nachkommen zu können. Aufgrund der fehlenden Niederlassung vor Ort sollte dieser Pflicht durch den Mitarbeiter selbst nachgekommen werden. Außerdem wies die Personalabteilung den Mitarbeiter an, in Spanien eine A1-Bescheinigung bei der zuständigen Behörde zu beantragen. Ein externes Beratungsunternehmen hatte dies empfohlen.

Aufgrund seiner allgemeinen Unkenntnis in diesen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Fragen beantragte der IT-Fachmann nach seinem Umzug nach Spanien das A1-Antragsverfahren auf Grundlage von Art. 12 Absatz 2 VO (EG) 883/2004 für eine Freelancer-Tätigkeit vor Ort. Ein paar Wochen später – der Programmierer hatte seinen Wohnsitz in Deutschland längst aufgegeben und war bereits von Spanien aus für seinen Berliner Arbeitgeber tätig – erhielt er einen Ablehnungsbescheid sowie die Aufforderung, die Steuer- und SV-Beiträge für seine in Spanien ausgeübte Tätigkeit nachzuzahlen.

Hinzes Arbeitgeber erhielt ebenfalls ein Schreiben vom spanischen Finanzamt mit der Aufforderung, den steuerlichen Status der Arbeitnehmerin zu klären und den gesetzlichen Anforderungen des Landes umgehend nachzukommen – andernfalls drohe Strafzahlungen. Was war passiert?

Fehlende Sozialversicherungsbeiträge

Die Idee, dass der Arbeitnehmer in Spanien eine A1-Bescheinigung beantragen sollte, erwies sich als abwegig. Er hätte, wäre ihm fälschlicherweise entsprochen worden, lediglich zur Folge gehabt, dass der Arbeitnehmer von der Sozialversicherungspflicht vor Ort befreit worden wäre. Dies war allerdings vom Arbeitgeber überhaupt nicht angestrebt worden. Vielmehr dachte die Personalabteilung irrtümlicherweise, dass Herr Hinze so die einbehaltenen Sozialversicherungs- und Steuerbeiträge eigenständig hätte abführen können. Fatal – und im schlimmsten Fall tatsächlich strafbar – war überdies, dass auch in Deutschland keine Sozialversicherungsbeiträge für den Programmierer entrichtet worden waren. Denn obwohl er nur wenige Tage im Monat in Deutschland und hauptsächlich im Homeoffice in Spanien tätig war, bestand aufgrund fehlender Klärung bzw. Antragsstellung noch eine Beitragspflicht. Somit müsste das Unternehmen zunächst auch für die in Deutschland verbrachten Arbeitstage des 35-Jährigen Beiträge zahlen.

Für Arbeitnehmer wie Herrn Hinze, die ihre Erwerbstätigkeit für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten ausüben, wurde zudem die Sozialversicherungspflicht bei Mehrfachbeschäftigung in der EU näher definiert. Laut Artikel 13 Abs. 1 a) VO (EG) Nr. 883/2004 unterliegen solche Arbeitnehmer ausschließlich den Rechtsvorschriften des Wohnmitgliedstaates, wenn sie einen wesentlichen Teil ihrer Tätigkeit dort ausüben. Wesentlich bedeutet hier, dass der Arbeitnehmer mindestens 25 Prozent des Arbeits-Outputs in ihrem neuen Heimatland erwirtschaftet. Die Tätigkeiten im anderen Land (hier also Deutschland) dürfen zudem nicht weniger als fünf Prozent der Arbeitszeit ausmachen, sonst wären sie unwesentlich und damit nicht zu berücksichtigen. Immerhin erfüllte Herr Hinze diese Anforderungen. Basis sind für diese Berechnung in der Regel 12 Kalendermonate.

Auswirkungen der Mehrfachbeschäftigung in der EU

Anders als bei der sozialversicherungsrechtlichen Entsendung muss die Beschäftigung hierbei gewöhnlich in Deutschland und Spanien ausgeübt werden und darf nicht kurzfristiger oder vorübergehender Art sein. Beiträge in Deutschland wären nur dann nicht abzuführen, wenn der Programmierer nur sporadisch und nicht regelmäßig in Deutschland tätig gewesen wäre und den wesentlichen Teil seiner Arbeit in Spanien verrichtet hätte. In diesem Fall hätte Herr Hinzes Beschäftigung in ausschließlich einem Staat (also Spanien) überwogen und die Arbeitsaufenthalte in Deutschland wären dann eher situative “Dienstreisen” gewesen, für die grundsätzlich auch eine A1-Bescheinigung in Spanien beantragt werden muss.

Welche Schritte muss die Personalabteilung nun gehen, damit der Programmierer auf rechtssicherer Basis weiterhin für das Berliner Unternehmen arbeiten kann?

  • Erstens müssen die Personalverantwortlichen die spanische Steuernummer beantragen, was jedoch mit einem gewissen bürokratischen Aufwand verbunden ist. Dabei sollten sie beim spanischen Finanzamt eine Identifikationsnummer (NIF) für den Arbeitgeber beantragen und im Anschluss daran die qualifizierte elektronische Signatur – ebenfalls für den Arbeitgeber.
  • Zweitens muss die Anmeldung des Arbeitgebers zur Sozialversicherung bei der für den Wohnort des Arbeitnehmers zuständigen Sozialversicherungsbehörde erfolgen. Zusätzlich muss die A1-Bescheinigung beantragt werden, damit nachgewiesen werden kann, dass für Sebastian Hinze in Sachen Sozialversicherungsecht ausschließlich die spanischen Rechtsvorschriften und nicht mehr die deutschen anzuwenden sind. Aber Achtung: Es handelt sich hier um ein völlig anderes Antragsverfahren als bei einer Entsendung. Die Sozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich in Spanien zu entrichten. Gemäß Artikel 21 Absatz 1 der VO (EG) 987/2009 trifft das Berliner Software-Unternehmen als Arbeitgeber grundsätzlich die Pflicht zur Zahlung der Beiträge in Spanien als zuständiger Mitgliedstaat, als hätte dieser seinen eingetragenen Sitz oder seine Niederlassung dort. Nach Absatz 2 dieser Verordnung kann es als Arbeitgeber mit Herrn Hinze als Arbeitnehmer vereinbaren, dass dieser die Pflichten des Arbeitgebers zur Entrichtung der Beiträge wahrnimmt, ohne dass die daneben fortbestehenden Pflichten des Arbeitnehmers berührt würden. Eine solche Vereinbarung wäre dem zuständigen Träger in Spanien zu übermitteln.
  • Drittens muss die Personalabteilung Sebastian Hinze bei der spanischen Sozialversicherungsbehörde mit einer für ihn zuvor beantragten NIE-Nummer anmelden.

Darüber hinaus sollte Hinzes Arbeitgeber unbedingt wissen, dass die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Spanien ohne Anmeldung des Arbeitsverhältnisses eine Ordnungswidrigkeit darstellt und mit einem Bußgeld von bis zu 6.000 Euro belegt werden kann. In jedem Fall wird die spanische Sozialversicherungsbehörde die SV-Beiträge und Säumniszuschläge (20 Prozent) nachfordern. Eine rückwirkende Anmeldung des Arbeitsverhältnisses ist grundsätzlich zwar nur von Amts wegen möglich, in der Vergangenheit konnte die Unternehmensberatung BDAE Consult die Anmeldung aber auf Antrag erreichen, ohne die Verhängung eines Bußgeldes vermeiden. Die Verwaltungspraxis diesbezüglich ist aber uneinheitlich und letztlich fällt die Entscheidung über das Verhängen des Bußgeldes ins pflichtgemäße Ermessen der für die Anmeldung zuständigen SV-Behörde, so dass aus der Nichtverhängung eines Bußgeldes in einem konkreten Fall keine allgemeine Regel dahingehend induziert werden darf.

Steuerliche Ansässigkeit in Spanien

Um die Beitragszahlung in Spanien zu gewährleisten, muss ein Steuerbüro beauftragt werden, das die Anmeldung des Berliner Unternehmens zur Sozialversicherung übernimmt. Darüber hinaus muss eine monatliche Lohnabrechnung in Spanien erfolgen. Diese dient sowohl als Grundlage der Sozialversicherungsbeiträge als auch zur Abführung der Lohnsteuer. Aufgrund von Herrn Hinzes Wohnsitzverlegung ergibt sich in steuerlicher Hinsicht eine Ansässigkeit in Spanien, weshalb Herr Hinze ebenfalls in Spanien steuerpflichtig wird

Weiteren dringenden Handlungsbedarf hat die Personalabteilung bei der arbeitsvertraglichen Gestaltung von Hinzes Beschäftigungsverhältnis. So ist es essenziell, dass die Beschäftigung in beiden Ländern im Arbeitsvertrag festgehalten wird. Außerdem ist eine Zusatzvereinbarung zur Homeoffice-Nutzung erforderlich, in der auch dokumentiert wird, dass es sich bei dem Arbeitsort Spanien nicht um einen Dienstsitz handelt. Weiter muss festgelegt werden, dass der Programmierer seine Arbeit überwiegend im Homeoffice erbringt, jedoch auch für vier bis fünf Tage im Monat am Standort in Berlin tätig wird. Der bestehende Arbeitsvertrag ist auch die Grundlage für den arbeitsrechtlichen Entgeltanspruch, den Sebastian Hinze gegenüber seinem Arbeitgeber hat.

Der Arbeitsvertrag richtet sich aufgrund der Homeoffice-Tätigkeit nach den spanischen Normen und insbesondere dem geltenden Tarifvertrag. Daher empfiehlt es sich, insbesondere aufgrund des Homeoffice einen spanischen Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer abzuschließen. Denn die gesetzliche Grundlage für den Homeoffice-Arbeitsvertrag ist in Artikel 13 ET (spanisches Arbeitnehmergesetz) verankert. Darin sind die Schriftlichkeit des Homeoffice-Arbeitsvertrages mit entsprechenden Regelungen hinsichtlich des Anspruchs auf Entlohnung, der Arbeitszeit und der Zeiterfassung im Homeoffice vorgeschrieben. Es ist durchaus möglich, zweisprachige Zusatzvereinbarung zum bestehenden deutschen Arbeitsvertrag zu schließen, welche allerdings die relevanten Aspekte des spanischen Arbeitsvertrages reflektieren sollte.

Die Sozialversicherungsbehörde kann ein Bußgeld von 626 bis zu 6.250 Euro verhängen, wenn das Unternehmen dem Arbeitnehmer im spanischen Homeoffice keine Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellt.


INFO: Homeoffice im EU-Ausland: Darauf sollten Personaler achten

1. Liegt eine Beschäftigung in mehreren EU-Staaten vor? 2. Wie ist der Umfang der zusätzlichen Beitragspflichten des

Für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge ist die Bestimmung des Wohnortes entscheidend, sofern dort ein wesentlicher Teil der Tätigkeit ausgeübt wird.

Eine gewöhnliche Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten kann durch eine A1-Bescheinigung zur Festlegung der einheitlich anzuwendenden Rechtsvorschriften und Entrichtung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages in nur einem Mitgliedstaat (Grundlage: Art. 13 VO (EG) Nr. 883/ 2004) belegt werden.

2. Wie ist der Umfang der zusätzlichen Beitragspflichten des Arbeitgebers im Ausland?

Achten Sie auf weitgehende Pflichten zum Abschluss von Versicherungen vor Ort wie zum Beispiel verpflichtende Zahlungen in Rentenfonds oder in die betriebliche Altersversorgung im Ausland. Und klären Sie, ob es Versorgungslücken gibt, die ausgeglichen werden müssen.

3. Besteht am Arbeitsort im Ausland eine Payroll- und Registrierungspflicht?

Tätigkeiten eines Arbeitnehmers im ausländischen Home-Office sind grundsätzlich mit Pflichten des im Ausland nicht ansässigen Arbeitgebers zur Entrichtung von Lohnsteuern und Beiträgen zur Sozialversicherung im Ausland verbunden. In vielen Ländern müssen sich diese Unternehmen zur Erfüllung derartigen Pflichten bei den örtlichen Steuer-und Sozialversicherungsbehörden am Wohnort des Arbeitnehmers registrieren (lassen). Dies impliziert wiederum die Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung im jeweiligen Land durch einen Payroll Provider vor Ort und eine zusätzliche Gehaltsabrechnung in Deutschland. Der zivilrechtliche Arbeitgeber bleibt das deutsche Unternehmen und ist somit zur Zahlung des Gehalts verpflichtet. In der Entgeltabrechnung wird daher das Gehalt in Deutschland gezahlt, die Lohnsteuer und Beiträge zur Sozialversicherung werden im Ausland entrichtet.

4. Sind die notwendigen Anpassungen im Arbeitsvertrag vorgenommen worden?

Dazu gehören unter anderem:

  • Festlegung des Arbeitsorts im Ausland
  • Dokumentation der Homeoffice-Tätigkeit
  • Zusatzvereinbarung über zu leistende Arbeitstage am Heimatstandort
  • Hinweise zur Gehaltsabrechnung vornehmen (wer übernimmt die Gehaltsabrechnung am Arbeitsort?)
  • Klare Regelung der Arbeitsperioden im Wohnsitzland und im Ausland beim Standort des Arbeitgebers Verpflichtung des Mitarbeiters zur Dokumentation seiner Arbeitstage

5. Ist eine Betriebsstätten-Gefahr aufgrund der Tätigkeit des Mitarbeiters im Ausland ausgeschossen?

Dies gilt grundsätzlich auch bei Tätigkeiten im Home-Office zu prüfen. Andernfalls kann das umfassende Pflichten nach sich ziehen

6. Ist der Mitarbeiter ausreichend über seine Rechte und Pflichten aufgeklärt?

  • Pflicht zur Einkommenssteuererklärung im Ausland
  • Ende der Sozialversicherungspflicht und der Lohnsteuerpflicht in Deutschland
  • Geltung des ausländischen Arbeitsrechts
  • Umfang und Bezug von Gesundheits- und Sozialleistungen im Ausland und am Beschäftigungsort

Der Artikel ist ursprünglich am 29.4.2019 erschienen und wurde zuletzt am 27.7.2021 überprüft und aktualisiert.

Autor

Ist Redakteur der Personalwirtschaft und kümmert sich außerdem um die crossmediale Verbreitung der Inhalte. Seine Themenschwerpunkte sind Employer Branding, HR-Software sowie Betriebliches Gesundheitsmanagement.

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